La dematerializzazione dei documenti di trasporto è un tassello fondamentale della digital supply chain, nonché un fattore di efficienza e competitività sul mercato. Nonostante la progressiva digitalizzazione del ciclo dell’ordine a seguito dell’obbligatorietà della fattura elettronica e di alcune fattispecie di ordini, le aziende utilizzano ancora con frequenza il DDT cartaceo, con tutte le note conseguenze in termini di costi, tempi di gestione, errori ed efficienza.
Quali sono, dunque, gli ostacoli che separano le imprese dalla dematerializzazione dei documenti di trasporto? A parte una frequente – ma tutt’altro che banale – resistenza al cambiamento e a una certa disinformazione in materia, ciò che rallenta la dematerializzazione dei documenti di trasporto è la complessità dell’ecosistema logistico. Le grandi aziende hanno relazioni commerciali con centinaia di clienti e fornitori e decine di trasportatori diversi, anch’essi con un ruolo fondamentale all’interno delle supply chain. Se a questo si somma un grado di maturità digitale eterogeneo e una scarsa integrazione tra i player dell’ecosistema, si comprende perché il DDT cartaceo stia di fatto sopravvivendo alla rivoluzione digitale. Restano comunque vive tutte le sue inefficienze e sono già disponibili standard digitali internazionali (come DesAdv), che di fatto potrebbero supportare un (potenziale) obbligo futuro.
In termini pratici, come dovrebbero agire le imprese per attuare la dematerializzazione dei documenti di trasporto e semplificare i flussi logistici? Identifichiamo 3 step: la dematerializzazione del DDT, la gestione digitale della presa in carico e della Proof of Delivery (POD). Vediamoli in dettaglio, cercando di identificare delle soluzioni adeguate.
Dematerializzare la logistica è essenziale per ottenere efficienza, trasparenza e un’avvertibile riduzione dei costi. Per certificare il trasferimento delle merci, il DDT non deve necessariamente accompagnarle ma può essere trasmesso in forma elettronica entro il giorno in cui ha inizio il trasporto. La dematerializzazione del DDT è quindi uno dei passi che conducono alla semplificazione della logistica.
La complessità dipende principalmente da due fattori: l’assenza di standard vincolanti a livello di formati e canali di trasmissione e la maturità digitale eterogenea tra cedente e cessionario. Dematerializzazione dei documenti di trasporto non significa, infatti, scansionare il cartaceo e inviare un PDF via e-mail - per quanto tecnicamente possibile -, ma abbattere le operazioni manuali, ovvero fare in modo che il DDT venga prodotto dai sistemi gestionali e documentali dell’azienda e trasferito al destinatario in modo il più possibile automatizzato in funzione della maturità digitale del ricevente. Le aziende più evolute, che gestiscono centinaia di DDT ogni giorno, possono optare per un flusso di dati EDI, in altri casi l’e-mail e/o una PEC sono strumenti adeguati.
I problemi legati alla multicanalità in ingresso e in uscita, che derivano dall’assenza di standard vincolanti, si risolvono quindi mediante piattaforme ad hoc integrate con i gestionali e in grado di automatizzare il processo di ricezione e di invio dei DDT a prescindere dai formati e dai canali trasmissivi. Per quanto concerne la ricezione, inoltre, i sistemi più evoluti possono operare anche un’estrazione automatica dei dati (RPA) - si pensi ai DDT che arrivano in PDF - e successiva integrazione del flusso informativo nei sistemi gestionali.
Nell’ambito della dematerializzazione dei documenti di trasporto rientra quella della presa in carico della merce, che coinvolge il trasportatore. In questo caso, la digitalizzazione si può avvalere di terminali e tablet di firma grafometrica, che di fatto eliminano la necessità di un documento cartaceo che attesti la presa di possesso e l’acquisizione di responsabilità da parte del trasportatore.
Infine, occorre dematerializzare la trasmissione della Proof of Delivery, che costituisce la prova dell’avvenuta consegna del bene dal vettore al cliente. La POD va ovviamente trasmessa a colui che invia la merce.
Il tema è delicato perché non tutti i trasportatori consegnano le POD in modo puntuale e, anche in questo caso, la maturità digitale eterogenea può creare rallentamenti e inefficienze, soprattutto a quelle aziende che si avvalgono di decine di vettori diversi. In questo caso, l’unica soluzione efficiente ed economicamente sostenibile è quella della piattaforma esterna preventivamente integrata con i sistemi informativi di tutti i (o del maggior numero di) trasportatori. In questo modo, il vettore può trasferire la POD senza alcun effort aggiuntivo, mentre l’azienda può automatizzare il processo di ricezione e applicare – nel caso – tecnologie RPA per abbattere le operazioni manuali.