Fatturazione elettronica e dematerializzazione documentale rientrano a pieno titolo nel processo di trasformazione digitale delle imprese, rispetto al quale rappresentano due elementi cardine. Tali espressioni sono fortemente connesse e puntano agli stessi obiettivi, ma non sono la stessa cosa: eccezioni escluse (fatture estere, regime forfettario…), il concetto di dematerializzazione è insito nella fatturazione elettronica, poiché – com’è noto – esiste in Italia uno specifico obbligo di gestione digitale di tutto il ciclo di vita della fattura a prescindere dal tipo di rapporto (B2B, B2G, B2C). La fatturazione elettronica rientra quindi a pieno titolo nel processo di modernizzazione delle aziende e dei processi: tutte le imprese che sono state in grado di interpretare l’obbligo normativo del 2019 come un’opportunità di digitalizzazione più ampia, stanno ora usufruendo dei benefici di efficienza, automazione dei processi, assenza di errori e abbattimento dei costi che il digitale promette loro da sempre. A livello pratico, per sfruttare al meglio i benefici della fatturazione elettronica, le aziende devono ragionare in termini di integrazione della stessa con i propri sistemi: nonostante siano infatti disponibili servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, per le imprese l’obiettivo finale è quello dell’automazione, che si ottiene unicamente associando un sistema di invoice management con i propri gestionali (ERP) e le piattaforme documentali.
Come anticipato, fatturazione elettronica e dematerializzazione sono concetti connessi. La dematerializzazione, in particolare, va ben oltre il perimetro della fattura: si tratta formalmente di quel processo volto a rendere paperless l’azienda, a "trasformare" le immense quantità di documenti cartacei ancora impiegate (o archiviate) dalle aziende in documenti digitali aventi il medesimo valore di fronte alla legge. In tal senso, si comprende ora l’affermazione di cui sopra: la fattura elettronica è già digitalizzata, mentre tanti altri documenti e anni di archivi vanno dematerializzati per abbattere (almeno) i costi di carta, stampa e gestione degli archivi.
Dematerializzazione è dunque un processo di trasformazione di un originale cartaceo in uno elettronico avente lo stesso valore legale. Il termine digitalizzazione, invece, esprime un concetto diverso poiché identifica la creazione, la gestione e la conservazione di documenti già digitali, quindi senza una "controparte" cartacea da trasformare. La digitalizzazione è ciò che conduce le imprese verso il proprio futuro, mentre la dematerializzazione opera il passaggio tra il modello tradizionale cartaceo e quello digitale. Da notare, infine, che lo step successivo è quello dell’automazione, capace di fornire ulteriori benefici in termini di velocità, sicurezza, compliance ed efficienza.
A livello pratico, la dematerializzazione potrebbe sembrare un procedimento semplice e immediato, ma in realtà è fortemente regolato al fine di tutelare il valore legale del documento stesso; inoltre, i frequenti cambi a livello normativo (e, in particolare, l’art. 22 del CAD) hanno determinato nel corso degli anni non pochi problemi a livello di interpretazione. Poste le naturali differenze tra le varie tipologie di documento, dematerializzarli non significa quindi poterli semplicemente scansionare, caricare nel sistema documentale e distruggere l’originale, poiché occorre seguire una procedura da cui dipende la più o meno forte efficacia probatoria del documento stesso. Parliamo quindi di protocollazione, fascicolazione, dell’utilizzo di sistemi che attestino la validità del documento come marche temporali e firme digitali (o firme elettroniche qualificate), nonché le certificazioni di processo e le attestazioni di conformità, cui far seguire in ogni un processo di conservazione digitale mediante sistemi che garantiscano autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, cosa che di fatto rende superato e obsoleto l’originale cartaceo, ponendo l’azienda sui binari di una giusta e proficua trasformazione.