--- title: "Conservazione fattura elettronica: come fare per essere a norma" description: "La conservazione della fattura elettronica è un obbligo per le aziende: come fare per essere a norma? Scopri l’approccio DT, garanzia di compliance." image: https://blog.digtechs.com/hubfs/Conservazione%20fattura%20elettronica.jpg --- [![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png)](https://digtechs.com/) - Ai Solutions [Order To Cash Overview](https://digtechs.com/order-to-cash/) [Procure To Pay Overview](https://digtechs.com/procure-to-pay/) [Supply Chain Compliance Overview](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/) [Agentic AI](https://digtechs.com/agentic-ai/) [Gestione Ordini di Vendita](https://digtechs.com/order-to-cash/gestione-ordini-vendita/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/order-to-cash/electronic-data-interchange/) [E-Delivery](https://digtechs.com/order-to-cash/e-delivery/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/order-to-cash/transportation-management-system/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Document Distribution Service](https://digtechs.com/order-to-cash/document-distribution-service/) [Credit Management](https://digtechs.com/order-to-cash/credit-management/) [Bill Payment](https://digtechs.com/order-to-cash/bill-payment/) [Matching & Reconciliation](https://digtechs.com/order-to-cash/matching-reconciliation/) [Portale Clienti](https://digtechs.com/order-to-cash/portale-clienti/) [Gestione Ordini di acquisto](https://digtechs.com/procure-to-pay/gestione-ordini-di-acquisto/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/procure-to-pay/electronic-data-interchange/) [E-Collection](https://digtechs.com/procure-to-pay/e-collection/) [Raccolta e registrazione fatture](https://digtechs.com/procure-to-pay/raccolta-e-registrazione-fatture/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Portale Fornitori](https://digtechs.com/procure-to-pay/portale-fornitori/) [Invoice Trading](https://digtechs.com/procure-to-pay/invoice-trading/) [Automazione processi doganali e di spedizione](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/automazione-processi-doganali-e-di-spedizione/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/transportation-management-system/) [IoT & Tracciabilità](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/iot-tracciabilita/) [ESG Compliance & Reporting](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/esg-compliance-reporting/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![efti\_e-crm](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/efti_e-crm.png) Webinar eFTI, e-CMR e dogane digitali Orientarsi nel futuro della logistica digitale [Scopri di più](https://digtechs.com/efti-e-cmr-e-dogane-digitali-orientarsi-nel-futuro-della-logistica-digitale/) ![whitepaper\_ai](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/whitepaper_ai.png) White Paper Agenti Ai Come automatizzare i processi finance e supportare le decisioni del CFO [Scopri di più](https://content.digtechs.com/white-paper-agenti-ai-come-automatizzare-i-processi-finance) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) - 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[1.0 Un passo indietro: le Linee Guida AgID](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-1) 2. [2.0 La conservazione della fattura elettronica: di che cosa si tratta?](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-2) 3. [3.0 La conservazione della fattura elettronica: cosa fare per essere a norma?](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-3) 4. [4.0 Quando scegliere una soluzione di conservazione digitale](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-4) 5. [5.0 I vantaggi dell’outsourcing nel processo di conservazione della fattura elettronica](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-5) 6. [6.0 Digital Technologies, partner tecnologico per la conservazione della fattura elettronica](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-6) In questo articolo 1. [1.0 Un passo indietro: le Linee Guida AgID](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-1) 2. [2.0 La conservazione della fattura elettronica: di che cosa si tratta?](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-2) 3. [3.0 La conservazione della fattura elettronica: