La fatturazione elettronica in Polonia diventerà obbligatoria per tutte le transazioni tra imprese a partire dal 2026.
L’introduzione del sistema Krajowy System e-Faktur (KSeF) rappresenta un passo decisivo nella trasformazione digitale dei processi fiscali e amministrativi del Paese. L’obiettivo è chiaro: ridurre le frodi IVA, colmare il VAT gap e semplificare la gestione documentale per imprese e professionisti.
Dopo il rinvio del 2024 dovuto a questioni tecniche, la nuova scadenza segna un momento di svolta per le aziende: adeguarsi in tempo significa garantire la compliance normativa e assicurare la continuità operativa in un contesto sempre più digitalizzato.
Fatturazione elettronica in Polonia: quali sono le date chiave?
La fatturazione elettronica in Polonia diventerà obbligatoria dal 1° febbraio 2026 per tutte le transazioni B2G e B2B, nazionali e transfrontaliere.
Il percorso verso l’obbligo è iniziato nel 2023, quando il Ministero delle Finanze polacco ha approvato la legge che istituisce il sistema KSeF. A seguito di una fase di test e di un rinvio dovuto a problemi infrastrutturali, la roadmap prevede una transizione graduale:
- 1° febbraio 2026: avvio per le grandi imprese (fatturato > PLN 200 mln);
- 1° aprile 2026: estensione a tutte le aziende;
- 1° gennaio 2027: estensione alle microimprese e introduzione del regime sanzionatorio per chi non rispetta le scadenze.
Fatturazione elettronica in Polonia: qual è l’ambito di applicazione?
L’obbligo di fatturazione elettronica in Polonia tramite il sistema KSeF riguarda tutte le imprese stabilite o registrate ai fini IVA nel Paese che effettuano operazioni B2B e B2G. Le transazioni B2C resteranno per il momento facoltative, ma è previsto che possano essere incluse in una fase successiva.
Il modello centralizzato polacco
Il Krajowy System e-Faktur (KSeF) rappresenta il cuore della fatturazione elettronica in Polonia. Si tratta di una piattaforma centralizzata e gestita dall’Amministrazione Fiscale (KAS), attraverso la quale tutte le fatture vengono emesse, validate, archiviate e scambiate in modo strutturato e sicuro.
Dal punto di vista operativo, il processo segue uno schema ben definito:
- Creazione della fattura in formato XML conforme allo schema FA(3);
- Trasmissione al KSeF tramite API, attraverso un service provider certificato;
- Validazione da parte del sistema con assegnazione dell’ID KSeF e applicazione della data di accettazione: solo dopo questo passaggio la fattura è considerata ufficialmente valida ai fini fiscali;
- Condivisione automatica della fattura con il destinatario;
- Conservazione digitale per almeno 10 anni, sia da parte del fornitore sia del cliente.
A giugno 2025 è stata introdotta la versione definitiva dello schema FA(3), che ha aggiornato il precedente formato XML delle fatture elettroniche, introducendo nuovi campi, codici IVA aggiuntivi e la possibilità di allegare documenti.
In caso di indisponibilità del sistema KSeF o di malfunzionamenti del gestionale aziendale, le imprese possono operare in modalità offline, che consente l’invio delle fatture al KSeF in un momento successivo, nel rispetto dei termini stabiliti dalla normativa polacca. In queste circostanze, infatti, la fattura può essere emessa in formato XML, accompagnata da una copia leggibile in PDF contenente un QR code identificativo, da trasmettere al destinatario e da inoltrare poi al sistema KSeF entro il limite temporale previsto.
Nonostante l’avanzato livello di digitalizzazione, il sistema KSeF non è ancora pienamente conforme agli standard europei previsti dal pacchetto ViDA. Sarà quindi necessario un adeguamento per allinearsi al formato standard UE, che diventerà obbligatorio per le transazioni intracomunitarie dal 2030 e per quelle nazionali entro il 2035, secondo quanto stabilito dalla normativa europea.
Ruolo dei service provider nella fatturazione elettronica in Polonia
Nel nuovo contesto regolatorio, i service provider giocano un ruolo strategico per garantire una transizione fluida verso la fatturazione elettronica in Polonia.
Operatori qualificati come Digital Technologies consentono alle imprese di gestire il ciclo di fatturazione end-to-end, assicurando validazione, trasmissione, conversione e archiviazione legale dei documenti in conformità con le specifiche KSeF. Il service provider si occupa di:
- Connettere i sistemi ERP aziendali con il KSeF tramite API certificate;
- Effettuare controlli formali e semantici sui dati prima dell’invio;
- Gestire eventuali notifiche di scarto o errori di validazione;
- Garantire la disponibilità di un canale sicuro anche in caso di offline mode.
Affidarsi a un partner tecnologico esperto significa ridurre la complessità, automatizzare il processo e anticipare eventuali criticità tecniche o normative.
Fatturazione elettronica in Polonia: perché agire subito?
La transizione al sistema KSeF rappresenta un passaggio strategico per tutte le imprese che operano in Polonia. Prepararsi per tempo non significa solo assicurare la conformità normativa entro il 2026, ma anche ottimizzare i processi e i sistemi aziendali, riducendo costi, rischi operativi e complessità di gestione.
Per un’adozione efficace, è consigliabile avviare da subito un piano di adeguamento strutturato che includa:
- L’analisi dei processi interni e l’allineamento dei flussi di fatturazione al nuovo modello elettronico;
- L’aggiornamento dei sistemi ERP per supportare il formato FA_VAT (3) e le specifiche tecniche del KSeF;
- La collaborazione con un service provider qualificato, in grado di gestire flussi reali, notifiche di stato e requisiti di compliance.
Agire ora significa anticipare la scadenza del 2026 con un’infrastruttura già pronta, evitando interruzioni, sanzioni e rallentamenti nel ciclo attivo e passivo, e trasformando l’obbligo normativo in un’opportunità di efficienza e digitalizzazione.
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Nel contesto della fatturazione elettronica in Polonia, la piattaforma consente di:
- Automatizzare l’intero processo di emissione, ricezione e archiviazione delle fatture elettroniche;
- Garantire la conformità normativa con il sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur);
- Operare in modalità online e offline, assicurando continuità operativa;
- Monitorare in tempo reale lo stato delle fatture, con visibilità completa su ID KSeF, date di accettazione e notifiche di esito;
- Integrare funzionalità avanzate di Hyperautomation, AI for Finance e conservazione digitale a norma.
Con una copertura di oltre 180 Paesi, Digital Technologies è il partner di riferimento per accompagnare le aziende verso una fatturazione elettronica in Polonia conforme, efficiente e pronta per il futuro.
