Una corretta gestione delle fatture elettroniche è fondamentale per qualsiasi azienda. In primis, per un tema di conformità: ogni Paese ha una sua legislazione fiscale e definisce il modo in cui va gestito il processo di fatturazione, sia nei confronti di organizzazioni (pubbliche e private) interne che rispetto a tutto il macrocosmo delle relazioni internazionali.
Gestire fatture elettroniche nel rispetto della legge: 5 punti chiave
Per gestire fatture elettroniche in modo compliant, ogni azienda deve riferirsi a delle linee guida indipendenti dalla giurisdizione nella quale risiede. Eccone 5.
Modello di fatturazione elettronica
Come detto, ogni Paese ha le proprie leggi fiscali e requisiti specifici per la fatturazione elettronica. È fondamentale che l’azienda sia aggiornata sulle normative locali, comprese le regole relative al modello di fatturazione elettronica, che comprende i formati, la modalità di trasmissione (es, passaggio da SdI in Italia), e i requisiti di conservazione.
Gestione delle correzioni e degli errori
Se si rilevano errori nelle fatture emesse, l’azienda deve sapere come correggerli in modo conforme alle normative locali. Ciò può includere l'emissione di note di credito o fatture rettificative, sempre seguendo i processi legali previsti per la correzione delle transazioni elettroniche.
Conservazione elettronica e integrità del documento
Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale per un periodo stabilito dalla legge. Questo periodo varia a seconda del Paese, ma generalmente si tratta di 5-10 anni. La conservazione deve rispettare requisiti di integrità e sicurezza, come la firma digitale o altre tecnologie che garantiscano che i documenti non possano essere alterati nel tempo.
Monitoraggio e aggiornamenti normativi
Poiché le normative fiscali e i requisiti legali possono evolversi, è fondamentale che l’azienda monitori costantemente i cambiamenti normativi e aggiorni il proprio sistema di fatturazione elettronica di conseguenza. La conformità non è un obiettivo statico, ma un processo continuo.
Disponibilità di tool adeguati
Per gestire correttamente la fatturazione elettronica, l'azienda deve disporre di strumenti conformi alle normative fiscali in vigore. Ciò consente di automatizzare molte operazioni, riducendo al minimo il rischio di errori umani e garantendo l’efficienza del processo. I tool di fatturazione, integrati nel software gestionale, devono essere in grado di generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche in modo conforme, gestendo i vari formati richiesti dalle autorità fiscali.
Gestire fatture elettroniche: il caso della fatturazione internazionale
La situazione si complica, e non poco, per tutte le aziende che intrattengono rapporti commerciali con clienti e/o fornitori esteri. La fattura elettronica, infatti, deve essere conforme agli standard fiscali e ai formati stabiliti dal Paese in cui l'azienda ha sede, ma anche da quelli in cui i suoi clienti o fornitori operano.
Nonostante notevoli tentativi di uniformazione a livello continentale (UE), ogni Stato ha affrontato il tema della fatturazione elettronica in modo indipendente, con un proprio modello, un formato, una normativa sulla conservazione e canali trasmissivi ad hoc. In molte giurisdizioni, come gli Stati Uniti o il Giappone, non esistono inoltre obblighi stringenti e le aziende hanno maggiore libertà nella gestione delle fatture elettroniche, cosa che sembra apparentemente semplificare il tutto ma in realtà è una delle cause della sopravvivenza del cartaceo.
Oltre alla conformità formale, le aziende devono poi affrontare la questione dell’imposta sul valore aggiunto (IVA) o di altre imposte locali. Le regole di applicazione dell’IVA su transazioni internazionali possono essere complesse, e la fattura deve indicare correttamente l’aliquota fiscale applicabile, la provenienza dei beni o servizi e, in alcuni casi, l’esenzione o il trattamento speciale dell’IVA per le transazioni transfrontaliere. Essere compliant, come si può notare, non è per nulla banale.