cosa fare per essere a norma?](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-3) 4. [4.0 Quando scegliere una soluzione di conservazione digitale](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-4) 5. [5.0 I vantaggi dell’outsourcing nel processo di conservazione della fattura elettronica](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-5) 6. [6.0 Digital Technologies, partner tecnologico per la conservazione della fattura elettronica](https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma#section-6) Articolo pubblicato il 7 febbraio 2023 Tempo di lettura 7 minuti Topic [E-Invoicing](https://blog.digtechs.com/tag/e-invoicing) Share post La **conservazione della fattura elettronica**, come quella delle altre tipologie documentali soggette alla stessa disciplina, è un **obbligo normativo** che le aziende devono gestire nel rispetto delle **Linee Guida AgID**. In vigore da gennaio 2022, le Linee Guida hanno aggiornato le regole tecniche su formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, riunendole in un unico testo normativo. Per le imprese, questo significa presidiare fatture attive e passive, processi amministrativi, responsabilità interne e capacità di recuperare documenti validi anche a distanza di anni. ## Key Takeaways - La conservazione della fattura elettronica è un obbligo normativo strutturato: non basta archiviare o stampare il documento, serve un processo digitale conforme alle Linee Guida AgID. - Il Responsabile della conservazione ha un ruolo centrale nella governance del processo, nella definizione del manuale e nel controllo della conformità operativa. - Un sistema a norma deve garantire integrità, autenticità, leggibilità, immodificabilità e reperibilità delle fatture per tutto il periodo di conservazione previsto. - Per aziende con volumi elevati, più sistemi o audit frequenti, una piattaforma dedicata aiuta a ridurre rischio operativo e attività manuali integrando conservazione, ERP e processi amministrativi. - L’outsourcing diventa utile quando servono competenze specialistiche, presidio normativo e controllo dei flussi: la conservazione entra così nella governance documentale aziendale. ## Un passo indietro: le Linee Guida AgID Le [Linee Guida AgID](https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/fatturazione-elettronica) definiscono le regole tecniche per gestire correttamente i documenti informatici lungo tutto il loro ciclo di vita, dalla produzione alla conservazione digitale. Per la conservazione digitale, le disposizioni introdotte riguardano standard di interoperabilità, metadati associati al documento informatico, responsabilità del processo e modalità con cui assicurare nel tempo validità, integrità e leggibilità dei documenti conservati. Il **Responsabile della conservazione** ha un ruolo decisivo: risponde civilisticamente del processo ed è titolare del **manuale della conservazione**, il documento che descrive organizzazione, ruoli, procedure, controlli e modalità operative adottate dall’azienda. Le imprese possono individuare un Responsabile della conservazione esterno all’organizzazione, purché sia terzo rispetto al Conservatore. Oltre a definire la struttura del processo, questa figura verifica l’applicazione delle regole necessarie per l’archiviazione e la gestione documentale in compliance con la normativa vigente. ## La conservazione della fattura elettronica: di che cosa si tratta? Le Linee Guida AgID, valide sia per le Pubbliche Amministrazioni sia per i privati, interessano tutti i documenti elettronici, compresi quelli fiscalmente rilevanti come le fatture elettroniche attive e passive. La conservazione di una fattura elettronica, se svolta nel rispetto delle normative vigenti, richiede un **processo informatico strutturato**. Questo processo conferisce al documento **valore legale nel tempo**, equiparandolo all’originale e assicurandone integrità, autenticità, leggibilità, immodificabilità e reperibilità. La semplice stampa di un documento nativamente informatico, come la fattura elettronica, non è sufficiente ai fini della conservazione legale. L’azienda deve quindi gestire il documento nel suo formato digitale e inserirlo in un processo strutturato, tracciabile e conforme. Questo obbligo porta con sé anche benefici concreti: riduce i costi legati alla stampa, allo stoccaggio e