La fatturazione elettronica in Polonia sta per diventare obbligatoria per tutte le imprese, segnando una svolta importante nella gestione fiscale del Paese. Con l'introduzione del sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur), il governo polacco punta a digitalizzare i processi contabili e a semplificare la compliance fiscale. Questo articolo esplora le principali novità, le tempistiche e i dettagli tecnici che le aziende devono conoscere per prepararsi adeguatamente a questo cambiamento normativo, soprattutto alla luce della recente pubblicazione di una proposta di legge, rilasciata il 5 novembre 2024 e attualmente in fase di consultazione pubblica, che introduce alcuni aggiornamenti alle disposizioni precedenti.
Il nuovo Draft Act sulla fatturazione elettronica in Polonia:
novità ed obiettivi
Come anticipato, il 5 novembre 2024, il Governo ha pubblicato una bozza di legge contenente proposte e aggiornamenti relativi all’obbligo di fatturazione elettronica in Polonia tramite il sistema KSeF. L’obiettivo principale di questa proposta di legge è garantire una transizione graduale e senza intoppi verso il sistema KSeF, offrendo alle aziende uno strumento moderno, efficiente e adattabile alle attuali esigenze di compliance fiscale. Sviluppato in stretta collaborazione con il Ministero delle Finanze e i rappresentanti del mondo imprenditoriale, il disegno di legge è stato pensato per supportare i contribuenti, semplificare i processi transazionali e ridurre le complessità burocratiche, promuovendo al contempo una maggiore trasparenza.
Un aspetto fondamentale di questa transizione è la consultazione pubblica, avviata per garantire che il sistema KSeF risponda effettivamente alle esigenze delle imprese polacche e per raccogliere feedback utile prima dell'implementazione definitiva. Le aziende e gli altri soggetti interessati avranno tempo fino al 19 novembre 2024 per inviare osservazioni e suggerimenti sulla bozza di legge, utilizzando il canale ufficiale dedicato.
In parallelo, il 6 novembre 2024, il Ministero delle Finanze ha pubblicato le nuove specifiche tecniche, tra cui i documenti relativi al nuovo schema FA_VAT (3) e FA_RR (1), con una consultazione aperta fino al 22 novembre 2024 . Questa seconda fase di consultazione permette di raccogliere opinioni specifiche sugli aspetti tecnici e sullo schema strutturale, affinché le soluzioni proposte siano effettivamente pratiche e funzionali per gli utenti finali.
Vediamo ora nel dettaglio le principali novità e aggiornamenti proposti.
Timeline di adozione della fatturazione elettronica in Polonia
La recente bozza di legge conferma la timeline di adozione della fatturazione elettronica in Polonia tramite il sistema KSeF, suddivisa in due fasi per agevolare una transizione graduale. La prima fase entrerà in vigore il 1° febbraio 2026 e coinvolgerà i grandi contribuenti con un fatturato annuo superiore a 200 milioni di PLN. La seconda fase, invece, partirà il 1° aprile 2026 e riguarderà tutte le altre aziende. Questo approccio a tappe permette alle imprese di adattarsi progressivamente ai nuovi requisiti, riducendo i possibili impatti operativi.
Le novità introdotte dalla proposta di legge e dal nuovo schema
La proposta di legge e il nuovo schema propongono modifiche significative, mirate a semplificare la transizione al sistema di fatturazione elettronica in Polonia via KSeF.
Tra le principali novità, il disegno di legge conferma la possibilità di continuare a emettere fatture tramite registratori di cassa fino al 31 luglio 2026, offrendo alle aziende un’ulteriore finestra per adeguarsi al nuovo sistema. Un’altra importante proroga riguarda l’obbligo di includere il codice KSeF nei pagamenti elettronici, inclusi quelli nel meccanismo di split payment, che diventerà effettivo a partire dal 1° agosto 2026.
Per garantire la continuità delle operazioni, la proposta di legge introduce una modalità offline opzionale fino alla fine del 2026, che consente alle aziende di emettere fatture in assenza di connessione o in caso di malfunzionamenti del sistema. A partire dal 2027, la modalità offline sarà limitata ai casi di reale indisponibilità del sistema, permettendo alle imprese di inviare le fatture a KSeF entro un giorno lavorativo dall’emissione. Un’altra misura di semplificazione riguarda le microimprese, che beneficeranno di un periodo di transizione fino al 30 settembre 2026: queste, se emettono fatture singole di importo inferiore a 450 PLN e non superano un volume di vendite mensili di 10.000 PLN, saranno esentate temporaneamente dall’obbligo di emissione elettronica.
Oltre alle proroghe e semplificazioni, il nuovo schema FA_VAT (3) apporta aggiornamenti strutturali per adattarsi meglio alle necessità specifiche di vari settori. Una delle funzionalità più rilevanti è la possibilità di emettere facoltativamente e-fatture per i consumatori (B2C), mentre un’altra innovazione importante riguarda l’invio di allegati integrati alle fatture elettroniche – pensati per settori come telecomunicazioni e media – che sarà accessibile agli utenti KSeF previa richiesta tramite API. Questa funzionalità permetterà di aggiungere documenti come listini prezzi o condizioni contrattuali, integrandoli direttamente nella fattura elettronica. A partire dal 1° novembre 2025, sarà possibile pre-installare certificati QR per generare e scaricare certificati di emissione delle fatture, utili in caso di indisponibilità del sistema.
Questi cambiamenti tecnici, ispirati dai feedback delle precedenti consultazioni pubbliche, mirano a rendere il sistema KSeF più flessibile e a facilitare la gestione della compliance fiscale per le imprese polacche.
