L’automazione dei processi è l’ultimo livello, quello più interessante e ambito, del percorso di digitalizzazione dei processi aziendali. Tutti i benefici normalmente associati alla trasformazione digitale, cioè l’aumento di efficienza, velocità, abbattimento degli errori e dei costi, sono quanto mai evidenti nel caso in cui il processo possa fare affidamento sull’automazione. Pur trattandosi di una naturale ambizione di tutte le aziende, l’automazione dei processi assume rilevanza straordinaria nell’era del New Normal, in qualche modo affiancandosi al concetto di business continuity: con una workforce sempre più diffusa e uno smart working che coinvolge ormai milioni di lavoratori (5,35 milioni, secondo le stime dell’Osservatorio Smart Working), dematerializzazione e digitalizzazione sono ciò che permette all’azienda di essere resiliente, mentre l’automazione fornisce quell’efficienza in più con cui affrontare a testa alta la sfide di oggi e di domani.

Automazione processi e la strada verso la maturità digitale

L’automazione è uno dei tasselli che conducono le imprese verso la piena maturità digitale, un percorso ancora piuttosto lungo nonostante l’indubbia accelerazione determinata dalla pandemia: per esempio, nel 2019 l’ordine elettronico è stato impiegato dal 26% delle imprese e il documento di trasporto dal 20%. Senza dubbio migliora la maturità digitale dei processi interni, che sono il punto di partenza del percorso di automazione: secondo l’Osservatorio Digital B2B, il 72% delle aziende utilizza almeno uno strumento fra ERP, CRM, conservazione digitale e workflow approvativi. Non vi è dubbio, inoltre, che qualsiasi area aziendale possa trovare concreti benefici nell’automazione, tra cui (senza alcuna pretesa di completezza) si possono citare:

• Amministrazione e finanza, con la possibilità di automatizzare (almeno in parte) i workflow del ciclo attivo e passivo (order-to-cash, procure-to-pay), il processo record-to-report, i processi di tesoreria e molto altro.
  
  
• Risorse Umane, in particolar modo in ambito payroll nonché nei processi di onboarding/offboarding.
  
  
• Supply Chain Management, per una efficace gestione delle scorte, pianificazione della domanda e contract management.
  
  
• IT, per esempio nei processi di monitoring di server e applicazioni.
  
  
• Customer Service, per i pagamenti, modifiche dati, resi e ordini, eventualmente con l’ausilio di chatbot o virtual assistant.

Automazione dei processi: come fare, in concreto

Nonostante la digitalizzazione sempre più pervasiva, è indubbio che le aziende abbiano ancora a che fare con un’infinità di processi manuali, molti dei quali di routine, ripetitivi, basati su regole prevedibili e a scarso valore aggiunto. Gli esempi nel back office si sprecano: si pensi anche solo alla gestione di una nota spese, che prevede svariati passaggi di controllo, verifica, workflow approvativi e conservazione degli scontrini che si traducono in costi crescenti per l’azienda e in una scarsissima soddisfazione per chi li pone in essere, da cui meno engagement e meno produttività.

Prima cosa da fare è quindi identificare i processi da automatizzare, prediligendo quelli in assoluto più prevedibili e rule-based a livello esecutivo. Inoltre, ci si può concentrare su processi soggetti a verifiche di compliance, poiché l’automazione fornisce trasparenza ed evita ogni genere di errore, favorendo la conformità.

A livello pratico, sono diverse le ipotesi percorribili, tra cui lo sviluppo o la customizzazione di piattaforme ad hoc che vengono integrate con i processi esistenti al fine di massimizzarne l’efficienza, spesso favorendo la collaborazione tra le risorse. Altra ipotesi molto efficace e di successo è la Robotic Process Automation (RPA): semplificando, essa consente all’azienda di non cambiare modus operandi né i tradizionali tool di gestione dei processi, ma adottando dei robot per l’esecuzione delle attività più ripetitive.

Data entry, trasferimento di dati da un’e-mail a un gestionale, spostamento di file e cartelle, scrittura di documenti, estrazione di dati, calcoli e molto altro: il robot simula in tutto e per tutto le attività umane, comprensive di operatività su piattaforme diverse, fornendo un supporto di valore inestimabile alla produttività. I benefici sono evidenti e non si limitano alla riduzione dei costi: della compliance si è detto, ma occorre considerare un ottimo effetto sull’employee engagement, l’eliminazione degli errori e l’impennata di produttività, ovvero tutto il meglio che un imprenditore possa desiderare.