--- title: "Conservazione digitale dei documenti: linee guida per essere a norma e innovare l'impresa" description: "La conservazione digitale dei documenti è uno step essenziale nella trasformazione dei processi aziendali: ecco come fare" image: https://blog.digtechs.com/hubfs/conservazione%20digitale%20dei%20documenti.png --- [![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png)](https://digtechs.com/) - Ai Solutions [Order To Cash Overview](https://digtechs.com/order-to-cash/) [Procure To Pay Overview](https://digtechs.com/procure-to-pay/) [Supply Chain Compliance Overview](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/) [Agentic AI](https://digtechs.com/agentic-ai/) [Gestione Ordini di Vendita](https://digtechs.com/order-to-cash/gestione-ordini-vendita/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/order-to-cash/electronic-data-interchange/) [E-Delivery](https://digtechs.com/order-to-cash/e-delivery/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/order-to-cash/transportation-management-system/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Document Distribution Service](https://digtechs.com/order-to-cash/document-distribution-service/) [Credit Management](https://digtechs.com/order-to-cash/credit-management/) [Bill Payment](https://digtechs.com/order-to-cash/bill-payment/) [Matching & Reconciliation](https://digtechs.com/order-to-cash/matching-reconciliation/) [Portale Clienti](https://digtechs.com/order-to-cash/portale-clienti/) [Gestione Ordini di acquisto](https://digtechs.com/procure-to-pay/gestione-ordini-di-acquisto/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/procure-to-pay/electronic-data-interchange/) [E-Collection](https://digtechs.com/procure-to-pay/e-collection/) [Raccolta e registrazione fatture](https://digtechs.com/procure-to-pay/raccolta-e-registrazione-fatture/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Portale Fornitori](https://digtechs.com/procure-to-pay/portale-fornitori/) [Invoice Trading](https://digtechs.com/procure-to-pay/invoice-trading/) [Automazione processi doganali e di spedizione](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/automazione-processi-doganali-e-di-spedizione/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/transportation-management-system/) [IoT & Tracciabilità](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/iot-tracciabilita/) [ESG Compliance & Reporting](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/esg-compliance-reporting/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![efti\_e-crm](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/efti_e-crm.png) Webinar eFTI, e-CMR e dogane digitali Orientarsi nel futuro della logistica digitale [Scopri di più](https://digtechs.com/efti-e-cmr-e-dogane-digitali-orientarsi-nel-futuro-della-logistica-digitale/) ![whitepaper\_ai](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/whitepaper_ai.png) White Paper Agenti Ai Come automatizzare i processi finance e supportare le decisioni del CFO [Scopri di più](https://content.digtechs.com/white-paper-agenti-ai-come-automatizzare-i-processi-finance) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) - 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[1.0 Conservazione digitale dei documenti: le linee guida AgID](https://blog.digtechs.com/conservazione-digitale-dei-documenti-linee-guida-per-essere-a-norma-e-innovare-limpresa#section-1) 2. [2.0 Conservazione digitale dei documenti e impatto sull’innovazione](https://blog.digtechs.com/conservazione-digitale-dei-documenti-linee-guida-per-essere-a-norma-e-innovare-limpresa#section-2) In questo articolo 1. [1.0 Conservazione digitale dei documenti: le linee guida AgID](https://blog.digtechs.com/conservazione-digitale-dei-documenti-linee-guida-per-essere-a-norma-e-innovare-limpresa#section-1) 2. [2.0 Conservazione digitale dei documenti e impatto sull’innovazione](https://blog.digtechs.com/conservazione-digitale-dei-documenti-linee-guida-per-essere-a-norma-e-innovare-limpresa#section-2) Articolo pubblicato il 14 aprile 2022 Tempo di lettura 4 minuti Topic [Digital Transformation](https://blog.digtechs.com/tag/digital-transformation) Share post La conservazione digitale dei documenti è la **fase finale del percorso di digitalizzazione documentale.** Percorso che, com’è noto, non consiste nella semplice trasformazione di un documento originariamente cartaceo in uno digitale (la cosiddetta [**dematerializzazione**](https://blog.digtechs.com/dematerializzazione-dei-contratti-e-norme-cosa-devi-fare?hsLang=it)), ma nella reingegnerizzazione dell’intero ciclo di vita documentale, che passa attraverso le fasi di creazione, approvazione, firma, condivisione e, appunto, conservazione.     ## **Conservazione digitale dei documenti: le linee guida AgID** Per comprendere cosa sia la conservazione digitale dei documenti e quali le linee guida, occorre per prima cosa liberare il campo da un possibile equivoco. **La conservazione digitale dei documenti non è l’archiviazione né lo storage** della loro rappresentazione digitale, ovvero dei file. L’archiviazione non è disciplinata normativamente, non è obbligatoria e viene implementata attraverso sistemi diversi: procedure di backup su server e PC locali, in cloud e via dicendo. Secondo AgID, invece, la conservazione digitale dei documenti è “*l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici*”. È una procedura, un metodo che garantisce al documento digitale la persistenza del valore legale (acquisito con la [**firma**](https://blog.digtechs.com/firma-digitale-aziende?hsLang=it)) nel corso del tempo e permette – in caso di dematerializzazione – **di fare a meno dell’originale cartaceo**. Non può dunque essere un mero storage del documento digitale, né tantomeno una copia. Il processo di conservazione digitale (un tempo si era soliti definirla “sostitutiva” di quella cartacea) è quindi **disciplinato a livello normativo.** AgID definisce le modalità operative, le procedure, i soggetti e le responsabilità. Più in dettaglio, [citando diret2tamente AgID](https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione), vengono definiti: - natura e funzione del sistema; - modelli organizzativi; - ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti; - descrizione del processo di conservazione; - profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione. Particolare rilevanza ha la figura del Responsabile della Conservazione e la redazione del Manuale della Conservazione, che deve comprendere una **descrizione dettagliata delle modalità di conservazione e i relativi strumenti adottati**. L’obiettivo finale, come previsto dall’art.44 del CAD è quello di garantire al documento “**autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità**” nel tempo. Tra le varie misure previste dalla normativa, segnaliamo il Pacchetto di Versamento e quello di Archiviazione, con cui il Responsabile conclude la procedura.     ## **Conservazione digitale dei documenti e impatto sull’innovazione** La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti, come i contratti firmati digitalmente, le PEC e le fatture elettroniche, ma l’esigenza di conservare tutta la documentazione che **potrebbe essere oggetto di contenzioso** estende a dismisura il raggio d’azione della conservazione digitale dei documenti. Documenti di Trasporto, Bilanci, pagamenti e molto altro, rientrano di diritto nel tema della conservazione a norma, che può essere gestita efficacemente da una struttura interna dell’azienda o affidata in outsourcing a s**oggetti terzi che diano adeguate garanzie di affidabilità, esperienza, competenza e solidità** delle soluzioni proposte, oltre al continuo aggiornamento rispetto alle evoluzioni normative. 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Non solo: la gestione digitale si estende all’esterno dell’azienda, nei confronti di partner, clienti, fornitori e collaboratori, anch’essi coinvolti nei vari iter di condivisione documentale. Questi, un tempo lunghi e tortuosi, **possono ora essere automatizzati**, rendendo l’azienda più efficiente e agile nei confronti del mercato. Il tutto, giova sempre ripeterlo, senza alcun compromesso sotto il profilo della sicurezza. [![Digital Technologies - La mappa dell'innovazione per imprese](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/6476864/dfa1f7e1-7059-4bd6-9bbe-7cd7be768d39.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/6476864/dfa1f7e1-7059-4bd6-9bbe-7cd7be768d39) Topic [Digital Transformation](https://blog.digtechs.com/tag/digital-transformation) Share post ## Potrebbe interessarti anche [![DT\_AI nella Supply Chain](https://blog.digtechs.com/hubfs/AdobeStock_950006994.jpeg) 11 giu 2026](https://blog.digtechs.com/ai-nella-supply-chain-come-collegare-i-flussi-logistici-e-finanziari?hsLang=it) Artificial Intelligence ### [AI nella Supply Chain: come collegare i flussi logistici e finanziari?](https://blog.digtechs.com/ai-nella-supply-chain-come-collegare-i-flussi-logistici-e-finanziari?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/ai-nella-supply-chain-come-collegare-i-flussi-logistici-e-finanziari?hsLang=it) [![DT\_AI nel Procurement](https://blog.digtechs.com/hubfs/shutterstock_2517128287.jpg) 08 giu 2026](https://blog.digtechs.com/ai-nel-procurement-esempi-impatti-processo-acquisti?hsLang=it) Artificial Intelligence ### [AI nel Procurement, 5 esempi per capirne gli impatti](https://blog.digtechs.com/ai-nel-procurement-esempi-impatti-processo-acquisti?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/ai-nel-procurement-esempi-impatti-processo-acquisti?hsLang=it) [![](https://blog.digtechs.com/hubfs/shutterstock_2581103403.jpg) 04 mag 2026](https://blog.digtechs.com/vat-in-the-digital-age-iva-e-invoicing-reporting-digitale?hsLang=it) E-Invoicing ### [VAT in the Digital Age: cosa cambia per IVA, e-invoicing e reporting digitale](https://blog.digtechs.com/vat-in-the-digital-age-iva-e-invoicing-reporting-digitale?hsLang=it) [Read More](https://blog.digtechs.com/vat-in-the-digital-age-iva-e-invoicing-reporting-digitale?hsLang=it) Iscriviti alla Newsletter ## Ricevi insight che semplificano i tuoi processi aziendali Contenuti pratici, aggiornamenti e best practice per ottimizzare i flussi documentali e rimanere sempre conformi alle normative. ![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png) Milano – Innovation HUB