all’archiviazione fisica dei documenti, accelera la ricerca delle fatture e rende più semplice la consultazione in caso di controlli fiscali, audit interni o verifiche amministrative. La conservazione entra così nella governance documentale dell’impresa. ## La conservazione della fattura elettronica: cosa fare per essere a norma? L’obbligo di conservazione per una fattura elettronica presuppone una procedura definita, svolta nel rispetto di requisiti tecnici e organizzativi precisi. Il processo parte dai file della fattura, che devono essere gestiti nel formato previsto e corredati dalle informazioni necessarie alla loro identificazione. In particolare, i documenti vengono indicizzati e preparati per il versamento in un **pacchetto di versamento**, il cosiddetto PdV. Il Responsabile della conservazione verifica la conformità del processo secondo quanto definito all’interno del manuale della conservazione. Se l’esito dei controlli è positivo, il pacchetto può essere versato nel sistema di conservazione e mantenuto per un periodo pari a dieci anni, come previsto dalla normativa vigente in materia fiscale. Per garantire validità e integrità nel tempo, il processo utilizza strumenti come **firma digitale** e **marcatura temporale**, che consentono di attribuire data certa e valore probatorio ai documenti conservati. Conta anche la capacità di recuperare rapidamente la fattura, visualizzarne lo stato e dimostrarne la corretta gestione nel tempo. ## Quando scegliere una soluzione di conservazione digitale Una soluzione dedicata alla conservazione della fattura elettronica è particolarmente utile quando l’azienda gestisce **volumi elevati di documenti**, ha più sistemi coinvolti o deve garantire **piena tracciabilità** in caso di audit, verifiche fiscali e controlli interni. Per CFO, Finance Manager, responsabili amministrativi e figure Tax/Compliance, la conservazione incide sulla continuità dei processi e sulla riduzione del rischio operativo. Fatture, documenti amministrativi, contratti, PEC e altri documenti fiscalmente o legalmente rilevanti devono poter essere acquisiti, classificati, conservati e ricercati in modo coerente. Nelle organizzazioni con operatività internazionale, l’esigenza riguarda anche la [conservazione delle fatture estere](https://blog.digtechs.com/conservazione-fatture-estere-guida-pratica?hsLang=it). Una piattaforma di **legal archiving** consente di centralizzare la conservazione, integrare i flussi con **ERP e sistemi documentali**, ridurre attività manuali e mantenere il processo aggiornato rispetto agli obblighi normativi. Nei processi più articolati, la visibilità sullo stato dei documenti conservati diventa uno strumento di controllo quotidiano. ## I vantaggi dell’outsourcing nel processo di conservazione della fattura elettronica Le aziende possono adempiere all’obbligo di archiviazione digitale in due modi principali: aderendo al servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate oppure affidando il processo a un soggetto esterno qualificato. L’affidamento a un soggetto esterno è particolarmente rilevante quando la conservazione richiede **competenze specialistiche**, presidio normativo, **gestione dei metadati**, controllo dei flussi e integrazione con sistemi già in uso. In molte organizzazioni questi elementi coinvolgono più funzioni aziendali, dall’amministrazione all’IT, fino alla compliance. Affidarsi a un provider qualificato aiuta a ridurre la complessità operativa e il rischio di errori nella gestione dei documenti fiscali. Una piattaforma di conservazione digitale a norma può inoltre collegare conservazione, [fatturazione elettronica](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-internazionale-come-trasformare-la-conformit%C3%A0-in-intelligenza-strategica) e processi amministrativi in un unico flusso, con minori attività manuali e maggiore tracciabilità. ## Digital Technologies, partner tecnologico per la conservazione della fattura elettronica Digital Technologies mette a disposizione le proprie competenze per supportare imprese e aziende, sia già dotate di un sistema di conservazione sia ancora prive di una soluzione dedicata. Per le organizzazioni che dispongono già di un sistema, può fornire il supporto necessario per garantire l’adeguamento alle Linee Guida AgID: dalla verifica della compliance del