La complessità del panorama normativo rende la fatturazione elettronica verso aziende estere un tema molto interessante in chiave di efficienza.
Ogni Paese, com’è noto, ha la sua normativa e il suo approccio che governa il tema della fatturazione elettronica: nonostante i modelli non siano infiniti (tendenzialmente se ne identificano 5), le differenze in termini di contenuto della fattura, di sintassi, formato e canali trasmissivi sono tali da creare complessità nel comparto amministrativo di ogni impresa che ha relazioni commerciali con aziende e PA estere.
Il quadro normativo eterogeneo si ripercuote sia sui fornitori che sui clienti, ovvero sia nel ciclo attivo che in quello passivo. Ogni azienda è tenuta alla conformità con il dettato del proprio ordinamento nazionale, ma di fatto deve anche conoscere e adeguarsi alle norme cui sono soggetti i propri partner commerciali o le altre branch in un contesto multinazionale, cosa da cui deriva tutta la complessità del tema. Come si è detto, è possibile che un ordinamento estero imponga una certa sintassi ai fini della validità della fattura, un formato particolare, elementi, una procedura o un metodo trasmissivo ad hoc.
Osservando il fenomeno dal punto di vista dell’impresa, essa deve gestire un fenomeno di frammentazione importante in ingresso e in uscita. Nel ciclo attivo, ovvero nella fatturazione verso aziende estere, l’adeguamento alle modalità imposte dalla normativa impongono un’attività di traduzione della fattura originale ai vincoli formali di quella estera, vincoli che sono diversi da Stato a Stato e che cambiano con rapidità esemplare. Nel ciclo passivo (fatturazione da aziende estere), la frammentazione si traduce in multicanalità, ovvero:
La soluzione non può che essere incentrata sulla semplificazione e, per quanto possibile, sull’automazione di tutti i processi di fatturazione elettronica.
A livello informativo, la fatturazione elettronica è gestita dall’ERP di concerto con soluzioni verticali di invoice management. La fatturazione tra aziende italiane gode già di una forte componente di automazione legata ai vincoli normativi esistenti in Italia dal 2019, ma come si è visto lo stesso non vale per le fatture da e verso l’estero. Semplificare significa, dal punto di vista informativo, delegare la gestione dei processi di fatturazione estera a un nuovo componente, preventivamente integrato con i sistemi gestionali e documentali, che si faccia carico di governare tutta la complessità insita nel sistema. Un componente che, soprattutto, svincoli l’azienda dalla conoscenza e aggiornamento della normativa di tutti i Paesi con cui intrattiene rapporti commerciali.
Nel ciclo attivo, automatizzare significa produrre la fattura senza differenze rispetto alle procedure consolidate o approcci ad hoc sulla base del singolo destinatario. Esiste infatti un componente logico dell’architettura, che può essere gestito da un partner esterno, che si occupa di tradurre la fattura nel formato di destinazione corretto, di adottare i canali definiti dalla normativa estera, di arricchire il documento con tutti gli elementi necessari per la compliance e di gestire anche l’eventuale passaggio obbligatorio all’autorità nazionale. Il percorso è chiaramente un workflow contraddistinto da diverse tappe, l’ultima delle quali è la conservazione a norma. Il sistema, per fare davvero suo il concetto di automazione, deve gestire tutti i passaggi, archiviare le ricevute, emettere alert e notifiche nel caso di errori e, infine, procedere con la conservazione a norma. Il tutto, giova ripeterlo, in modo indipendente dallo Stato di destinazione.
Una soluzione come quella ipotizzata rappresenta per molte aziende un passo avanti importante in chiave di efficienza. Essa richiede l’attivazione di una partnership con un provider specializzato, perché la normativa cambia troppo frequentemente per poter essere gestita con aggiornamenti periodici. Il provider è inoltre il soggetto che garantisce che la procedura sia compliant Paese per Paese, sollevando l’impresa da un onere di conoscenza non indifferente e garantendo il costante aggiornamento.