La conservazione digitale dei documenti è la fase finale del percorso di digitalizzazione documentale. Percorso che, com’è noto, non consiste nella semplice trasformazione di un documento originariamente cartaceo in uno digitale (la cosiddetta dematerializzazione), ma nella reingegnerizzazione dell’intero ciclo di vita documentale, che passa attraverso le fasi di creazione, approvazione, firma, condivisione e, appunto, conservazione.
Per comprendere cosa sia la conservazione digitale dei documenti e quali le linee guida, occorre per prima cosa liberare il campo da un possibile equivoco. La conservazione digitale dei documenti non è l’archiviazione né lo storage della loro rappresentazione digitale, ovvero dei file. L’archiviazione non è disciplinata normativamente, non è obbligatoria e viene implementata attraverso sistemi diversi: procedure di backup su server e PC locali, in cloud e via dicendo.
Secondo AgID, invece, la conservazione digitale dei documenti è “l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. È una procedura, un metodo che garantisce al documento digitale la persistenza del valore legale (acquisito con la firma) nel corso del tempo e permette – in caso di dematerializzazione – di fare a meno dell’originale cartaceo. Non può dunque essere un mero storage del documento digitale, né tantomeno una copia.
Il processo di conservazione digitale (un tempo si era soliti definirla “sostitutiva” di quella cartacea) è quindi disciplinato a livello normativo. AgID definisce le modalità operative, le procedure, i soggetti e le responsabilità. Più in dettaglio, citando diret2tamente AgID, vengono definiti:
Particolare rilevanza ha la figura del Responsabile della Conservazione e la redazione del Manuale della Conservazione, che deve comprendere una descrizione dettagliata delle modalità di conservazione e i relativi strumenti adottati. L’obiettivo finale, come previsto dall’art.44 del CAD è quello di garantire al documento “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità” nel tempo. Tra le varie misure previste dalla normativa, segnaliamo il Pacchetto di Versamento e quello di Archiviazione, con cui il Responsabile conclude la procedura.
La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti, come i contratti firmati digitalmente, le PEC e le fatture elettroniche, ma l’esigenza di conservare tutta la documentazione che potrebbe essere oggetto di contenzioso estende a dismisura il raggio d’azione della conservazione digitale dei documenti. Documenti di Trasporto, Bilanci, pagamenti e molto altro, rientrano di diritto nel tema della conservazione a norma, che può essere gestita efficacemente da una struttura interna dell’azienda o affidata in outsourcing a soggetti terzi che diano adeguate garanzie di affidabilità, esperienza, competenza e solidità delle soluzioni proposte, oltre al continuo aggiornamento rispetto alle evoluzioni normative. Giova ripetere che conservare a norma non significa acquistare un prodotto, ma adeguare la propria azienda a un nuovo modo di gestire il comparto documentale, con importanti risvolti anche sul modello organizzativo.
Qual è, infine, il collegamento tra la conservazione digitale e innovazione? Di per sé, la conservazione digitale dei documenti abilita una serie di vantaggi immediati e di sicuro impatto: un’evidente riduzione dei costi e dei tempi di gestione, maggiore sicurezza rispetto agli archivi cartacei e rapidità di ricerca delle informazioni, che ancora una volta si riversa (in modo benefico) su tempi e costi. Ma l’innovazione? Quella è insita nell’intero percorso di digitalizzazione: un documento nativamente digitale è fruibile su qualsiasi supporto e dispositivo e può rientrare in workflow approvativi gestiti completamente in digitale, per cui più veloci, snelli e dinamici. Non solo: la gestione digitale si estende all’esterno dell’azienda, nei confronti di partner, clienti, fornitori e collaboratori, anch’essi coinvolti nei vari iter di condivisione documentale. Questi, un tempo lunghi e tortuosi, possono ora essere automatizzati, rendendo l’azienda più efficiente e agile nei confronti del mercato. Il tutto, giova sempre ripeterlo, senza alcun compromesso sotto il profilo della sicurezza.