Se la digital transformation è un processo ben più esteso rispetto al ‘semplice’ potenziamento dell’ecosistema tecnologico aziendale, è peraltro vero che, senza gli strumenti adeguati, non sarebbe possibile cogliere i frutti di questo importante passaggio. Uno di questi strumenti, peraltro in posizione di primissimo piano, è l’Enterprise Content Management, ovvero la piattaforma avanzata per la gestione documentale. Alla base del successo di questa soluzione vi è il valore fondamentale, in qualsiasi contesto, settore, mercato e processo aziendale, delle informazioni, il cui volume aumenta di giorno in giorno ed è sempre più contraddistinto da un’estrema eterogeneità.
Perché serve l'Enterprise Content Management?
Le aziende hanno bisogno di un sistema di Enterprise Content Management proprio perché sono complesse e interagiscono su base quotidiana con un’infinità di stakeholder su canali diversi, con strumenti e mezzi differenti: il documento allegato all’e-mail, quello cartaceo, i classici PDF, le fatture elettroniche, le e-mail stesse, foto, immagini, file audio e video, e molto altro. A testimonianza della sua centralità nelle strategie delle organizzazioni, si può fornire qualche dato: secondo le ultime informazioni (fonte: Fortune Business Insights), stiamo parlando di un mercato da 15,33 miliardi di dollari (2019), che crescerà fino ai 43,16 miliardi entro il 2026.
Enterprise Content Management: carta, addio. Ma non solo
Chi si occupa ogni giorno di tecnologia non se ne rende conto, ma al giorno d’oggi la carta è tutt’altro che sparita dai processi aziendali. L’Enterprise Content Management ha quindi una prima - ma tutt’altro che esclusiva - funzione di digitalizzazione del cartaceo, con abbattimento dei costi di gestione relativi, cui somma funzionalità avanzate (come l’OCR) e l’archiviazione sicura, eliminando il rischio di perdita delle informazioni.
Tutti i dati aziendali a disposizione
Chiaramente, l'Enterprise Content Management è molto più di un sistema di acquisizione e archiviazione dei dati. Nonostante le naturali differenze tra una soluzione e l’altra, un ECM è pensato per centralizzare e rendere facilmente reperibili tutte le informazioni fondamentali per i processi aziendali, a prescindere dalla sorgente, che, come anticipato, può essere il classico documento di carta sottoposto ad acquisizione e OCR, così come l’ERP, il contenuto di un’e-mail, un file di Microsoft Office o anche un’immagine (si pensi, per esempio, alla centralità delle foto nel contesto dei processi assicurativi). Il concetto, dunque, non è soltanto quello di rendere le aziende paperless, ma di permettere agli utenti (autorizzati) l’accesso a tutto il patrimonio informativo aziendale e di gestire in modo efficiente i processi, che sono alimentati e si basano proprio su quei contenuti.
Enterprise Content Management e gestione delle informazioni
Le soluzioni ECM permettono di portare innovazione nel contesto dei processi aziendali, favoriscono la collaborazione e abbattono i silos dipartimentali. Non è un caso che le funzioni di workflow siano centrali nell’economia di questo tipo di soluzione: a seconda dell’attività aziendale e dei processi su cui si basa, è solitamente possibile ‘inserire’ i documenti in workflow appositi - si pensi, a titolo d’esempio, alla gestione del giustificativo di una nota spese inviato in forma elettronica da un dipendente in trasferta - oppure crearne di nuovi ad hoc, per gestire eccezioni e casi particolari. Le soluzioni ECM favoriscono la collaboration, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi contenuti mediante creazione e/o editing, e, ovviamente, consentono l’archiviazione, garantendone sicurezza e immodificabilità, come da requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.
Approccio data drive grazie all'Enterprise Content Management
Infine, è interessante sottolineare il valore delle soluzioni di Enterprise Content Management nell’ottica di un approccio gestionale data-driven: la disponibilità di enormi volumi di dati e informazioni in un unico sistema rende infatti più efficiente il processo di decision making e, grazie all’impiego delle ultime ‘conquiste’ della data science, apre le porte all’ottimizzazione e all’automazione dei processi.