processo in essere presso l’azienda all’organizzazione del manuale di conservazione, fino alla possibilità di assolvere al ruolo di Responsabile della conservazione. Per le organizzazioni sprovviste di un sistema di conservazione, Digital Technologies può assumere il ruolo di **Conservatore** e gestire la procedura di conservazione della fattura elettronica. La **Global e-Archiving Platform** consente di conservare fatture elettroniche, documenti amministrativi, contratti, PEC e altri documenti fiscalmente o legalmente rilevanti, preservandone integrità, autenticità e valore legale nel tempo. Il servizio può essere completato con un modulo per la [fatturazione elettronica](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-in-europa-come-navigare-la-compliance-nel-2026-2027?hsLang=it), così da gestire da un unico punto di contatto invio, ricezione e successiva archiviazione digitale dei documenti. Per le aziende che lavorano con ERP, sistemi documentali e processi amministrativi già strutturati, l’integrazione è spesso il passaggio che rende la conservazione più governabile. > e-Archiving > > Rendi la conservazione digitale più semplice, tracciabile e integrata > > Vuoi rendere la conservazione digitale un processo più semplice, tracciabile e integrato con i tuoi sistemi aziendali? **Scopri come gestire fatture e documenti a norma**, preservandone **integrità e valore legale nel tempo**. > > [Scopri la soluzione e-Archiving →](https://blog.digtechs.com/INSERISCI-QUI-URL-E-ARCHIVING?hsLang=it) ## FAQ Quali KPI aiutano a valutare la conservazione digitale? Indicatori utili sono tempi di ricerca, errori nei metadati, esiti degli audit, tempi di versamento dei pacchetti e attività manuali eliminate. Questi KPI aiutano a misurare controllo, efficienza e qualità del processo. Come gestire eccezioni e anomalie nei flussi di conservazione? Serve una procedura per rilevare errori, assegnare responsabilità, correggere i dati e tracciare ogni intervento. La gestione delle eccezioni dimostra continuità operativa e presidio del processo in caso di verifica. Quali prerequisiti servono per integrare ERP e conservazione? Occorre mappare i flussi documentali, definire metadati coerenti, verificare formati e canali di scambio, stabilire responsabilità tra amministrazione, IT e compliance e testare il recupero prima della messa a regime. Come ridurre il rischio di non conformità nel tempo? È utile aggiornare il manuale della conservazione, verificare ruoli e controlli, monitorare le novità normative e conservare evidenze sulle attività svolte. Il presidio continuativo riduce il rischio di processi corretti solo sulla carta. La conservazione digitale incide sul TCO amministrativo? Sì, perché può ridurre costi di archiviazione fisica, tempi di ricerca, attività manuali e anomalie. Il TCO va valutato considerando anche integrazioni, presidio normativo, formazione interna e supporto in fase di audit.   Topic [E-Invoicing](https://blog.digtechs.com/tag/e-invoicing) Share post ## Potrebbe interessarti anche [![Bolla doganale e fattura elettronica: semplifica il tuo business grazie all'automazione](https://blog.digtechs.com/hubfs/Bolla%20doganale%20e%20fattura%20elettronica_%20semplifica%20il%20tuo%20business%20grazie%20allautomazione.jpg) 19 ott 2026](https://blog.digtechs.com/bolla-doganale-e-fattura-elettronica?hsLang=it) E-Invoicing ### [Bolla doganale e fattura elettronica: semplifica il tuo business grazie all'automazione](https://blog.digtechs.com/bolla-doganale-e-fattura-elettronica?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/bolla-doganale-e-fattura-elettronica?hsLang=it) [![](https://blog.digtechs.com/hubfs/sam-williams-UuGAw6nF0Vw-unsplash%20(1).jpg) 09 ott 2026](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-in-spagna-come-pianificare-ladeguamento-al-real-decreto?hsLang=it) E-Invoicing ### [Fatturazione elettronica in Spagna: come pianificare l'adeguamento al Real Decreto?](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-in-spagna-come-pianificare-ladeguamento-al-real-decreto?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-in-spagna-come-pianificare-ladeguamento-al-real-decreto?hsLang=it) [![Fatturazione elettronica estero](https://blog.digtechs.com/hubfs/AdobeStock_882682441.jpeg) 21 set 2026](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-estero-2026-come-prepararsi-ai-nuovi-obblighi-globali?hsLang=it) E-Invoicing ### [Fatturazione elettronica estero: come prepararsi ai nuovi obblighi internazionali](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-estero-2026-come-prepararsi-ai-nuovi-obblighi-globali?