Conoscere le modalità con cui viene gestita la fattura elettronica nel mondo è fondamentale per tutte le aziende che hanno rapporti commerciali con l’estero. In Italia, le imprese sono ormai abituate ad una realtà basata sull’obbligo di fatturazione elettronica nel rapporti B2G (Business to Government), B2B e B2C, tanto che nel periodo precedente la pandemia, il 78% delle imprese aveva già adottato la fatturazione elettronica, mentre per altri documenti – non obbligatoriamente digitali – le percentuali erano decisamente più basse, al limite del 20% per il DDT (fonte: Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano).
La standardizzazione italiana e, per esempio, quella di alcuni Paesi dell’America Latina non è indicativa della situazione della fattura elettronica nel mondo, che in realtà è molto più frastagliata e complessa. La stessa fatturazione elettronica europea è un concetto piuttosto articolato: a differenza di quanto accade in alcuni sistemi nazionali (es, Italia, Brasile), in Europa la fattura elettronica non è obbligatoria nei rapporti B2B e ‘formalmente’ neanche nel B2G: l’obbligo sancito dal legislatore UE grava non sulle aziende ma sulle amministrazioni pubbliche, che a partire dallo scorso aprile sono obbligate a ricevere una fattura conforme a certi dettami, anche a livello di sintassi e formati (UBL 2.1 e UN/CEFACT CII.) fissati a livello centrale e locali. Tutto questo per dire che l’obbligatorietà della fattura elettronica B2B nei sistemi nazionali è piuttosto rara e questo crea non poche difficoltà alle aziende più grandi che quotidianamente devono gestire ampi flussi di fatturazione da e verso i sistemi esteri. Molto diversa è la situazione della fatturazione elettronica B2G che, almeno a livello comunitario, è invece obbligatoria nella stragrande maggioranza dei Paesi.
La situazione appena descritta è di fatto il motivo per cui la fattura cartacea è ancora viva nei rapporti internazionali, così come sono i documenti PDF: questi, oltretutto, sono ancora molto comuni anche in Italia, visto che la fatturazione elettronica obbligatoria ha delle eccezioni.
Nel mondo, ogni sistema ha la sua normativa fiscale, le sue regole, i suoi formati di fattura elettronica (sebbene non sempre obbligatori), la sua sintassi, la sua normativa circa la conservazione a norma e i suoi modelli di clearance (come il passaggio dall’SdI italiano). La distanza tra un sistema e l’altro può essere ampia: mentre tanti ordinamenti nazionali spingono per la standardizzazione e l’obbligatorietà volendo colmare un Tax Gap che costa ogni anno centinaia di miliardi di euro a livello globale, negli Stati Uniti (per esempio) la fattura non serve per liquidare l’imposta diretta, per cui lo stimolo verso la fatturazione elettronica deriva dalle aziende stesse che vogliono ottimizzare i loro processi. Questo è precisamente il motivo per cui ovunque nel mondo, e quindi anche in Europa, si sono sviluppate nel corso dei decenni soluzioni di fatturazione elettronica all’interno delle singole filiere, solitamente con formati EDI. Una menzione specifica poi, che è più una curiosità, per la Cina, in cui la fatturazione elettronica non è ancora obbligatoria per tutti i soggetti economici ma sono già frequenti le sperimentazioni blockchain, e per l’Indonesia, laddove invece il modello è molto simile a quello italiano ma è in vigore dal 2016.
Quando si parla di fatturazione elettronica obbligatoria (in Italia), bisogna sempre sottolineare quanto l’obbligo del 2019 nasconda in realtà una grossa opportunità di ottimizzazione e digitalizzazione dei processi, da cui effetti benefici sui costi, sull’efficienza, sulla semplificazione e sulla produttività. Per quanto concerne la fattura elettronica nel mondo, cioè la fatturazione estera, la situazione è di fatto analoga, per quanto un po’ più complessa per via di un’assenza di standardizzazione internazionale. Le aziende sono chiamate a gestire fatture in ingresso e uscita basate su formati diversi, molte ancora cartacee, tante in PDF o nei formati gestiti dai vari sistemi nazionali, il che crea comprensibilmente qualche inefficienza, soprattutto alle imprese che possono vantare importanti rapporti commerciali con l’estero.
L’ideale, in questi casi, sarebbe un sistema di invoice management in grado di gestire appieno il ciclo di vita della fattura estera e che, ovviamente, sia integrato con i sistemi aziendali (ERP e documentale, in primis) per sviluppare quella sinergia che genera vere opportunità di ottimizzazione. Nel ciclo attivo, per esempio, il sistema potrebbe acquisire il formato di fattura dell’ERP e gestire tutta l’attività di conversione nel formato nazionale nonché l’invio al cliente (via PEC, per esempio) e anche all’autorità nazionale se richiesto, con tanto di monitoraggio di tutto il processo, quindi delle notifiche, delle autorizzazioni e degli eventuali errori. In questo modo, un fattore di evidente complessità amministrativa come la gestione delle fatture estere, può diventare un’opportunità di vanto per l’azienda, ma più che altro un passo avanti importante a livello di efficienza, costi e produttività.