La fatturazione elettronica in Germania ha subito un'importante evoluzione nel marzo 2024, con l'adozione del "Growth Opportunity Act", una riforma fiscale che ne introduce l’obbligo per le transazioni business-to-business (B2B) nazionali. Questa normativa segna un passo significativo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi e allinea la Germania ad altri Paesi europei che hanno già implementato la fatturazione elettronica tra privati o stanno per farlo, come Francia, Polonia e Belgio.
L’introduzione della fatturazione elettronica in Germania è fondamentale per la modernizzazione del sistema fiscale tedesco, mirata a migliorare l’efficienza amministrativa e rafforzare i controlli contro le frodi IVA.
Per chiarire i dettagli relativi a questo nuovo obbligo, il 15 ottobre 2024 il Governo tedesco ha pubblicato il "BMF-Schreiben", un documento che stabilisce i principi per l'implementazione del sistema di fatturazione elettronica.
Quali sono, quindi, le principali caratteristiche dell’obbligo di fatturazione elettronica in Germania? In questo articolo ne esploreremo i dettagli e approfondiremo i passi che le aziende devono compiere per adeguarsi a questa nuova normativa.
Ambito di applicazione dell'obbligo di fatturazione elettronica in Germania
L’obbligo di fatturazione elettronica in Germania si applica alle transazioni domestiche B2B, interessando tutte le imprese residenti, ossia quelle con sede legale, amministrativa o una stabile organizzazione ai fini IVA nel Paese.
Le aziende straniere, invece, ne sono escluse, a condizione che non abbiano una stabile organizzazione in Germania; la sola registrazione IVA, infatti, non è sufficiente per determinare la residenza fiscale.
Questo obbligo, che verrà introdotto gradualmente a partire dal 1° gennaio 2025, include alcune specifiche esenzioni, ovvero:
- transazioni business-to-consumer (B2C);
- transazioni non soggette all’imposta sul valore aggiunto;
- fatture di importo inferiore a 250 euro;
- biglietti di viaggio, come biglietti aerei o ferroviari che fungono da ricevute fiscali.
Le tappe dell'obbligo di fatturazione elettronica in Germania
Il percorso verso l'obbligo di fatturazione elettronica in Germania si articolerà in tre fasi principali, entrando in vigore secondo la seguente timeline:
- dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende saranno obbligate a ricevere fatture elettroniche strutturate conformi agli standard EN 16931. In questa fase, i fornitori potranno ancora utilizzare formati non elettronici (incluso il cartaceo), ma solo previo consenso dell'acquirente;
- dal 1° gennaio 2027, l'obbligo di fatturazione elettronica si estenderà a tutte le imprese con un fatturato superiore a 800.000 euro. In questa fase, non sarà più possibile per queste imprese emettere fatture in formato cartaceo o elettronico non strutturato, indipendentemente dal consenso dell'acquirente;
- dal 1° gennaio 2028, l'obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica si applicherà a tutte le transazioni B2B, senza eccezioni, rendendo la fatturazione elettronica la modalità standard per tutte le imprese.
Fatturazione elettronica in Germania: formati e canali ammessi
La normativa definisce chiaramente i requisiti da rispettare per la conformità alla fatturazione elettronica in Germania, che deve essere perseguita rispettando lo standard europeo EN 16931.
Sono due i formati di fattura elettronica riconosciuti:
- XRechnung, un formato strutturato basato su file XML con sintassi CII o UBL;
- ZUGFeRD (versione 2.0.1), un formato ibrido che combina un PDF/A-3 leggibile con un file XML incorporato (sono esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL).
Il documento "BMF-Schreiben” del 15 ottobre pone anche l'accento sulla leggibilità automatica dei documenti, rendendo prioritari i file XML rispetto ai PDF incorporati.
Per quanto riguarda i canali di trasmissione, le opzioni disponibili includono la rete Peppol, che garantisce sicurezza e tracciabilità, nonché portali o interfacce EDI per uno scambio dati sicuro ed efficiente. L’uso dell’e-mail è consentito, ma meno consigliato per la gestione di formati strutturati, oltre che per i rischi legati alla possibile perdita di documenti.
