Le aziende che acquistano beni da Paesi Extra-UE devono gestire non soltanto la bolletta doganale elettronica (intesa come singolo documento), ma tutto il processo di importazione, che comprende dichiarazioni doganali, la trasmissione di un dossier documentale, il corrispondente pagamento dell’IVA e la registrazione delle bollette negli appositi registri, la contabilizzazione e l’archiviazione. In particolare, la bolletta doganale elettronica è il documento (in formato elettronico) prodotto dall’autorità doganale che descrive accuratamente le quantità e le tipologie di beni introdotti in Italia nonché l’onere (doganale) da corrispondere.
Il processo di importazione è molto complesso - lo stesso dossier doganale comprende più di 10 documenti -, e per questo le aziende si avvalgono solitamente di un soggetto terzo specializzato, noto come sdoganatore o importatore, che si fa carico di tutte le attività burocratiche e di comunicazione con la Dogana. Di fatto, è un soggetto che si interpone tra la Dogana e l’azienda e si fa carico della complessità dei processi sottostanti. A partire dal 2003, è peraltro disponibile in Italia il sistema AIDA (Automazione Integrata Dogane e Accise), che si occupa di gestione automatizzata delle dichiarazioni di importazione ed è uno dei sistemi più avanzati nell’ausilio all’operatività delle Dogane.
Nonostante AIDA, il processo di import non perde la sua complessità, anzi presenta alcuni passaggi chiaramente ottimizzabili. Volendo semplificare, l’azienda e l’importatore creano il dossier doganale raccogliendo la documentazione necessaria, dopo di che quest’ultimo produce la bolletta doganale e dà il via allo sdoganamento vero e proprio, che comporta la comunicazione con la Dogana per la gestione dei documenti e l’esecuzione di tutti i controlli del caso. Infine, l’importatore ha l’onere di trasmettere la bolletta digitale elettronica in azienda (solitamente, in PDF) per la contabilizzazione, che segue un iter molto simile a quello della fattura passiva. L’azienda è tenuta a conservare a norma tutta la documentazione per 10 anni, in caso di eventuali controlli.
All’interno dell’iter appena descritto si presentano frequentemente alcune criticità, soprattutto nelle fasi di raccolta della documentazione e di contabilizzazione della bolletta doganale elettronica. In quest’ultimo caso, il processo risente di tutti i limiti dei workflow manuali: la documentazione è infatti trasmessa dall’importatore all’azienda in forma destrutturata e va riportata manualmente all’interno del gestionale. Altro elemento di complessità è la raccolta dei documenti, visto che questi sono anch’essi destrutturati e in alcuni casi ancora cartacei. A tale complessità si aggiungono anche i rapporti con i trasportatori, che per ogni flusso di importazione possono essere (ben) più di uno e con un livello di maturità digitale molto diverso che si riflette sull’efficienza dei flussi documentali.
La necessità di evolvere verso un sistema semplificato, uniformato a livello europeo e in linea con gli istituti del Codice Doganale Unionale, ha dato il via ad un lungo percorso di reingegnerizzazione della piattaforma AIDA, il cui iter è stato fortemente accelerato da gennaio 2021 ed è giunto a compimento lo scorso 1° gennaio 2022 con la chiusura delle sperimentazioni e il go live della nuova piattaforma.
La principale novità è l’introduzione di una Piattaforma di Accoglienza che consente la trasmissione dei documenti tra importatore e Dogana in formato elettronico standardizzato: in particolare, viene utilizzato l’XML via WebService. Il grande impatto sulle aziende riguarda la fase successiva, ovvero quella della gestione della bolletta doganale elettronica, che ora è standardizzata e quindi in formato XML. Ripercorrendo lo stesso identico iter della fattura elettronica, anche qui la standardizzazione abbatte tutte le inefficienze gestionali (lavori manuali, errori…) poiché consente di registrare la bolletta doganale elettronica direttamente nei gestionali dell’azienda e dei suoi sistemi documentali, avviando in forma automatica l’iter di conservazione a norma.