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/fatturazione-elettronica-estero-2026-come-prepararsi-ai-nuovi-obblighi-globali?hsLang=it) Iscriviti alla Newsletter ## Ricevi insight che semplificano i tuoi processi aziendali Contenuti pratici, aggiornamenti e best practice per ottimizzare i flussi documentali e rimanere sempre conformi alle normative. ![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png) Milano – Innovation HUB Via Politi 10, Milano, Trezzano sul Naviglio, 20090 Telefono: +39 0286882487 Email: info@digtechs.com Follow us L'Azienda [Investor & Relations](https://digtechs.com/investor-relations/) [Careers](https://digtechs.com/careers/) [News](https://digtechs.com/category/news/) [Blog](https://blog.digtechs.com) Governance & Compliance [Modello organizzativo](https://digtechs.com/modello-organizzativo/) [Privacy Policy](https://digtechs.com/privacy-policy/) [Cookie Policy](https://digtechs.com/cookie-policy/) [Whistleblowing](https://services.digtechs.com/whistleblowing/welcome) ![Partner 1](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-1.png) ![Partner 2](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-2.png) ![Partner 3](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-3.png) ![Partner 4](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-4.png) ![Partner 5](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-5.png) ![Partner 6](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-6.png) Copyright © 2026 Digital Technologies Srl Società Benefit – P.IVA 09720790964 | Società soggetta all’attività di direzione e coordinamento di Ink (BC) Holdco S.p.a. – Codice fiscale 14254460968 ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Digital Technologies", "url" : "https://blog.digtechs.com/author/digital-technologies" }, "dateModified" : "2026-10-05T07:00:00.560Z", "datePublished" : "2023-02-07T07:45:00.000Z", "headline" : "Conservazione fattura elettronica: come fare per essere a norma", "image" : [ "https://blog.digtechs.com/hubfs/Conservazione%20fattura%20elettronica.jpg" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://blog.digtechs.com/conservazione-fattura-elettronica-come-fare-per-essere-a-norma", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://blog.digtechs.com/hubfs/02_DIGITAL%20TECHNOLOGIES-namirial-neg.png" }, "name" : "Digital Technologies" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "Article", "about" : { "@type" : "Thing", "name" : "E-Invoicing" }, "articleBody" : "La conservazione della fattura elettronica, come quella delle altre tipologie documentali soggette alla stessa disciplina, è un obbligo normativo che le aziende devono gestire nel rispetto delle Linee Guida AgID. In vigore da gennaio 2022, le Linee Guida hanno aggiornato le regole tecniche su formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, riunendole in un unico testo normativo. Per le imprese, questo significa presidiare fatture attive e passive, processi amministrativi, responsabilità interne e capacità di recuperare documenti validi anche a distanza di anni. Key Takeaways La conservazione della fattura elettronica è un obbligo normativo strutturato: non basta archiviare o stampare il documento, serve un processo digitale conforme alle Linee Guida AgID. Il Responsabile della conservazione ha un ruolo centrale nella governance del processo, nella definizione del manuale e nel controllo della conformità operativa. Un sistema a norma deve garantire integrità, autenticità, leggibilità, immodificabilità e reperibilità delle fatture per tutto il periodo di conservazione previsto. Per aziende con volumi elevati, più sistemi o audit frequenti, una piattaforma dedicata aiuta a ridurre rischio operativo e attività manuali integrando conservazione, ERP e processi amministrativi. L’outsourcing diventa utile quando servono competenze specialistiche, presidio normativo e controllo dei flussi: la conservazione entra così nella governance documentale aziendale. Un passo indietro: le Linee Guida AgID Le Linee Guida AgID definiscono le regole tecniche per