Per un’azienda presente in quasi tutto il mondo, gestire la tematica della global e-invoicing, ovvero della fatturazione elettronica su scala globale, è tutt’altro che un’attività amministrativa di routine. Lo sa bene uno dei principali player del settore moda, un Gruppo la cui organizzazione è articolata su più sedi produttive, retail fisici, canali e-commerce e una supply chain distribuita capillarmente in tutto il mondo.
Global e-invoicing, tra norme e modelli che evolvono continuamente
Con una presenza diretta in decine di Paesi e un modello di crescita basato anche su fusioni e acquisizioni, il Gruppo deve governare quotidianamente una molteplicità di flussi finanziari – B2C, B2B e in alcuni casi B2G – che si traducono in migliaia di transazioni soggette a normative locali, obblighi diversi e formati di fatturazione eterogenei.
Ogni Paese, infatti, definisce autonomamente non solo se rendere o meno obbligatoria la fatturazione elettronica per i soggetti che operano al suo interno, ma anche i relativi requisiti tecnici e procedurali: sintassi, canali di trasmissione, formati accettati e vincoli normativi.
L’aumento della complessità è dunque esponenziale: più un’azienda cresce e si espande a livello globale, più ha a che fare con il tema della global e-invoicing e diventa difficile garantire conformità normativa, efficienza operativa e controllo centralizzato. Il rischio è che ogni branch locale – o azienda appena entrata nel Gruppo - affronti il tema in modo indipendente, ingaggiando partner ad hoc per gestire la fatturazione elettronica internazionale secondo le regole del Paese in cui si trova.
Ma quando poi uno Stato - gli esempi, solo negli ultimi anni, sono decine – decide di imporre la fatturazione elettronica, tutti i nodi del Gruppo che hanno rapporti commerciali con quello Stato devono avviare progetti di adeguamento dedicati, ognuno con il suo specifico provider. Non può essere la strada giusta.
Questa è la sfida che il Gruppo ha deciso di affrontare, scegliendo un approccio orientato all’efficienza (e alla compliance) nella gestione della global e-invoicing.
Centralizzazione e automazione, i pilastri dell’approccio di Digital Technologies
La collaborazione con Digital Technologies è iniziata in Italia, ma con uno sguardo già proiettato al di fuori dei confini nazionali: occorreva sviluppare una soluzione di global e-invoicing in grado di scalare agilmente in tutte le country in cui l’azienda opera, sia sul ciclo attivo che su quello passivo.
Al centro del progetto, l’approccio metodologico e la piattaforma di global e-invoicing di Digital Technologies, pensata per porsi su un layer trasversale rispetto ai diversi sistemi locali e per fungere da supervisore unico di tutti i processi di fatturazione elettronica internazionale, indipendentemente dalla nazione, dal canale o dal ciclo attivo o passivo. Un’unica regia, insomma, per governare la crescente complessità fiscale, normativa e tecnologica che caratterizza i gruppi internazionali distribuiti.
L’implementazione iniziale ha richiesto un effort progettuale importante, ma grazie alla standardizzazione introdotta, le successive integrazioni nelle altre country si sono rivelate molto snelle, visto che in molti casi è stato sufficiente colmare alcuni gap legati a specificità normative locali.
Dal punto di vista operativo (fatturazione attiva), i sistemi delle varie country inviano i dati di fatturazione alla piattaforma in formato UBL, uno standard internazionale interoperabile; la piattaforma di Digital Technologies si occupa della conversione nel formato richiesto dal Paese di destinazione e procede con l’invio seguendo il procedimento corretto, tramite il canale di trasmissione giusto e con la comunicazione all’autorità fiscale. La piattaforma, inoltre, monitora tutto il processo, con alert automatici in caso di errori o anomalie.
Il vantaggio del modello centralizzato è evidente: l’azienda cliente ha potuto trasferire buona parte della complessità tecnica e normativa sulla piattaforma, riducendo i carichi locali e garantendo compliance immediata e automatica anche in caso di cambi normativi o di introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica in nuovi Paesi. Per garantire il coordinamento dei processi a livello globale, il cliente ha inoltre costituito un piccolo Center of Excellence dedicato alla supervisione dei flussi attivi e passivi, lasciando alla piattaforma – costantemente aggiornata da Digital Technologies – l’onere dell’operatività quotidiana.
Se finora il focus è stato sul ciclo attivo, lo stesso principio vale anche per il ciclo passivo: la piattaforma riceve tutte le fatture in ingresso, le traduce in un unico formato standard, le instrada verso i sistemi interni dei vari Paesi e gestisce anche la conservazione a norma, a prescindere dalla normativa locale o dal formato del documento.
I benefici della soluzione di Digital Technologies
L’adozione della piattaforma di global e-invoicing di Digital Technologies ha portato numerosi vantaggi all’azienda cliente, migliorando l’efficienza operativa e garantendo la conformità con la normativa di tutti i Paesi coinvolti.
Efficienza operativa e riduzione dei costi
La centralizzazione dei processi di fatturazione ha permesso di eliminare attività manuali e ridondanti, riducendo significativamente i costi operativi. L’automazione dei flussi ha migliorato la produttività e ha consentito al personale di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.
Conformità normativa semplificata
La piattaforma garantisce la conformità alle normative fiscali di ogni Paese, gestendo automaticamente gli aggiornamenti legislativi e adattandosi alle specifiche locali. Questo approccio ha ridotto il rischio di sanzioni e ha semplificato l’adeguamento a nuove regolamentazioni.
Scalabilità e rapidità di implementazione
Grazie all’utilizzo di una piattaforma centralizzata, l’integrazione di nuove country è diventata più rapida e meno onerosa. La piattaforma è pronta ad accogliere nuovi scenari con un effort minimo.
Governance centralizzata e controllo dei processi
La piattaforma offre un’unica interfaccia (con UX/UI coerente a livello internazionale) per monitorare lo stato delle fatture, identificare eventuali errori e intervenire tempestivamente.
Iperautomazione del ciclo attivo e passivo
L’automazione dei processi di fatturazione elettronica non deve essere considerata a silos, ma uno degli elementi fondanti dell’automazione dei cicli attivo e passivo. Avere un sistema moderno e centralizzato per gestire la fatturazione su scala globale può essere il punto di partenza per iniziative più ampie, volte all’iperautomazione dei processi core aziendali.
