Una buona percentuale di imprese deve gestire in modo efficiente e sicuro il tema della fattura elettronica estero, sia nell’ambito del ciclo attivo che del ciclo passivo. Far crescere il business significa infatti intraprendere relazioni commerciali all’interno di supply chain sempre più estese e globali, nelle quali non rientrano solo relazioni con soggetti economici privati (B2B), ma anche governativi (B2G). Il tema, poi, è particolarmente sentito da tutto il macrocosmo delle organizzazioni multinazionali, che se osservate in termini sistemici sono nativamente soggette a più regolamentazioni locali, non sempre simili o facilmente conciliabili.
Molti Stati stanno evolvendo verso l’imposizione di un obbligo di fatturazione elettronica, anche nell’ambito del B2B. Alcuni sono partiti prima, come l’Italia nel 2019, altri lo faranno nei prossimi mesi e anni, ma la linea di tendenza è quella, tanto più che l’obbligo di e-fattura nel mondo degli appalti pubblici (B2G) è già molto diffusa.
Il panorama globale mostra sotto questo profilo la pressoché totale assenza di standardizzazione: ogni sistema nazionale decide autonomamente formati, sintassi e canali trasmissivi delle e-fatture, nonché le dinamiche del sistema di Digital Reporting che non necessariamente coincide con l’e-invoicing ma è il punto cardine per la riduzione del tax gap.
Lo stesso concetto di fatturazione elettronica europea, in vigore dal 2020, si limita a vincolare le amministrazioni pubbliche, ma non i rapporti B2B che restano la stragrande maggioranza. Ciò è alla base della sopravvivenza del cartaceo, di formati (es, PDF) e di canali trasmissivi eterogenei all’interno dei rapporti internazionali; questo, purtroppo, alimenta inefficienze operative, errori dovuti a procedure manuali, tempi lunghi nell’elaborazione delle fatture e potenziali non conformità.
Nel contesto appena descritto, superare le diversità normative tra diversi Paesi è una sfida in piena regola poiché non coinvolge solo elementi formali della fattura, ma anche il processo di trasmissione e di comunicazione dei dati alle varie autorità nazionali e ai propri interlocutori diretti. Ci sono Stati come l’Italia che sposano la totale centralizzazione con l’SDI; altri che si basano su un modello decentralizzato – Svizzera -, che soddisfa requisiti di flessibilità ma non consente reporting in tempo reale; altri ancora – Ungheria – che si basano sul modello di Real-time Invoice Reporting, in cui la fattura è trasmessa direttamente tra i soggetti economici, e il fornitore è tenuto a segnalarla (con un flusso diverso) anche al portale nazionale.
Qualsiasi azienda è soggetta alla propria regolamentazione nazionale, ma trovare una conciliazione tra sistemi e normative diverse è, appunto, una sfida che le aziende devono affrontare. Anche perché la normativa evolve con una rapidità straordinaria e le imprese, solitamente, non intraprendono rapporti commerciali con organizzazioni di un solo Paese estero. Aggiornare continuamente i sistemi, le metodologie, i flussi e le procedure rischia di essere totalmente inefficiente da gestire all’interno dell’azienda, oltre che costoso.
Per risolvere la questione della fattura elettronica estero, è consigliabile semplificare il più possibile delegando i processi di invio e ricezione delle stesse a un partner specializzato. Questo partner si fa carico di tutta la complessità inerente alla fatturazione elettronica estero: dovrebbe quindi possedere competenze dedicate, mantenere costantemente aggiornate le conoscenze sulla normativa fiscale di tutto il mondo e disporre di strumenti dedicati da interfacciare con quelli dei clienti, e in particolare con i gestionali e i sistemi documentali.
La soluzione realizzata dal provider si occupa di governare tutto l’iter della fattura elettronica estero. È questa soluzione a garantire la compliance con la normativa fiscale estera, l’esecuzione della procedura corretta, l’interfacciamento con i sistemi governativi e la trasmissione al cliente. Nel ciclo attivo, tutto ciò segue la traduzione della fattura emessa dai sistemi aziendali in formati, sintassi e contenuti compatibili con l’ecosistema di destinazione.
L’automazione vale, logicamente, anche per il ciclo passivo, ovvero per la ricezione delle fatture dall’estero: è infatti possibile delegare al provider l’acquisizione della fattura in qualsiasi formato (anche cartaceo) e tramite qualunque canale di trasmissione (dai flussi strutturati all’email), cui far seguire attività di acquisizione dei dati, di traduzione nel formato nazionale, di avvio dei workflow approvativi e di conservazione a norma. Il tutto, rigorosamente in forma automatica.