L’assenza di paradigmi condivisi e normative comuni sulla gestione del ciclo dell’ordine rende particolarmente complesso occuparsi in maniera corretta delle pratiche amministrative, soprattutto con fornitori e clienti esteri: soluzioni come Peppol per la fatturazione elettronica sarebbero indicate per semplificare la situazione. A livello globale, infatti, le imprese possono incontrare difficoltà nel districarsi tra regole diverse per ogni Paese, in quanto senza uno standard è necessario approfondire i modelli tecnici e le leggi dello Stato con cui si opera. Importante quindi essere affiancati in queste attività da un partner tecnologico competente e, soprattutto, sempre aggiornato a livello internazionale, essendo le normative e l’innovazione in continua evoluzione.
Peppol è nato nell’ambito della Commissione europea come progetto pilota nel tentativo di definire uno standard infrastrutturale e tecnico per la gestione dei processi di e-procurement. E a livello teorico in effetti l’infrastruttura di rete Peppol rappresenta davvero un possibile punto comune per l’invio di documenti commerciali e fiscali tra imprese private e realtà pubbliche: è un paradigma condiviso, sicuro, riconosciuto, facilmente integrabile con i sistemi aziendali e che non richiede particolari investimenti in formazione del personale per essere utilizzato. Permette di tenere traccia di ogni passaggio e di avere quindi il pieno controllo dell’intero ciclo dell’ordine, attivo e passivo.
In Italia, per esempio, trova già applicazione su due fronti. Il primo è quello relativo alla trasmissione degli ordini elettronici che transitano attraverso il NSO - Nodo smistamento ordini, mentre il secondo è quello della fattura elettronica PA europea, allo stato attuale obbligatoria nel caso di appalti pubblici comunitari come definito dalla direttiva numero 55 del 2014. La semplicità e la sicurezza offerte da Peppol lo rendono un perfetto candidato per diventare un modello globale su cui basare i processi di fatturazione elettronica anche in ambito B2B. Del resto, oltre i confini dell’Unione Europea, Peppol viene già utilizzato per la fatturazione elettronica in altri Paesi di diversi continenti, per esempio in Australia e a Singapore, al momento è al vaglio anche un progetto in Giappone. Potrebbe rappresentare una soluzione per superare i fronti critici che tuttora attanagliano le aziende di tutto il mondo, divise tra la necessità di fare affari con l’estero per rispondere alle esigenze di mercati sempre più digital e sempre più internazionali, e, dall’altra parte, frenate dalla complessità di procedure, norme e modelli tecnici estremamente frammentari.
Non ci si può però ovviamente fermare per attendere che tutti i Paesi di tutto il mondo affrontino in primis un percorso di digitalizzazione dei processi amministrativi e adottino la fattura elettronica B2B e B2C e poi eleggano Peppol infrastruttura d’eccellenza per gestire il ciclo dell’ordine. La situazione nel mondo è caratterizzata da situazioni diverse, con Paesi che ancora devono affacciarsi a questo ambito in modo completo. Non serve andare molto lontano: si pensi per esempio alla vicina Francia, che ha in programma di adottare la fatturazione elettronica B2B entro il 2024.
Per evitare problemi, come eventuali errori che possono portare a conseguenze dannose come multe ingenti, è quindi fondamentale adottare una soluzione che semplifichi la quotidianità degli uffici amministrativi in azienda. Una piattaforma gestita in outsourcing da un provider esperto del settore, attivo a livello internazionale e dotato di un team legal sempre aggiornato sui cambiamenti normativi che avvengono nel mondo in tema di documentazione fiscale darà la garanzia di fare la fatturazione elettronica in modo compliant alle leggi e corretto dal punto di vista tecnico, di qualsiasi Paese sia il cliente o il fornitore con cui si deve intrattenere lo scambio documentale, sia del settore privato che di quello pubblico. Le imprese, in questo modo, possono occuparsi in modo più facile e immediato della gestione del ciclo dell’ordine, rendendo i processi più veloci ed efficienti e limitando notevolmente il rischio di errori.