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title: "Dematerializzazione documenti: più trasparenza ed efficienza per la tua impresa"
description: La dematerializzazione dei documenti è il primo passo per la digitalizzazione dei processi e l’evoluzione verso la data-driven company
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# [Dematerializzazione documenti: più trasparenza ed efficienza per la tua impresa](https://blog.digtechs.com/dematerializzazione-documenti-piu-trasparenza-ed-efficienza-per-la-tua-impresa)

 Scritto da [Digital Technologies](https://blog.digtechs.com/author/digital-technologies) | 21 aprile 2022

La dematerializzazione dei documenti è un [**passaggio cardine della trasformazione digitale dell’impresa**](https://blog.digtechs.com/guida-alla-digitalizzazione-delle-imprese-il-nuovo-approccio?hsLang=it), e per questo è da tempo un tema di attualità. La pandemia l’ha reso ancor più centrale perché ha esaltato tutte le inefficienze di una gestione manuale e cartacea dei flussi documentali, rendendoli di fatto inattuabili in un contesto di lavoro *smart* e da remoto.

Ma cosa si intende con l’espressione *dematerializzazione dei documenti*? È un sinonimo di digitalizzazione? Come si attua e quali i suoi benefici?  

 

## **La dematerializzazione dei documenti: cos’è, la normativa e la finalità** 

Spesso confusa col termine *digitalizzazione,* la dematerializzazione dei documenti identifica i processi atti a **convertire in digitale documenti originariamente cartacei**, mantenendo lo stesso valore giuridico e probatorio degli originali. La “conversione” del documento comprende anche la corretta [**conservazione**](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup?hsLang=it), atta a preservarne il valore legale nel corso del tempo e a soddisfare i relativi obblighi di legge. Una volta dematerializzati, i documenti sono **facilmente gestibili e consultabili**, anche da remoto attraverso tutti i dispositivi connessi, dal notebook allo smartphone.

Dematerializzazione dei documenti, però, **non è una mera scansione**. Il documento elettronico deve avere lo stesso valore di quello cartaceo, sul quale sono state apposte delle firme e, magari, anche timbri e punzoni. Inoltre, il documento elettronico non può rappresentare alcuni elementi tipici del supporto cartaceo: il tipo di carta e lo spessore, per esempio. Per tutti questi motivi, **il processo di dematerializzazione dei documenti è regolato** da un’apposita normativa in evoluzione. Si parte senza dubbio dal **Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)** del 2005, ma non vanno dimenticati interventi normativi come il **DPCM del 21/03/2013** relativo alle tipologie documentali che impongono la conservazione dell’originale cartaceo o l’autenticazione tramite pubblico ufficiale. Fondamentale è poi il **Regolamento europeo eIDAS** nella disciplina delle firme elettroniche e le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di [AgID del settembre 2020](https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf).

Le finalità della dematerializzazione dei documenti sono diverse e, almeno in parte, si confondono con i benefici. Per semplificare, ne identifichiamo quattro:

- Trasformare i documenti cartacei in un formato elettronico, snello e accessibile. 
- Avviare il **percorso di digitalizzazione dei processi aziendali** e relativa automazione in vista del *paperless office*. 
- Accelerare la **condivisione delle informazioni** dentro e fuori dall’azienda. 
- Ridurre **i costi dei flussi documentali.**  
   

## **I benefici della dematerializzazione, dall’efficienza alla trasparenza** 

La dematerializzazione dei documenti non è fine a se stessa. Molte aziende, infatti, la considerano (correttamente) come il primo passo di un percorso più ampio, che è quello della piena **digitalizzazione dei processi aziendali**. Solo partendo da documenti dematerializzati è infatti possibile realizzare una **gestione documentale snella e informatizzata** lungo tutto il ciclo di vita dei documenti e, soprattutto, creare processi digitali in tutto e per tutto, con **benefici di efficienza, innovazione, agilità e abbattimento dei costi.**

Come anticipato, **dematerializzazione e digitalizzazione non sono sinonimi**. Nel primo caso, infatti, è forte il concetto di “*conversione*” da un formato all’altro, nel secondo vi è invece quello di produzione originariamente digitale e di integrazione del documento (o meglio, delle informazioni in esso contenute) in processi digitali end-to-end che, come tali, possono **fare ricorso all’automazione** per abbattere gli errori e accelerare le procedure ripetitive.

Osservata dall’alto, la dematerializzazione dei documenti impone l’impiego di **piattaforme dedicate** (Enterprise Content Management, soluzioni di Conservazione a norma, di Firma…), che si facciano carico di gestire il documento in una veste completamente digitale. **Centralizzazione delle informazioni, facile reperimento delle stesse, garanzia di immodificabilità** e sicurezza sono alcune delle loro promesse, che si sommano alla gestione di workflow documentali e all’archiviazione a norma.

Da quanto detto, appaiono piuttosto evidenti i benefici della dematerializzazione dei documenti, che comunque riassumiamo in alcuni punti:

- Accelerazione nella **ricerca delle informazioni**.  
- **Ottimizzazione dei costi di gestione** e conseguente saving. 
- Recupero degli spazi adibiti ad archivio. 
- **Rapidità nella condivisione** delle informazioni. 
- Aumento della trasparenza: i documenti non sono modificabili e, quando lo sono, **qualsiasi intervento viene tracciato**. 
- Maggiore sicurezza e **attenzione alla riservatezza**. 
- Certezza di **conformità normativa**. 

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