Nonostante l’obbligatorietà sancita dal legislatore italiano e i passi avanti in tal senso sul fronte europeo, l’e-invoicing è un tema su cui le aziende possono ancora fare importanti passi avanti in termini di automazione. Ma prima di tutto, occorre distinguere tra e-invoicing nazionale e internazionale.
Molte aziende hanno attivato i propri sistemi di fatturazione elettronica in risposta all’obbligo normativo entrato in vigore qualche anno fa. Per quanto il sistema di e-invoicing abbia determinato diversi benefici riconducibili alla digitalizzazione, come l’abbattimento degli errori e dell’impiego di supporti cartacei, le imprese che hanno realizzato il massimo valore sono quelle che hanno interpretato l’obbligo come opportunità per avviare la digitalizzazione di interi processi aziendali connessi alla fatturazione.
L’automazione è l’obiettivo finale di qualsiasi percorso di digitalizzazione dei processi. Come anticipato, qui automatizzare significa essere in grado di integrare l’e-invoicing all’interno di processi e workflow (digitali) più ampi, adottando tecnologie evolute per automatizzarli in tutto o in parte, partendo dalle aree ripetitive, time-consuming e routinarie per poi passare ad attività più complesse, che richiedono capacità decisioni evolute.
Quella appena descritta è la vera automazione, quella che consente all’azienda – magari adottando un approccio di hyperautomation – non soltanto di accelerare l’emissione, la ricezione, la registrazione nei sistemi contabili e conservazione delle fatture, ma anche l’esecuzione di processi ben più ampi e articolati. Si entra così nell’ambito della RPA, dell’automazione Intelligente e di tutte le tecnologie che abilitano l’automazione, permettendo alle imprese di realizzare benefici in termini di costi, tempi, sicurezza, abbattimento degli errori e anche engagement. Non doversi occupare di attività routinarie come l’estrazione manuale dei dati e la copia da un sistema all’altro ha un effetto benefico anche in tal senso.
Il peso dell’automazione assume rilevanza nell’ambito dell’e-invoicing internazionale. Nonostante le evoluzioni recenti in tema di standardizzazione e obbligatorietà in ambito europeo, la gestione delle fatture da e verso l’estero rappresenta ancora per le imprese un costo importante, nonché un’attività con forti elementi manuali e routinari. La complessità del tema deriva dalla regolamentazione disomogenea dell’e-invoicing all’interno degli Stati, ognuno dei quali richiede informazioni a sé e prevede processi, formati e canali trasmissivi ad hoc.
Le peculiarità dell’e-invoicing internazionale determinano una forte multicanalità in ingresso e uscita, che di fatto ha obbligato le imprese ad effettuarne una gestione manuale, oltre ad aver frenato l’eliminazione dei supporti cartacei nelle relazioni internazionali tra le imprese.
Oggi, un’azienda che vuole gestire al meglio la fatturazione elettronica internazionale deve disporre di professionisti dedicati, che oltre a conoscere la normativa e le implicazioni tecniche, seguano le evoluzioni della stessa in tutti i Paesi con cui l’azienda ha relazioni di business. In alternativa, può approcciare il tema in modo smart delegandone la complessità a un outsourcer, che può fungere sia da consulente sia da fornitore di tecnologia abilitante.
Grazie a piattaforme dedicate, il partner può farsi carico della traduzione della fattura elettronica in un formato conforme alla normativa di riferimento, nonché di tutto il percorso di trasmissione e di archiviazione a norma che, come detto, può essere molto complesso ed è diverso da Stato a Stato.
Questa automazione è vitale per le imprese, che non dovendosi occupare di attività manuali né dei continui aggiornamenti normativi ottengono benefici di valore in termini di efficienza e conformità con la normativa in essere. Anche nel caso della fatturazione estera, poi, il tutto deve essere perfezionato attraverso l’integrazione della soluzione di e-invoice con i sistemi gestionali, così da estendere l’automazione a interi processi su cui l’azienda basa il proprio business.