Via Politi 10, Milano, Trezzano sul Naviglio, 20090 Telefono: +39 0286882487 Email: info@digtechs.com Follow us L'Azienda [Investor & Relations](https://digtechs.com/investor-relations/) [Careers](https://digtechs.com/careers/) [News](https://digtechs.com/category/news/) [Blog](https://blog.digtechs.com) Governance & Compliance [Modello organizzativo](https://digtechs.com/modello-organizzativo/) [Privacy Policy](https://digtechs.com/privacy-policy/) [Cookie Policy](https://digtechs.com/cookie-policy/) [Whistleblowing](https://services.digtechs.com/whistleblowing/welcome) ![Partner 1](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-1.png) ![Partner 2](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-2.png) ![Partner 3](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-3.png) ![Partner 4](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-4.png) ![Partner 5](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-5.png) ![Partner 6](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/partner-logo-6.png) Copyright © 2026 Digital Technologies Srl Società Benefit – P.IVA 09720790964 | Società soggetta all’attività di direzione e coordinamento di Ink (BC) Holdco S.p.a. – Codice fiscale 14254460968 ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Digital Technologies", "url" : "https://blog.digtechs.com/author/digital-technologies" }, "dateModified" : "2022-04-14T07:00:00.293Z", "datePublished" : "2022-04-14T07:00:00.000Z", "headline" : "Conservazione digitale dei documenti: linee guida per essere a norma e innovare l'impresa", "image" : [ "https://blog.digtechs.com/hubfs/conservazione%20digitale%20dei%20documenti.png" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://blog.digtechs.com/conservazione-digitale-dei-documenti-linee-guida-per-essere-a-norma-e-innovare-limpresa", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://blog.digtechs.com/hubfs/02_DIGITAL%20TECHNOLOGIES-namirial-neg.png" }, "name" : "Digital Technologies" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "Article", "about" : { "@type" : "Thing", "name" : "Digital Transformation" }, "articleBody" : "La conservazione digitale dei documenti è la fase finale del percorso di digitalizzazione documentale. 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Secondo AgID, invece, la conservazione digitale dei documenti è “l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. È una procedura, un metodo che garantisce al documento digitale la persistenza del valore legale (acquisito con la firma) nel corso del tempo e permette – in caso di dematerializzazione – di fare a meno dell’originale cartaceo. Non può dunque essere un mero storage del documento digitale, né tantomeno una copia. Il processo di conservazione digitale (un tempo si era soliti definirla “sostitutiva” di quella cartacea) è quindi disciplinato a livello normativo. AgID definisce le modalità operative, le procedure, i soggetti e le responsabilità. Più in dettaglio, citando diret2tamente AgID, vengono definiti: natura e funzione del sistema; modelli organizzativi; ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti; descrizione del processo di conservazione; profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione. Particolare rilevanza ha la figura del Responsabile della Conservazione e la redazione del Manuale della Conservazione, che deve comprendere una descrizione dettagliata delle modalità di conservazione e i relativi strumenti adottati. L’obiettivo finale, come previsto dall’art.44 del CAD è quello di garantire al documento “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità” nel tempo. Tra le varie misure previste dalla normativa, segnaliamo il Pacchetto di Versamento e quello di Archiviazione, con cui il Responsabile conclude la procedura. Conservazione digitale dei documenti e impatto sull’innovazione La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti, come i contratti firmati digitalmente, le PEC e le fatture elettroniche, ma l’esigenza di conservare tutta la documentazione che potrebbe essere oggetto di contenzioso estende a dismisura il raggio d’azione della conservazione digitale dei documenti. 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Di per sé, la conservazione digitale dei documenti abilita una serie di vantaggi immediati e di sicuro impatto: un’evidente riduzione dei costi e dei tempi di gestione, maggiore sicurezza rispetto agli archivi cartacei e rapidità di ricerca delle informazioni, che ancora una volta si riversa (in modo benefico) su tempi e costi. Ma l’innovazione? Quella è insita nell’intero percorso di digitalizzazione: un documento nativamente digitale è fruibile su qualsiasi supporto e dispositivo e può rientrare in workflow approvativi gestiti completamente in digitale, per cui più veloci, snelli e dinamici. Non solo: la gestione digitale si estende all’esterno dell’azienda, nei confronti di partner, clienti, fornitori e collaboratori, anch’essi coinvolti nei vari iter di condivisione documentale. Questi, un tempo lunghi e tortuosi, possono ora essere automatizzati, rendendo l’azienda più efficiente e agile nei confronti del mercato. 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