La conservazione della fattura elettronica (così come di tutte le altre tipologie documentali soggette alla medesima disciplina) rappresenta un obbligo normativo a cui le aziende devono adempiere rispettando le disposizioni contenute nelle nuove Linee Guida AgID.
In vigore da gennaio 2022, queste mirano ad aggiornare le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, uniformandole all’interno di un testo normativo unico.
Le nuove Linee Guida contengono le regole tecniche per la corretta gestione documentale dei documenti informatici, dalla produzione alla conservazione digitale.
Con particolare riferimento a quest’ultima, le disposizioni introdotte spaziano dagli standard di interoperabilità, ai metadati associati al documento informatico, fino al Responsabile della conservazione.
Tale figura assume un ruolo chiave, a cui viene attribuita la responsabilità civilistica sul processo e la titolarità del manuale della conservazione. È prevista, per le aziende, la possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno all’organizzazione, purché sia terzo rispetto al Conservatore: oltre a definire la struttura del processo, ha anche il compito di verificare che vengano messe in atto tutte le regole per l’archiviazione e la gestione documentale in compliance con la normativa vigente.
Le nuove Linee Guida, valide sia per le Pubbliche Amministrazioni che per i privati, interessano tutti i documenti elettronici, compresi quelli fiscalmente rilevanti come le fatture attive e passive.
La conservazione di una fattura elettronica condotta nel rispetto delle normative vigenti, quindi, prevede un processo informatico di natura tecnologica. Questo conferisce al documento valore legale nel tempo, equiparandolo all’originale: basato su precise regole e procedure tecniche definite, si pone come garanzia di integrità, veridicità, autenticità, leggibilità, immodificabilità e reperibilità.
Adempiendo ad una norma che prevede che la stampa di un documento nativamente informatico (come la fattura elettronica) non sia valida ai fini legali, le aziende rispondono ad un obbligo normativo che si configura – al contempo - come una vera e propria opportunità. Questa consente di raggiungere notevoli benefici: da un lato, la riduzione dei costi legati alla stampa, stoccaggio e archiviazione dei documenti e, dall’altro, la drastica riduzione dei tempi di ricerca e consultazione, anche nell’ambito dei controlli fiscali.
Come si evince da quanto riportato sino ad ora, l’obbligo di conservazione per una fattura elettronica presuppone una procedura ben definita, svolta nel rispetto di specifici requisiti.
La conservazione di una fattura elettronica prevede che i file presentino una serie di caratteristiche propedeutiche all’archiviazione: in particolare, devono essere in formato xml ed indicizzati, per poi essere versati in un pacchetto di versamento (PdV).
È il responsabile della conservazione che ne verifica la conformità, secondo quanto definito all’interno del manuale della conservazione: se l’esito dei controlli è positivo, il PdV può essere versato e conservato per un periodo pari a dieci anni, secondo quando previsto dalla normativa vigente in materia.
Per garantire la validità e l’integrità nel tempo, il Responsabile della conservazione appone sul PdV la firma propria firma digitale e la marcatura temporale.
Le modalità con cui le aziende possono adempiere all’obbligo di archiviazione digitale sono essenzialmente due: la prima prevede l’adesione gratuita al servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate, la seconda comporta la possibilità di demandare ad un ente terzo.
Da quanto emerso sino a qui, è evidente che il processo di conservazione di una fattura elettronica sia caratterizzato da alto grado di complessità che necessita di una serie di specifiche competenze, non sempre presenti all’interno delle organizzazioni.
Affidarsi ad un provider qualificato, come Digital Technologies, risulta fondamentale non solo per garantire la compliance normativa, ma anche per massimizzare i vantaggi legati alla digitalizzazione del processo di fatturazione e successiva conservazione.
Digital Technologies mette a disposizione le proprie competenze per supportare imprese e aziende, siano esse già dotate o meno di un sistema di conservazione.
Nel primo caso, può fornire il supporto necessario per garantire l’adeguamento alle nuove Linee Guida: da un lato, può intervenire per la verifica della compliance del processo in essere presso l’azienda e l’organizzazione del manuale di conservazione; mentre, dall’altro, può assolvere al ruolo di Responsabile della conservazione.
Nel secondo caso invece, quello in cui le organizzazioni sono sprovviste di un sistema di conservazione, Digital Technologies può assumere il ruolo di Conservatore, gestendo la procedura di conservazione della fattura elettronica. Valore aggiunto è sicuramente la possibilità completare il servizio, corredandolo anche di un modulo per la fatturazione elettronica: questo consente di gestire, da un unico punto di contatto, sia il processo di invio e ricezione dei documenti, sia la successiva archiviazione digitale.