Fatturazione elettronica verso l'estero: come automatizzare i processi

Gestire la fatturazione elettronica verso l’estero è un asset di primaria rilevanza per lo sviluppo del proprio business sul mercato internazionale. Sebbene a livello superficiale possa sembrare un ambito che riguarda unicamente le attività amministrative e fiscali e, da un punto di vista pratico, inerente solo ai documenti informatici e al ciclo dell’ordine, in realtà gli impatti del processo legato alla fattura elettronica si ripercuotono su tutta l’azienda. Basti pensare, per esempio, alle possibili conseguenze dell’errata applicazione della normativa nel fare e-fattura: sanzioni pecuniarie che pesano sul budget, problemi di reputazione con i fornitori e i clienti, spese extra per porre rimedio a quanto si è sbagliato. Un concreto aiuto alle imprese però arriva dall’innovazione. In particolare, automatizzare il processo è la chiave per evitare problemi, adottando una piattaforma web che semplifichi le attività di fatturazione e avvalendosi di un partner tecnologico affidabile ed esperto.  

Fatturazione elettronica verso l'estero, perché è complicata

La fatturazione elettronica verso l’estero si rivela essere un processo colmo di insidie per le imprese. Le principali difficoltà derivano dall’esistenza di numerose norme nazionali. L’assenza, infatti, di uno standard comune a livello globale, porta necessariamente a dover approfondire le regole di ogni Stato relative a:

• Modello adottato dal Paese (se simile a quello italiano, in cui è presente un nodo di smistamento centrale, cioè lo SDI, oppure se decentralizzato). 
• Formato della fattura elettronica.
• Metodo di trasmissione.
• Tempi di gestione (per esempio, entro quanti giorni dalla prestazione effettuata è necessario inviare l’e-fattura).
• Gestione delle fasi successive all’invio (come la conservazione).

Questi aspetti normativi, abbinati a una gestione delle attività amministrative svolta in modo tradizionale con il solo intervento dei propri collaboratori, possono portare le aziende a rallentamenti ed errori umani che impattano in maniera negativa sulla continuità operativa, sul budget e sulla reputation. 

Come l’automatizzazione rende più semplice la fatturazione elettronica verso l’estero

L’automatizzazione delle fasi di fattura elettronica grazie all’adozione di una soluzione tecnologica permette al contrario di:

• Tagliare i tempi di gestione del ciclo dell’ordine, eliminando passaggi superflui e velocizzando le attività di data entry, recupero dei documenti necessari e anagrafica. 
• Rendere più sicuro il processo, grazie all’implementazione sin dalla progettazione del software di adeguate misure a protezione delle informazioni come previsto dalla normativa sulla data protection. 
• Evitare errori umani e ridurre l’effort dei collaboratori, grazie all’integrazione con i sistemi aziendali che permette di ottimizzare i passaggi tra le fasi di creazione della fattura, invio al destinatario e trasmissione al sistema di conservazione. 
• Garantire la compliance alle normative fiscali, alle regole in materia di gestione dei documenti informatici e alle disposizioni di legge sulla privacy.

Da non trascurare il fatto che l’automatizzazione dei processi di fatturazione elettronica permette un risparmio fino al 90% (dati Digital Technologies rispetto ai processi analogici).

Fatturazione elettronica verso l’estero, la comodità di una piattaforma web

Pensando all’automatizzazione del processo di fatturazione elettronica verso l’estero però non bisogna temere un carico di lavoro eccessivo per il proprio reparto IT o prevedere investimenti per formare il proprio personale. È utile, infatti, nel valutare quale soluzione scegliere, considerare di acquistare il servizio di fatturazione elettronica e di utilizzare quindi una piattaforma web, non un software da installare on premise. In questo modo, avvalendosi del supporto di un provider esperto, si potranno delegare tutte le attività di gestione dell’infrastruttura, di cura degli aspetti tecnici relativi al funzionamento e alla sicurezza, nonché di adeguamento e aggiornamento alle normative. Così, si avrà sempre la garanzia di essere compliant svolgendo la fatturazione elettronica verso l’estero, di gestire in maniera adeguata formati e infrastrutture di Paesi diversi, non avere problemi di continuità operativa a causa di malfunzionamenti e di poter contare sull’assistenza del proprio partner tecnologico in caso di necessità.