Se la digital transformation è un processo ben più esteso rispetto al ‘semplice’ potenziamento dell’ecosistema tecnologico aziendale, è peraltro vero che, senza gli strumenti adeguati, non sarebbe possibile cogliere i frutti di questo importante passaggio. Uno di questi strumenti, peraltro in posizione di primissimo piano, è l’Enterprise Content Management, ovvero la piattaforma avanzata per la gestione documentale. Alla base del successo di questa soluzione vi è il valore fondamentale, in qualsiasi contesto, settore, mercato e processo aziendale, delle informazioni, il cui volume aumenta di giorno in giorno ed è sempre più contraddistinto da un’estrema eterogeneità.
Le aziende hanno bisogno di un sistema di Enterprise Content Management proprio perché sono complesse e interagiscono su base quotidiana con un’infinità di stakeholder su canali diversi, con strumenti e mezzi differenti: il documento allegato all’e-mail, quello cartaceo, i classici PDF, le fatture elettroniche, le e-mail stesse, foto, immagini, file audio e video, e molto altro. A testimonianza della sua centralità nelle strategie delle organizzazioni, si può fornire qualche dato: secondo le ultime informazioni (fonte: Fortune Business Insights), stiamo parlando di un mercato da 15,33 miliardi di dollari (2019), che crescerà fino ai 43,16 miliardi entro il 2026.
Chi si occupa ogni giorno di tecnologia non se ne rende conto, ma al giorno d’oggi la carta è tutt’altro che sparita dai processi aziendali. L’Enterprise Content Management ha quindi una prima - ma tutt’altro che esclusiva - funzione di digitalizzazione del cartaceo, con abbattimento dei costi di gestione relativi, cui somma funzionalità avanzate (come l’OCR) e l’archiviazione sicura, eliminando il rischio di perdita delle informazioni.
Chiaramente, l'Enterprise Content Management è molto più di un sistema di acquisizione e archiviazione dei dati. Nonostante le naturali differenze tra una soluzione e l’altra, un ECM è pensato per centralizzare e rendere facilmente reperibili tutte le informazioni fondamentali per i processi aziendali, a prescindere dalla sorgente, che, come anticipato, può essere il classico documento di carta sottoposto ad acquisizione e OCR, così come l’ERP, il contenuto di un’e-mail, un file di Microsoft Office o anche un’immagine (si pensi, per esempio, alla centralità delle foto nel contesto dei processi assicurativi). Il concetto, dunque, non è soltanto quello di rendere le aziende paperless, ma di permettere agli utenti (autorizzati) l’accesso a tutto il patrimonio informativo aziendale e di gestire in modo efficiente i processi, che sono alimentati e si basano proprio su quei contenuti.
Le soluzioni ECM permettono di portare innovazione nel contesto dei processi aziendali, favoriscono la collaborazione e abbattono i silos dipartimentali. Non è un caso che le funzioni di workflow siano centrali nell’economia di questo tipo di soluzione: a seconda dell’attività aziendale e dei processi su cui si basa, è solitamente possibile ‘inserire’ i documenti in workflow appositi - si pensi, a titolo d’esempio, alla gestione del giustificativo di una nota spese inviato in forma elettronica da un dipendente in trasferta - oppure crearne di nuovi ad hoc, per gestire eccezioni e casi particolari. Le soluzioni ECM favoriscono la collaboration, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi contenuti mediante creazione e/o editing, e, ovviamente, consentono l’archiviazione, garantendone sicurezza e immodificabilità, come da requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.
Infine, è interessante sottolineare il valore delle soluzioni di Enterprise Content Management nell’ottica di un approccio gestionale data-driven: la disponibilità di enormi volumi di dati e informazioni in un unico sistema rende infatti più efficiente il processo di decision making e, grazie all’impiego delle ultime ‘conquiste’ della data science, apre le porte all’ottimizzazione e all’automazione dei processi.