--- title: "Conservazione dei documenti digitali: molto più di un semplice backup" description: In quanto passaggio cardine della digitalizzazione delle imprese, la conservazione dei documenti digitali è sempre un tema di attualità. image: https://blog.digtechs.com/hubfs/conservazione%20documenti%20digitali.jpg --- [![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png)](https://digtechs.com/) - Ai Solutions [Order To Cash Overview](https://digtechs.com/order-to-cash/) [Procure To Pay Overview](https://digtechs.com/procure-to-pay/) [Supply Chain Compliance Overview](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/) [Agentic AI](https://digtechs.com/agentic-ai/) [Gestione Ordini di Vendita](https://digtechs.com/order-to-cash/gestione-ordini-vendita/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/order-to-cash/electronic-data-interchange/) [E-Delivery](https://digtechs.com/order-to-cash/e-delivery/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/order-to-cash/transportation-management-system/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Document Distribution Service](https://digtechs.com/order-to-cash/document-distribution-service/) [Credit Management](https://digtechs.com/order-to-cash/credit-management/) [Bill Payment](https://digtechs.com/order-to-cash/bill-payment/) [Matching & Reconciliation](https://digtechs.com/order-to-cash/matching-reconciliation/) [Portale Clienti](https://digtechs.com/order-to-cash/portale-clienti/) [Gestione Ordini di acquisto](https://digtechs.com/procure-to-pay/gestione-ordini-di-acquisto/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/procure-to-pay/electronic-data-interchange/) [E-Collection](https://digtechs.com/procure-to-pay/e-collection/) [Raccolta e registrazione fatture](https://digtechs.com/procure-to-pay/raccolta-e-registrazione-fatture/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Portale Fornitori](https://digtechs.com/procure-to-pay/portale-fornitori/) [Invoice Trading](https://digtechs.com/procure-to-pay/invoice-trading/) [Automazione processi doganali e di spedizione](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/automazione-processi-doganali-e-di-spedizione/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/transportation-management-system/) [IoT & Tracciabilità](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/iot-tracciabilita/) [ESG Compliance & Reporting](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/esg-compliance-reporting/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![efti\_e-crm](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/efti_e-crm.png) Webinar eFTI, e-CMR e dogane digitali Orientarsi nel futuro della logistica digitale [Scopri di più](https://digtechs.com/efti-e-cmr-e-dogane-digitali-orientarsi-nel-futuro-della-logistica-digitale/) ![whitepaper\_ai](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/whitepaper_ai.png) White Paper Agenti Ai Come automatizzare i processi finance e supportare le decisioni del CFO [Scopri di più](https://content.digtechs.com/white-paper-agenti-ai-come-automatizzare-i-processi-finance) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) - 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[1.0 Molto più di un semplice backup](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup#section-1) 2. [2.0 Il valore e i vantaggi della conservazione dei documenti digitali](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup#section-2) 3. [3.0 Conservazione digitale dei documenti: i pilastri e il ruolo dell’outsourcing](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup#section-3) In questo articolo 1. [1.0 Molto più di un semplice backup](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup#section-1) 2. [2.0 Il valore e i vantaggi della conservazione dei documenti digitali](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup#section-2) 3. [3.0 Conservazione digitale dei documenti: i pilastri e il ruolo dell’outsourcing](https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup#section-3) Articolo pubblicato il 18 marzo 2021 Tempo di lettura 4 minuti Topic [Digital Transformation](https://blog.digtechs.com/tag/digital-transformation) Share post In quanto passaggio cardine della [**digitalizzazione delle imprese**](https://blog.digtechs.com/digitalizzazione-dei-processi-aziendali-a-che-punto-siamo?hsLang=it), la conservazione dei documenti digitali è sempre un tema di attualità. Il nostro ordinamento prevede l’**obbligo di conservazione di svariati atti o documenti giuridicamente rilevanti**, obbligo che deve essere assolto da chi ha prodotto il documento o chi viene incaricato di custodirlo. Con la progressiva digitalizzazione documentale, gli obblighi di conservazione sono stati estesi anche ai documenti elettronici, che però presentano caratteristiche diverse rispetto ai predecessori cartacei: se da un lato il documento elettronico non va incontro a un processo di naturale obsolescenza, è però facilmente manipolabile e replicabile all’infinito senza degrado qualitativo.   