Qual è il legame tra Intelligenza Artificiale e fatturazione elettronica, e in che modo Digital Technologies è riuscita a sfruttare i benefici di AI in un campo complesso come quello delle fatture internazionali? Partiamo da un presupposto: per molte aziende internazionali il tema della fattura da e verso l’estero rappresenta una voce di costo non trascurabile. Tutto ciò dipende, com’è noto, dall’assenza di standardizzazione su formati, contenuti e canali di comunicazione tra le normative locali, cosa che non solo determina un onere non da poco in capo alle aziende (la multicanalità in ingresso e uscita è la norma), ma fa sì che le fatture destrutturate e cartacee siano ancora molto diffuse nei rapporti internazionali.
Digital Technologies ha messo a frutto le proprie competenze tecnologiche e l’esperienza acquisita negli anni in un progetto molto sfidante rivolto a innovare, centralizzare e automatizzare il processo di fatturazione per una grande multinazionale del settore automotive. L’obiettivo era quello di abbattere attività manuali e processi a basso valore aggiunto che quotidianamente tutte le country dovevano porre in essere, e di migliorare al tempo stesso la relazione con clienti e fornitori senza alcun limite in termini di compliance.
Il progetto, risultato vincitore dei Digital360 Awards 2020 nella categoria Soluzioni B2B e di eSupply Chain, ha dovuto affrontare e vincere una serie di sfide: l’integrazione di diversi ERP basati su tecnologie diverse, i differenti metodi di comunicazione e integrazione con i fornitori, l’engagement di fornitori e clienti e il coordinamento con numerose strutture interne ed esterne del cliente, tra cui IT, amministrazione, Global Business Service, terze parti e funzioni di business.
La soluzione, che si manifesta in un vero e proprio Digital HUB in grado di semplificare la collaborazione tra clienti e fornitori, gestisce quindi in modo centralizzato, flessibile e automatizzato il processo di fatturazione internazionale sia nell’ambito del ciclo attivo che di quello passivo: per quanto concerne il primo, gli elementi fondanti del progetto sono stati l’integrazione dei vari ERP, attività gestita direttamente da Digital Technologies, e quindi la necessità di dover gestire diverse tipologie di flussi di dati che poi il digital translator integrato traduce e normalizza rispetto ai flussi richiesti dalla normativa del Paese di destinazione, dell’organismo sovranazionale (UE) o del singolo cliente. In tutto questo, la compliance è sempre garantita. Per quanto concerne, invece, il ciclo passivo, la creazione del portale fornitori è finalizzata a garantire loro la massima libertà possibile, ovvero la possibilità di adottare canali e formati diversi, tra cui EDI, e-mail con allegati, XLM, UBL e anche fatture cartacee. I dati/documenti in ingresso vengono standardizzati dal sistema, che provvede all’integrazione automatica nel sistema ERP di riferimento.
I numeri del progetto ne riassumono la portata:
Dal punto di vista tecnico emergono sia il ruolo che il rapporto tra Intelligenza Artificiale e fatturazione elettronica. La soluzione, infatti, è stata realizzata combinando in modo sinergico diverse tecnologie avanzate, e dimostra la forte propensione all’innovazione da parte di Digital Technologies: AI, Machine Learning e Robotic Process Automation (RPA) sono infatti stati combinati in un unico strumento operativo, di semplice utilizzo ed estremamente efficiente.
La Robotic Process Automation è fondamentale per gestire in modo efficiente e automatizzato la multicanalità in ingresso: essa permette l’estrazione automatica di dati e informazioni strutturate da formati destrutturati, avvalendosi di Machine Learning e Intelligenza Artificiale al fine di migliorare costantemente le proprie performance e gestire un numero sempre maggiore di fattispecie in modalità automatica. Si tratta dunque di un’applicazione della cosiddetta Intelligent Process Automation (IPA), la cui finalità è quella di standardizzare a livello aziendale ciò che la normativa di per sé non fa (eccezion fatta a livello europeo) e, per questo, crea un’escalation di costi su attività ripetitive necessarie ai fini di compliance. La soluzione intelligente di Digital Technologies serve proprio a questo: a semplificare la gestione dei clienti e dei fornitori, a ottimizzare i costi dei processi, a garantire compliance e un’unica regia centrale per i processi di fatturazione, nonché la massima scalabilità sia geografica che funzionale.