gestire correttamente i documenti informatici lungo tutto il loro ciclo di vita, dalla produzione alla conservazione digitale. Per la conservazione digitale, le disposizioni introdotte riguardano standard di interoperabilità, metadati associati al documento informatico, responsabilità del processo e modalità con cui assicurare nel tempo validità, integrità e leggibilità dei documenti conservati. Il Responsabile della conservazione ha un ruolo decisivo: risponde civilisticamente del processo ed è titolare del manuale della conservazione, il documento che descrive organizzazione, ruoli, procedure, controlli e modalità operative adottate dall’azienda. Le imprese possono individuare un Responsabile della conservazione esterno all’organizzazione, purché sia terzo rispetto al Conservatore. Oltre a definire la struttura del processo, questa figura verifica l’applicazione delle regole necessarie per l’archiviazione e la gestione documentale in compliance con la normativa vigente. La conservazione della fattura elettronica: di che cosa si tratta? Le Linee Guida AgID, valide sia per le Pubbliche Amministrazioni sia per i privati, interessano tutti i documenti elettronici, compresi quelli fiscalmente rilevanti come le fatture elettroniche attive e passive. La conservazione di una fattura elettronica, se svolta nel rispetto delle normative vigenti, richiede un processo informatico strutturato. Questo processo conferisce al documento valore legale nel tempo, equiparandolo all’originale e assicurandone integrità, autenticità, leggibilità, immodificabilità e reperibilità. La semplice stampa di un documento nativamente informatico, come la fattura elettronica, non è sufficiente ai fini della conservazione legale. L’azienda deve quindi gestire il documento nel suo formato digitale e inserirlo in un processo strutturato, tracciabile e conforme. Questo obbligo porta con sé anche benefici concreti: riduce i costi legati alla stampa, allo stoccaggio e all’archiviazione fisica dei documenti, accelera la ricerca delle fatture e rende più semplice la consultazione in caso di controlli fiscali, audit interni o verifiche amministrative. La conservazione entra così nella governance documentale dell’impresa. La conservazione della fattura elettronica: cosa fare per essere a norma? L’obbligo di conservazione per una fattura elettronica presuppone una procedura definita, svolta nel rispetto di requisiti tecnici e organizzativi precisi. Il processo parte dai file della fattura, che devono essere gestiti nel formato previsto e corredati dalle informazioni necessarie alla loro identificazione. In particolare, i documenti vengono indicizzati e preparati per il versamento in un pacchetto di versamento, il cosiddetto PdV. Il Responsabile della conservazione verifica la conformità del processo secondo quanto definito all’interno del manuale della conservazione. Se l’esito dei controlli è positivo, il pacchetto può essere versato nel sistema di conservazione e mantenuto per un periodo pari a dieci anni, come previsto dalla normativa vigente in materia fiscale. Per garantire validità e integrità nel tempo, il processo utilizza strumenti come firma digitale e marcatura temporale, che consentono di attribuire data certa e valore probatorio ai documenti conservati. Conta anche la capacità di recuperare rapidamente la fattura, visualizzarne lo stato e dimostrarne la corretta gestione nel tempo. Quando scegliere una soluzione di conservazione digitale Una soluzione dedicata alla conservazione della fattura elettronica è particolarmente utile quando l’azienda gestisce volumi elevati di documenti, ha più sistemi coinvolti o deve garantire piena tracciabilità in caso di audit, verifiche fiscali e controlli interni. Per CFO, Finance Manager, responsabili amministrativi e figure Tax/Compliance, la conservazione incide sulla continuità dei processi e sulla riduzione del rischio operativo. Fatture, documenti amministrativi, contratti, PEC e altri documenti fiscalmente o legalmente rilevanti devono poter essere acquisiti, classificati, conservati e ricercati in modo coerente. Nelle organizzazioni con operatività internazionale, l’esigenza riguarda anche la conservazione delle fatture estere. Una piattaforma di legal archiving consente di centralizzare la conservazione, integrare i flussi con ERP e sistemi