Modellando la propria piattaforma di electronic invoicing sulle peculiari esigenze del cliente, Digital Technologies ha trasformato un obbligo normativo in una grande opportunità per un intero ecosistema di attori economici.
Andiamo per gradi. L’azienda cliente è una multinazionale leader nel settore della distribuzione diretta, che in Italia opera tramite una rete capillare di più di 5.000 venditori liberi professionisti. L’esigenza dell’azienda era chiara: passare dai tradizionali e complessi processi di invoicing alla fatturazione elettronica con una soluzione che si amalgamasse perfettamente non solo con i sistemi e le procedure in essere, ma anche con la complessità di un’organizzazione che si basa su flussi costanti di dati e documenti tra sede, agenti, clienti (con o senza P.IVA), fornitori e concessionari, per un totale di più di 1 milione di fatture gestite ogni anno.
Fin dagli albori del progetto, Digital Technologies si è mossa non solo nell’ottica di abilitare l’electronic invoicing per l’azienda cliente, ma di integrare la propria soluzione in un processo più ampio di trasformazione digitale. Fin da subito, infatti, l’obiettivo era trasformare l’obbligo normativo nell’opportunità di fare un passo avanti importante sotto il profilo dell’efficienza dei processi interni e della digitalizzazione, tenendo in considerazione le peculiarità del modello commerciale del cliente. Con tutti i benefici del caso: automazione dei processi, semplificazione, riduzione di costi, possibilità di rifocalizzare il personale su attività a valore aggiunto, riduzione degli errori e via dicendo.
Si trattava dunque di realizzare una piattaforma ad hoc in grado di gestire un ecosistema di attori economici, ognuno dei quali con esigenze specifiche, e che permettesse all’azienda di incrementare il livello di digitalizzazione e di automazione. La piattaforma doveva essere una sola, completamente integrata, capace di supportare tutte le fattispecie e i casi d’uso, e ovviamente compliant con la normativa in essere, sia a livello di ricezione che di delivery e di conservazione digitale.
La piattaforma di electronic invoicing DT è stata quindi integrata con i sistemi legacy del cliente, con i gestionali e i processi in essere, di modo tale da portare la minor disruption possibile, mentre per i vari soggetti esterni (agenti, concessionari…) sono stati sviluppati moduli verticali e interfacce web/mobile in grado di gestire la fatturazione elettronica in modo smart. Partendo dunque da un obbligo normativo, la piattaforma di electronic invoicing DT ha consentito la creazione di un vero e proprio network/ecosistema integrato tra l’azienda e operatori terzi come agenti, concessionari e fornitori, che sono gli attori economici fondamentali della catena del valore.
La piattaforma eroga dunque un vero e proprio servizio anche per la rete di agenti: a tal fine è stato integrato anche un motore di recognition dei documenti PDF che permette, a chi lo volesse, di continuare a lavorare in modalità tradizionale, caricando la fattura. Inoltre, cosa tutt’altro che secondaria, la piattaforma può veicolare anche altre informazioni e documenti amministrativi come i cedolini delle provvigioni. La soluzione viene proposta e fornita ai venditori ad un prezzo più basso della media di mercato e può essere integrata con i gestionali dei loro commercialisti, così da trasformare (anche per loro) un obbligo in un’opportunità di digitalizzazione e massimizzazione della propria produttività. È noto, infatti, che uno dei limiti di produttività delle vendite sia il tempo impiegato dai venditori in attività di tipo amministrativo: la piattaforma di electronic invoicing DT gestisce con efficienza anche questo aspetto.
Nel capitolo dei benefici aggiungiamo il fatto che la disruption sia stata effettivamente minima, grazie all’integrazione, alla profonda personalizzazione della piattaforma, alla formazione erogata e al progetto di change management, che com’è noto non ha come unico obiettivo l’adozione di un nuovo strumento ma anche la formazione di un mindset giusto per accogliere e sfruttare il cambiamento. La piattaforma, che per il suo carattere innovativo ha ottenuto il primo premio alla scorsa edizione dei Digital360 Awards (categoria Soluzioni B2B e Supply Chain), è in grado di coordinare e digitalizzare tutto l’iter amministrativo, garantendo piena compliance con la normativa italiana ed europea.