Gli interventi normativi che si sono succeduti negli anni hanno quindi disciplinato la conservazione dei documenti digitali - nota come **conservazione sostitutiva**, perché all’epoca era forte il concetto di “sostituzione” del cartaceo con una copia dematerializzata - non come una semplice attività di archiviazione di un file, ma come processo ‘regolato’ che fa uso di soluzioni informatiche e permette di conferire al documento elettronico lo stesso valore legale di quello cartaceo. La conservazione sostitutiva è quindi una miscela di procedure, formati e strumenti tecnologici finalizzati a garantire al documento caratteristiche di **autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità***,*che sono i pilastri su cui si basa tutto il valore del documento informatico. Se rispettati, questi requisiti permettono alle aziende di distruggere i documenti cartacei o di non stampare quelli già digitali.     ## **Molto più di un semplice backup** Le aziende che producono e ricevono centinaia di documenti al giorno devono quindi porre in essere un processo di conservazione che rispetti le specifiche definite dalla normativa e sia costantemente allineato ad essa e ai suoi aggiornamenti. In questo emerge la grande **differenza tra la [conservazione dei documenti](https://blog.digtechs.com/conservazione-digitale-dei-documenti-linee-guida-per-essere-a-norma-e-innovare-limpresa?hsLang=it) a norma e un semplice backup o un’archiviazione**: la prima dà valore legale a un documento in bit, l’altro è un processo di sicurezza e ridondanza del dato, che di per sé è del tutto svincolato dal valore legale del suo contenuto.     ## **Il valore e i vantaggi della conservazione dei documenti digitali** La conservazione sostitutiva offre alle aziende importanti benefici in termini di efficienza. La carta non è (ancora) sparita, ma la gestione del ciclo di vita del documento cartaceo è costosa e ricca di attività ripetitive: c’è il costo degli archivi, quello della ricerca dei documenti, quello legato alle attività di controllo, il data entry e, per nulla secondario, quello della carta. Ma la [dematerializzazione](https://blog.digtechs.com/dematerializzazione-documenti-piu-trasparenza-ed-efficienza-per-la-tua-impresa?hsLang=it)va oltre a tutto questo perché è un passo fondamentale verso la digitalizzazione e l’**automazione di interi processi**.   In questo modo, l’azienda può contare su un livello di efficienza gestionale superiore, comprensivo di rapidità di reperimento delle informazioni, ma anche su un controllo migliore dei processi documentali, sull’abbattimento degli errori e, appunto, sull’automazione delle attività ripetitive che, oltre a condizionare i costi vivi dell’azienda, non fanno bene all’engagement delle sue risorse.    ## **Conservazione digitale dei documenti: i pilastri e il ruolo dell’outsourcing** La conservazione digitale dei documenti è dunque un’attività complessa, perché non è un backup e si basa su una normativa fisiologicamente dinamica, che può cambiare ogni istante, prevedendo eccezioni e aggiornamenti.  Centrale, a tal fine, è il ruolo del **Responsabile della Conservazione**, che deve definire le caratteristiche del sistema di conservazione, gestire il processo e garantirne la conformità rispetto ai tipi di documento, alla normativa e alle sue evoluzioni. Il procedimento, pur con una chiara semplificazione, prevede la dematerializzazione del documento (se cartaceo), eventuali attività di verifica, l’apposizione di firme e marche temporali (fondamentali per la validità dell’atto) e l’utilizzo di apposite piattaforme documentali rispettose dei requisiti di legge, cioè quegli stessi requisiti finalizzati a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilitàdel documento. Il processo, abilitato da appositi strumenti, può essere gestito in-house dall’azienda oppure esternalizzato presso service provider qualificati, che non si limitano a fornire la piattaforma tecnologica, ma possono fungere da Responsabile della Conservazione e gestire tutto il processo **garantendo il rispetto dei requisiti per la piena validità di legge**. Inoltre, il service provider può accompagnare l’azienda verso la vera valorizzazione del documento digitale, che come detto è sì legata all’eliminazione della carta, ma soprattutto all’automazione dei processi.   [![Digital Technologies - La mappa dell'innovazione per imprese](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/6476864/dfa1f7e1-7059-4bd6-9bbe-7cd7be768d39.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/6476864/dfa1f7e1-7059-4bd6-9bbe-7cd7be768d39) Topic [Digital Transformation](https://blog.digtechs.com/tag/digital-transformation) Share post ## Potrebbe interessarti anche [![DT\_AI nella Supply Chain](https://blog.digtechs.com/hubfs/AdobeStock_950006994.jpeg) 11 giu 2026](https://blog.digtechs.com/ai-nella-supply-chain-come-collegare-i-flussi-logistici-e-finanziari?hsLang=it) Artificial Intelligence ### [AI nella Supply Chain: come collegare i flussi logistici e finanziari?](https://blog.digtechs.com/ai-nella-supply-chain-come-collegare-i-flussi-logistici-e-finanziari?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/ai-nella-supply-chain-come-collegare-i-flussi-logistici-e-finanziari?hsLang=it) [![DT\_AI nel Procurement](https://blog.digtechs.com/hubfs/shutterstock_2517128287.jpg) 08 giu 2026](https://blog.digtechs.com/ai-nel-procurement-esempi-impatti-processo-acquisti?hsLang=it) Artificial Intelligence ### [AI nel Procurement, 5 esempi per capirne gli impatti](https://blog.digtechs.com/ai-nel-procurement-esempi-impatti-processo-acquisti?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/ai-nel-procurement-esempi-impatti-processo-acquisti?hsLang=it) [![](https://blog.digtechs.com/hubfs/shutterstock_2581103403.jpg) 04 mag 2026](https://blog.digtechs.com/vat-in-the-digital-age-iva-e-invoicing-reporting-digitale?hsLang=it) E-Invoicing ### [VAT in the Digital Age: cosa cambia per IVA, e-invoicing e reporting digitale](https://blog.digtechs.com/vat-in-the-digital-age-iva-e-invoicing-reporting-digitale?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/vat-in-the-digital-age-iva-e-invoicing-reporting-digitale?hsLang=it) Iscriviti alla Newsletter ## Ricevi insight che semplificano i tuoi processi aziendali Contenuti pratici, aggiornamenti e best practice per ottimizzare i flussi documentali e rimanere sempre conformi alle normative. ![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png) Milano – Innovation HUB Via Politi 10, Milano, Trezzano sul Naviglio, 20090 Telefono: +39 0286882487 Email: info@digtechs.com Follow us L'Azienda [Investor & Relations](https://digtechs.com/investor-relations/) [Careers](https://digtechs.com/careers/) [News](https://digtechs.com/category/news/) [Blog](https://blog.digtechs.com) Governance & Compliance [Modello organizzativo](https://digtechs.com/modello-organizzativo/) [Privacy Policy](https://digtechs.com/privacy-policy/) [Cookie Policy](https://digtechs.com/cookie-policy/) [Whistleblowing](https://services.digtechs.com/whistleblowing/welcome) ![Partner 1](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-1.png) ![Partner 2](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-2.png) ![Partner 3](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-3.png) ![Partner 4](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-4.png) ![Partner 5](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-5.png) ![Partner 6](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-6.png) Copyright © 2026 Digital Technologies Srl Società Benefit – P.IVA 09720790964 | Società soggetta all’attività di direzione e coordinamento di Ink (BC) Holdco S.p.a. – Codice fiscale 14254460968 ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Digital Technologies", "url" : "https://blog.digtechs.com/author/digital-technologies" }, "dateModified" : "2022-12-01T09:24:33.731Z", "datePublished" : "2021-03-18T08:00:00.000Z", "headline" : "Conservazione dei documenti digitali: molto più di un semplice backup", "image" : [ "https://blog.digtechs.com/hubfs/conservazione%20documenti%20digitali.jpg" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://blog.digtechs.com/conservazione-dei-documenti-digitali-molto-piu-di-un-semplice-backup", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://blog.digtechs.com/hubfs/02_DIGITAL%20TECHNOLOGIES-namirial-neg.png" }, "name" : "Digital Technologies" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "Article", "about" : { "@type" : "Thing", "name" : "Digital Transformation" }, "articleBody" : "In quanto passaggio cardine della digitalizzazione delle imprese, la conservazione dei documenti digitali è sempre un tema di attualità. 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