documentali, ridurre attività manuali e mantenere il processo aggiornato rispetto agli obblighi normativi. Nei processi più articolati, la visibilità sullo stato dei documenti conservati diventa uno strumento di controllo quotidiano. I vantaggi dell’outsourcing nel processo di conservazione della fattura elettronica Le aziende possono adempiere all’obbligo di archiviazione digitale in due modi principali: aderendo al servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate oppure affidando il processo a un soggetto esterno qualificato. L’affidamento a un soggetto esterno è particolarmente rilevante quando la conservazione richiede competenze specialistiche, presidio normativo, gestione dei metadati, controllo dei flussi e integrazione con sistemi già in uso. In molte organizzazioni questi elementi coinvolgono più funzioni aziendali, dall’amministrazione all’IT, fino alla compliance. Affidarsi a un provider qualificato aiuta a ridurre la complessità operativa e il rischio di errori nella gestione dei documenti fiscali. Una piattaforma di conservazione digitale a norma può inoltre collegare conservazione, fatturazione elettronica e processi amministrativi in un unico flusso, con minori attività manuali e maggiore tracciabilità. Digital Technologies, partner tecnologico per la conservazione della fattura elettronica Digital Technologies mette a disposizione le proprie competenze per supportare imprese e aziende, sia già dotate di un sistema di conservazione sia ancora prive di una soluzione dedicata. Per le organizzazioni che dispongono già di un sistema, può fornire il supporto necessario per garantire l’adeguamento alle Linee Guida AgID: dalla verifica della compliance del processo in essere presso l’azienda all’organizzazione del manuale di conservazione, fino alla possibilità di assolvere al ruolo di Responsabile della conservazione. Per le organizzazioni sprovviste di un sistema di conservazione, Digital Technologies può assumere il ruolo di Conservatore e gestire la procedura di conservazione della fattura elettronica. La Global e-Archiving Platform consente di conservare fatture elettroniche, documenti amministrativi, contratti, PEC e altri documenti fiscalmente o legalmente rilevanti, preservandone integrità, autenticità e valore legale nel tempo. Il servizio può essere completato con un modulo per la fatturazione elettronica, così da gestire da un unico punto di contatto invio, ricezione e successiva archiviazione digitale dei documenti. Per le aziende che lavorano con ERP, sistemi documentali e processi amministrativi già strutturati, l’integrazione è spesso il passaggio che rende la conservazione più governabile. e-Archiving Rendi la conservazione digitale più semplice, tracciabile e integrata Vuoi rendere la conservazione digitale un processo più semplice, tracciabile e integrato con i tuoi sistemi aziendali? Scopri come gestire fatture e documenti a norma, preservandone integrità e valore legale nel tempo. Scopri la soluzione e-Archiving → FAQ Quali KPI aiutano a valutare la conservazione digitale? Indicatori utili sono tempi di ricerca, errori nei metadati, esiti degli audit, tempi di versamento dei pacchetti e attività manuali eliminate. Questi KPI aiutano a misurare controllo, efficienza e qualità del processo. Come gestire eccezioni e anomalie nei flussi di conservazione? Serve una procedura per rilevare errori, assegnare responsabilità, correggere i dati e tracciare ogni intervento. La gestione delle eccezioni dimostra continuità operativa e presidio del processo in caso di verifica. Quali prerequisiti servono per integrare ERP e conservazione? Occorre mappare i flussi documentali, definire metadati coerenti, verificare formati e canali di scambio, stabilire responsabilità tra amministrazione, IT e compliance e testare il recupero prima della messa a regime. Come ridurre il rischio di non conformità nel tempo? È utile aggiornare il manuale della conservazione, verificare ruoli e controlli, monitorare le novità normative e conservare evidenze sulle attività svolte. Il presidio continuativo riduce il rischio di processi corretti solo sulla carta. La conservazione digitale incide sul TCO amministrativo? Sì, perché può ridurre costi di archiviazione fisica, tempi di ricerca, attività manuali e anomalie. 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