Anche in Polonia la fatturazione elettronica diviene una realtà: a partire da luglio 2024, infatti, le imprese operanti sul territorio polacco saranno obbligate ad emettere e ricevere fatture in formato elettronico.
Come molti altri Paesi, anche la Polonia decide di attuare il passaggio all’e-Invoicing, strumento chiave nella lotta all’evasione fiscale e nel miglioramento della trasparenza nelle transazioni commerciali. Allo stesso tempo, la fatturazione elettronica rappresenta un elemento chiave per perseguire l’innovazione digitale del sistema Paese, grazie all’ammodernamento delle imprese presenti sul territorio. Consente infatti di semplificare il processo di emissione, invio, ricezione e archiviazione delle fatture, riducendo l'uso di carta e migliorando l'efficienza dei flussi di lavoro, introducendo numerosi benefici per le aziende in termini di ottimizzazione e automazione dei processi legati al ciclo attivo e passivo.
Ma vediamo quali sono le caratteristiche di questo imminente obbligo.
Inizialmente previsto per gennaio e poi posticipato a luglio 2024, l’obbligo di fatturazione elettronica in Polonia si baserà sul modello italiano: prevede, infatti, che tutte le fatture B2B (con alcune eccezioni minori) dovranno essere emesse, ricevute e approvate tramite il sistema nazionale centrale, denominato KSeF (Krajowy System e-Faktur), utilizzando il formato strutturato xml.
Si precisa che tra le funzionalità supportate dalla piattaforma nazionale, oltre alle già citate, sono previste anche quelle di notifica ai contribuenti (con particolare riferimento all’emissione della fattura, il rifiuto della fattura e l’indisponibilità dello KSeF).
Inoltre, il sistema consente la conservazione delle fatture per un periodo di archiviazione pari a dieci anni, come previsto dalla normativa.
È stata, infine, confermata l'introduzione di una nuova funzionalità: il codice QR, i cui requisiti e procedura di applicazione saranno definiti nel regolamento del KSeF.
Da luglio 2024, dunque, l’obbligo interesserà le imprese con sede in Polonia e le entità straniere che operano sul territorio polacco attraverso con stabile organizzazione; mentre, da gennaio 2025, verrà esteso ai contribuenti esenti IVA.
Si precisa che, già da gennaio 2022, è stata attivata dal Governo una fase di adesione volontaria alla fatturazione elettronica in Polonia, durante la quale tutte le aziende aderenti hanno iniziato ad emettere fatture in formato strutturato xml, beneficiando di alcuni vantaggi fiscali.
Le operazioni soggette all’obbligo di fatturazione elettronica in Polonia sono quelle in ambito B2G e B2B, mentre risultano escluse le fatture emesse a consumatori privati (transazioni B2C), le transazioni effettuate senza il coinvolgimento di una stabile organizzazione in Polonia, le fatture emesse nell'ambito del regime One Stop Shop dell'UE o e dell'Import One Stop Shop, ricevute autostradali e biglietti ferroviari.
Da gennaio 2025, poi, rientreranno nel perimetro applicativo della norma anche le fatture fiscali emesse da registratori di cassa e fatture semplificate.
Saranno previste, infine, sanzioni per la mancata conformità con il KSeF, anche se vi sarà una fase di moratoria fino al 1° gennaio 2025.
In riferimento alla fatturazione elettronica in Polonia e non solo, Digital Technologies (DT) offre una soluzione completa per affrontare le sfide legate all’eterogeneità delle diverse iniziative di e-Invoicing che sempre più Paesi stanno implementando.
DT, infatti, mette a disposizione delle aziende competenze specialistiche, un costante aggiornamento normativo e una piattaforma dedicata per semplificare, velocizzare e ottimizzare il processo di fatturazione elettronica su scala internazionale: questo consente di delegare la complessità ad un unico service provider.
La soluzione Digital Technologies gestisce le fatture in entrata e in uscita, indipendentemente dal formato e dal canale richiesti, facilitando la comunicazione con i clienti e le autorità nazionali. Questo in assoluta conformità rispetto alle normative vigenti nei vari Paesi.
La piattaforma, inoltre, offre alle imprese l'opportunità di migliorare l'efficienza e la competitività alla sua architettura scalabile. Il vero elemento differenziante dell’approccio DT è considerare l'automazione del processo di fatturazione elettronica come il primo passo verso la completa digitalizzazione di altri processi aziendali: l'obbligo normativo della fatturazione elettronica, sempre più diffuso nei vari Paesi, viene considerato, infatti, come un'opportunità di innovazione, che consente di introdurre soluzioni di iperautomazione per l’ottimizzazione dei processi di ciclo attivo e passivo. Queste soluzioni sono progettate per migliorare, velocizzare e automatizzare sia i processi di incasso che di pagamento, andando oltre la semplice conformità normativa. Grazie a questo approccio, le aziende possono ottenere notevoli vantaggi, semplificando l'intero ciclo di fatturazione e generando un impatto positivo sull'efficienza operativa.