È fondamentale evidenziare che sia l’EDI che l’e-mail verranno gradualmente eliminati entro il 2028. Pertanto, le aziende dovrebbero pianificare e adottare fin da ora soluzioni con una visione di lungo termine, per garantire continuità operativa e conformità alle normative future, evitando interventi successivi per l’adeguamento dei propri sistemi.
Cosa devono fare le aziende per adeguarsi alla fatturazione elettronica in Germania?
Per garantire la conformità alle nuove normative, le aziende devono adottare soluzioni tecnologiche avanzate che permettano di gestire l’intero processo di fatturazione elettronica secondo gli standard tedeschi. Questo include la capacità di emettere e ricevere fatture elettroniche che siano conformi allo standard EN 16931, richiesto dalle autorità locali.
Oltre all’emissione e alla ricezione, è cruciale che le aziende si concentrino anche sulla gestione della conservazione delle fatture. Le normative tedesche ed europee prevedono che le fatture siano archiviate in modo sicuro, accessibile e leggibile per un periodo di tempo prestabilito, garantendo la conformità con i requisiti di audit e controllo fiscale.
La conformità alla fatturazione elettronica non è solo un obbligo, ma un’opportunità per digitalizzare e ottimizzare i processi aziendali. Investire in soluzioni integrate per la gestione documentale, l’automazione dei workflow e la sicurezza dei dati può migliorare l’efficienza operativa e ridurre i rischi di sanzioni legati alla non conformità.
Perché affidarsi a un provider come Digital Technologies per la fatturazione elettronica in Germania?
Le normative globali sulla fatturazione elettronica sono in continua evoluzione, imponendo alle aziende un costante adeguamento a nuovi requisiti e standard, una sfida particolarmente complessa per le imprese che operano a livello internazionale, come nel caso della transizione verso la fatturazione elettronica in Germania. Affidarsi a un provider specializzato come Digital Technologies (DT) consente di semplificare l'intero processo, centralizzando e automatizzando la gestione della fatturazione elettronica e garantendo la conformità a livello globale per minimizzare i rischi di non conformità normativa.
Non solo, la recente approvazione della riforma VAT in Digital Age (ViDA) durante l’incontro ECOFIN del 5 novembre 2024 segna l’inizio di un processo di trasformazione ben più ampio. Dal 1° gennaio 2025, infatti, l'obbligo di fatturazione elettronica in Germania sarà solo il primo passo di un percorso che vedrà l’introduzione di nuove misure per monitorare le transazioni, con una raccolta dati approfondita gestita direttamente dall'autorità fiscale tedesca, in linea con i requisiti ViDA.
Per le aziende, diventa ancora più cruciale affrontare subito questo scenario e scegliere partner affidabili (come DT, appunto), che le affianchino nell'implementazione di soluzioni sicure, conformi e pronte per il futuro, evitando modifiche e adeguamenti successivi.
La piattaforma Digital Technologies per la fatturazione elettronica in Germania
La suite Digtechs offre soluzioni scalabili per l'emissione, la ricezione e la conservazione a norma delle fatture elettroniche, integrando sistemi come PEPPOL e altri canali sicuri per assicurare un flusso automatizzato e conforme. L'automazione avanzata consente alle aziende di ridurre l'intervento manuale, aumentando l'efficienza operativa e abbattendo i margini di errore. Inoltre, la fatturazione elettronica può rappresentare un punto di inizio per automatizzare e ottimizzare ulteriormente i processi aziendali, trasformando la conformità normativa da semplice obbligo a leva strategica per migliorare l'efficienza complessiva. La piattaforma garantisce che tutte le informazioni siano archiviate in modo sicuro e facilmente accessibili per eventuali controlli, consentendo una gestione proattiva e continua della compliance che snellisce i processi e supporta le aziende nell'adattarsi rapidamente alle evoluzioni normative.
