Fatturazione elettronica internazionale: come garantire la conformità

Nonostante sia in atto un evidente processo di standardizzazione a livello europeo, che dovrebbe giungere a compimento entro il 2030, la fatturazione elettronica internazionale resta un nodo intricato per molte aziende. Vediamo perché e scopriamo come risolvere il problema ottimizzando sia la compliance sia i costi, per la felicità di ogni CFO.

Un mondo complesso

In un mondo ideale, i processi di fatturazione da e verso l’estero sono identici a quelli adottati dall’azienda nelle relazioni con i propri clienti e fornitori domestici. La realtà della fatturazione elettronica internazionale, però, è tutt’altra cosa. Ogni Stato, infatti, è libero di:

• adottare una propria normativa fiscale, magari diversa da tutti gli altri;
• aggiornare continuamente la normativa stessa;
• imporre o meno l’uso della e-fattura alle sue organizzazioni pubbliche e/o private;
• decidere come gestire il reporting a fini IVA;
• imporre, per la fatturazione elettronica, formati, modelli e canali di trasmissione ad hoc.

Questa situazione si traduce in un problema non da poco per il CFO di qualsiasi azienda che fonda il proprio business su molteplici relazioni con attori esteri, solitamente appartenenti a più Paesi e quindi vincolati a normative, modelli, formati e contenuti diversi.

Due grandi rischi: compliance e costi fuori controllo

Nel quadro appena disegnato, il primo rischio è la compliance. Le norme sono profondamente diverse da uno Stato all’altro, e soprattutto cambiano di continuo. L’azienda non necessariamente ha le competenze interne per gestire il tema della fatturazione elettronica internazionale a livello globale, garantendo ai propri responsabili di non incorrere in intoppi – che si traducono in ritardi nei pagamenti – o in vere e proprie sanzioni.

Poi c’è il tema dei costi. La divisione amministrativa e finanziaria dell’azienda si ritrova a dover gestire un’infinità di formati, di contenuti e, soprattutto, di processi diversi sia in ambito attivo che passivo. Senza contare che, nella fatturazione elettronica internazionale, il cartaceo sopravvive e causa i ben noti problemi legati agli errori, ai processi non ottimizzati e a costi di gestione elevati.

Fatturazione elettronica internazionale e compliance: come risolvere

Limitando l’osservazione al tema della compliance, che, come visto, è centrale per un CFO, la soluzione non può che passare dall’outsourcing. Diversi i motivi:

• Come detto, l’azienda solitamente commercia con tanti Paesi diversi e aggiunge clienti e fornitori su base quotidiana. Creare una squadra interna specializzata potrebbe non essere sostenibile a livello economico.
  
  
• La struttura raramente ha degli strumenti ottimizzati per i processi di fatturazione da e verso tutti i Paesi coinvolti.

Fino a qualche anno fa, le aziende acquistavano tool certificati per i processi di fatturazione di specifici Paesi. Se questo approccio può ancora avere senso nel contesto di una piccola impresa che ha fornitori e clienti molto ben definiti, non è efficiente in contesti più ampi, nei quali l’aggiunta di un nuovo fornitore di un Paese terzo (e poco conosciuto sotto il profilo della normativa fiscale) non può determinare alti rischi di compliance o costi gestionali fuori controllo. L’azienda deve essere libera di cogliere opportunità globali senza ripercussioni di altro genere.

I benefici dell’outsourcing, dalla consulenza all’integrazione

Cosa significa delegare a un partner esterno il processo di fatturazione elettronica internazionale? Per prima cosa, non essere vincolati a sviluppare business solo con aziende di determinati Paesi. Se il partner garantisce copertura globale, si fa carico di indirizzare l’azienda nei vari processi attivi e passivi garantendone la conformità (nel tempo) con il dettato normativo cui entrambi i soggetti sono vincolati. Questo vale non soltanto a livello di formati, canali trasmissivi, campi e procedure specifiche, ma anche (e soprattutto) a livello di modello, di processo di fatturazione end-to-end.

Per fare ciò, il partner dispone di tool specifici, perché la fatturazione elettronica internazionale è un workflow complesso ed è necessario utilizzare strumenti che attuino, automatizzino e rendano trasparente il processo agli aventi diritto (banalmente, la gestione delle ricevute, degli stati della fattura, di eventuali errori…). Ovviamente, i tool sono personalizzati in funzione dell’azienda cliente e dei suoi processi di fatturazione: se infatti è difficile ipotizzare l’applicazione di una soluzione evergreen, è molto meglio affidarsi a una piattaforma modulare che viene adattata alle esigenze del committente e ai Paesi con cui questo ha relazioni commerciali.

Il partner deve necessariamente possedere elevate competenze di dominio tecnico, perché la soluzione va integrata con i tool gestionali e documentali impiegati ogni giorno, a garanzia di azzeramento degli errori e di abbattimento dei costi; punto a favore è, ovviamente, la capacità di impiegare tecnologie avanzate (si pensi a RPA o AI) per l’automazione del processo, in un paradigma che si definisce, almeno da qualche anno, di hyperautomation.