Sia pur ancora lontano dalla meta, il percorso verso la fattura elettronica obbligatoria è avviato in quasi tutto il mondo. Sono sempre di più i Paesi, che seguendo esempi virtuosi come quello dell’Italia (laddove l’obbligatorietà risale al 2019), hanno introdotto o stanno introducendo questo obbligo sia per i rapporti con gli enti pubblici (B2G), sia tra soggetti privati (B2B).
Quasi tutte le aziende basano il proprio business su rapporti con soggetti interni ed esterni al proprio Paese. Inoltre, molte intraprendono un percorso di internazionalizzazione per sfruttare al meglio nuove opportunità di crescita e per diversificare il rischio associato a mercati geograficamente concentrati. Nelle decisioni relative ai mercati o ai partner da coinvolgere non rientrano solitamente considerazioni circa la complessità della fatturazione elettronica da e verso quei Paesi. Tuttavia, si tratta pur sempre un fattore da mettere in conto.
Se infatti molti Paesi hanno intrapreso la strada della fattura elettronica obbligatoria, è peraltro vero che l’hanno fatto (o lo stanno facendo) in modo del tutto indipendente. Non solo ogni Stato ha una sua normativa fiscale che si ripercuote sul tema della fatturazione, ma nel corso degli anni ha anche definito un proprio formato di fattura elettronica, una sintassi che potrebbe essere del tutto indipendente da quella dei “vicini”, dei canali di trasmissione ad hoc e soprattutto un modello di fatturazione indipendente dagli altri. Per esempio, in Italia il processo passa da SdI, che funge da intermediario tra cliente e fornitore, mentre in altri casi (es, Stati che adottano Peppol) il flusso di dati verso l’autorità centrale è indipendente da quello tra cliente e fornitore, che a loro volta impiegano dei provider certificati.
In tutto ciò, le iniziative volte a globalizzare la fatturazione elettronica obbligatoria latitano. In UE esiste un formato di fatturazione europea, ma l’obbligo di adozione è unicamente rivolto alle Pubbliche Amministrazioni, che devono essere in grado di gestirlo in aggiunta al loro formato nazionale. Si discute proprio in questi mesi su un’iniziativa (ViDA) che potrebbe portare a una standardizzazione totale nel 2028, ma siamo pur sempre nelle prime fasi e nulla è ancora deciso.
Stante la situazione appena descritta, come possono le imprese ottenere una compliance normativa globale? Fino a qualche anno fa, la strada intrapresa da molte aziende era dotarsi di apposite estensioni dello strumento di fatturazione (l’ERP, in sostanza) volte a garantire la conformità con specifici ordinamenti nazionali. In tale caso, però, vanno messi in conto almeno due fattori:
L’estrema complessità che circonda il tema della fattura elettronica obbligatoria sconsiglia di adottare un approccio frammentato.
Oggi, è possibile ottenere una compliance globale delegando a un partner con competenze di dominio e tecnologiche la gestione dell’intero ciclo di vita della fattura. In termini pratici, e facendo il caso del ciclo attivo, strumenti di fatturazione internazionale dedicati devono acquisire il formato nativo dell’ERP, effettuare attività di traduzione e di adeguamento della fattura nel formato del Paese di destinazione, nonché avviare e gestire tutto l’iter associato al modello del Paese stesso, comprensivo di trasmissione al portale nazionale (se presente), ad eventuali provider e al cliente stesso. La piattaforma del partner deve fungere da supervisore, ovvero monitorare la fattura lungo tutto l’iter, darne visibilità all’azienda ed eventualmente informare di problematiche e modalità di risoluzione. Il tutto, in sinergia con le altre piattaforme aziendali, in primis l’ERP e il sistema documentale per la conservazione a norma.
Il ruolo del partner è quindi essenziale per una compliance globale, poiché ad esso è demandato il compito di semplificare al massimo tutto l’iter, sollevando l’azienda da nuovi processi, dall’aggiornamento costante e dal cambiamento del modo di lavorare. Le risorse aziendali lavorano come prima indipendentemente dal volume di fatture elettroniche e dai Paesi con cui hanno relazioni commerciali, a patto logicamente che il provider li supporti.
Al momento, l’outsourcing è senza dubbio la strada più semplice, conveniente, e soprattutto l’unica in grado di garantire una compliance globale, poiché affida questo compito a professionisti con competenze dedicate, conoscenza approfondita dei modelli esteri e continuo aggiornamento su queste tematiche. In attesa, ovviamente, di una standardizzazione internazionale, che però come detto non è ancora dietro l’angolo.