Da sempre, Digital Technologies si focalizza sulla digitalizzazione e l’iperautomazione dei principali processi dei cicli attivo e passivo (finance automation). Questa missione si è tradotta, nel tempo, nello sviluppo di soluzioni modulari, con una forte capacità di integrazione e capaci di rispondere alle necessità evolutive della funzione finance e del CFO, comprese le aree di gestione del credito, degli incassi, dei pagamenti e della supply chain finance.
La piattaforma DigPay come perno della finance automation
Nel percorso descritto, Digital Technologies ha progressivamente esteso le proprie competenze in tutte le aree che compongono il ciclo Order to Cash (O2C) gestendo in modo innovativo non soltanto tematiche di fatturazione elettronica, ma anche – per esempio - il monitoraggio del cash flow, il controllo e l’ottimizzazione del credito e la gestione dei flussi di pagamento, fino a toccare tematiche di supply chain finance come il reverse factoring e il dynamic discounting.
Dall’esigenza di coprire in modo sinergico tutte le attività della divisione finanziaria e abilitare il concetto di finance automation, è nata DigPay, una suite avanzata di moduli e di funzionalità per la gestione finanziaria, nativamente integrata nell’ecosistema di iperautomazione targato Digital Technologies. DigPay è una piattaforma personalizzabile in funzione delle esigenze delle aziende e dell’ecosistema IT in essere, il cui fine è proprio quello di sovrintendere e di ottimizzare i processi chiave del ciclo attivo, dai pagamenti alle riconciliazioni, fino alla gestione smart del credito, degli incassi, dei solleciti e tutti i relativi workflow.
L’esigenza: gestire (bene) più di 400mila vendite all’anno
Il cliente protagonista di questa storia è una multinazionale leader nella vendita diretta, con oltre 500 milioni di euro di fatturato annuo e più di 400mila documenti d’ordine da gestire annualmente. È dunque un business ad alta intensità operativa, nel quale la gestione ottimizzata del ciclo attivo (Order to Cash, O2C) è fondamentale per l’efficienza interna e la qualità della customer experience. Da cui, a sua volta, dipende (almeno in parte) il successo del brand.
Alla base di questa complessità c’era un ecosistema applicativo molto articolato, costruito su successivi aggiornamenti avvenuti nel corso degli anni. Parliamo, in particolare, di un sistema legacy per la gestione degli ordini, degli incassi e dei piani di pagamento; un insieme di strumenti esterni per i pagamenti; una piattaforma gestionale separata per la contabilità e le riconciliazioni.
L’architettura descritta e la sua evoluzione nel tempo hanno portato a dover gestire manualmente molte attività operative legate agli ordini, ai pagamenti, al credito e agli incassi, che transitavano (anche) da canali come l’e-mail e da molteplici fogli Excel. Il desiderio di migliorare l’esperienza del cliente offrendogli modalità di pagamento innovative faceva parte dei piani, ma avrebbe complicato ulteriormente la gestione interna, già contraddistinta da tempi di latenza, rischi di errore e un effort quotidiano molto alto per i team amministrativi.
Per il cliente finale, le modalità di pagamento disponibili si limitavano a bonifici, bollettini postali, carte e contanti, senza includere opzioni più evolute come wallet digitali, QR code, link di pagamento o servizi fintech innovativi. Un’occasione mancata per semplificare l’esperienza d’acquisto e, allo stesso tempo, dare una spinta alle vendite.
In sostanza, il nostro cliente chiedeva di rendere più snelli e automatizzati i processi legati a pagamenti, incassi e gestione del credito, riducendo al minimo le attività manuali e le inefficienze connesse; a questo, si aggiungeva la volontà di introdurre elementi innovativi nel ciclo attivo. Per rispondere a queste esigenze e abilitare il paradigma della finance automation, abbiamo implementato la piattaforma DigPay, personalizzandola e integrandola con i sistemi esistenti.
DigPay: verso l’automazione del ciclo attivo
La complessità del contesto ha spinto Digital Technologies a progettare una soluzione in grado di orchestrare in modo intelligente e centralizzato tutta la parte relativa ai pagamenti e alla gestione del credito del ciclo O2C.
Il cuore della nuova architettura è appunto DigPay. La piattaforma è stata configurata con diversi moduli, tra cui l’e-invoicing, l’e-wallet per moltiplicare le opzioni di pagamento mantenendo sempre una regia centrale, i workflow e strumenti avanzati di monitoraggio e reporting, supportati questi ultimi da un assistente virtuale basato su Generative AI sempre consultabile dagli utenti. Innovativa, inoltre, è stata l’introduzione di un tool AI per la valutazione automatica del rischio di credito.
Oggi, DigPay è di fatto un supervisore digitale dell’intero ciclo incasso/pagamento, una piattaforma integrata con i sistemi esistenti e pensata per garantire visibilità, controllo e automazione di ogni fase del processo, connettendo di fatto vendite, amministrazione, tesoreria e area legale. Tutti gli eventi rilevanti sono monitorati, possono generare azioni automatizzate, ingaggiare i giusti referenti o fornire insight strategici.
Efficienza e customer experience tra i benefici percepiti dal cliente
Il progetto è stato sviluppato utilizzando un approccio agile, articolato in sprint paralleli di analisi e sviluppo, che ha determinato i primi risultati in tempi brevi. Come detto, si è passati da un modello molto frammentato a una gestione end-to-end con un layer di supervisione centralizzato, in cui ogni processo è tracciato in tempo reale e ogni dato diventa subito disponibile per gli attori coinvolti.
L’automazione ha permesso di ridurre le attività manuali, specialmente quelle a basso valore, offrendo un piacevole effetto di semplificazione dei processi, che si traduce in tempi e costi ridotti. Sempre la gestione automatizzata del credito ha ridotto i tempi di incasso, migliorando la liquidità e riducendo l’esposizione finanziaria dell’azienda.
La trasparenza e l’accesso rapido ai dati hanno poi determinato effetti sulla riduzione del contenzioso, mentre il reporting AI-based è diventato non solo più veloce, ma anche più dinamico e interattivo, facilitando il lavoro quotidiano del team finance. Tutto ciò, mentre per i clienti si sono aperte nuove modalità di pagamento e di finanziamento del debito, migliorando l’esperienza complessiva.
