Archiviazione digitale documenti: come farlo in modo legale e sicuro

L’espressione archiviazione digitale dei documenti farebbe pensare a un processo di memorizzazione di contenuti digitali su supporti idonei, in grado cioè di assicurarne l’integrità nel corso del tempo. In realtà, risulta più frequente l’espressione conservazione digitale dei documenti, che si riferisce a un processo regolato da normativa locale e internazionale, il cui fine è garantire la validità dei documenti (anche quelli originariamente cartacei) nel tempo. Vediamo come fare.

Archiviazione e conservazione digitale: la normativa

Partiamo dunque dalla normativa. Secondo l’AgID, un sistema di conservazione è quello che garantisce “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”. Le regole tecniche sono definite nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’AgID.

Le linee guida definiscono un sistema di conservazione disciplinandone tutte le componenti, tra cui:

• i contenuti (documenti informatici, documenti amministrativi informatici e aggregazioni documentali informatiche);
• i formati, gli standard e le specifiche tecniche;
• il processo di conservazione;
• le misure di sicurezza;
• i modelli organizzativi;
• i ruoli e le responsabilità, tra cui quelle specifiche del responsabile della conservazione.

È piuttosto complesso elencare le tipologie che rientrano nell’ambito dell’archiviazione digitale dei documenti, vista l’estensione della materia e la quantità di documenti che vengono gestiti quotidianamente dalle imprese. Vi rientrano certamente documenti fiscali chiave come le fatture, i libri contabili e le note di credito, ma anche contratti, dichiarazioni fiscali (F24, modello IVA…) e, più in generale, i documenti utili per l’opposizione a terzi, come i preventivi, le PEC, DDT, documenti di riconoscimento e molto altro.

Archiviazione digitale dei documenti: firma e marca temporale

Nel macrocosmo dell’archiviazione digitale dei documenti, due temi chiave sono la firma digitale e la marca temporale, strumenti essenziali per una conservazione documentale conforme alle normative vigenti.

• La firma digitale, equiparata alla firma autografa, certifica l’identità del firmatario e garantisce che il contenuto del documento non sia stato alterato dopo la sottoscrizione. Questo è essenziale non solo per proteggere la validità giuridica del documento, ma anche per prevenire eventuali tentativi di manipolazione o falsificazione.
  
  
• La marca temporale attribuisce al documento una data e un orario certificati da un’autorità qualificata. Si tratta di un elemento fondamentale per provare l’esistenza del documento in una forma specifica in un determinato momento, rendendolo incontestabile a livello legale.

La combinazione di firma digitale e marca temporale assicura che i documenti siano autentici, immodificabili e pienamente opponibili a terzi in caso di dispute legali. La firma digitale, come tipologia di firma elettronica qualificata, garantisce il massimo livello di sicurezza e validità giuridica. Anche altre forme di firme elettroniche, come quella semplice e quella avanzata, attribuiscono valore legale ai documenti, ma hanno una forza probatoria meno robusta in situazioni di contestazione.

Conservazione digitale e soluzioni di legal archiving

La conservazione digitale dei documenti richiede strumenti avanzati e affidabili, che garantiscano conformità normativa, sicurezza e accessibilità. Questi strumenti possono essere sviluppati e gestiti internamente o affidati a un outsourcer di fiducia, capace di governare interi processi con competenze specializzate e tool dedicati.

Una soluzione di legal archiving è un sistema IT progettato per garantire che i documenti digitali siano archiviati nel pieno rispetto delle normative vigenti. Tra le caratteristiche vincenti spiccano:

• Acquisizione multiformato, per accogliere documenti di diverse tipologie e formati.
• Apposizione di firme digitali e marche temporali, che, come visto, certificano l’autenticità e la data dei documenti.
• Funzionalità avanzate di ricerca, visualizzazione e monitoraggio, per una gestione rapida ed efficiente di svariate tipologie documentali.

Per massimizzare l’efficacia, queste soluzioni dovrebbero integrarsi perfettamente con i sistemi di gestione documentale già in uso, creando un flusso operativo continuo e senza interruzioni.

Adottare una soluzione di legal archiving porta molteplici benefici. Il principale è certamente la conformità normativa, che consente all’azienda di opporre i documenti in modo efficace durante audit, verifiche o dispute legali, con conseguente riduzione dei rischi.

Dal punto di vista operativo, queste soluzioni ottimizzano i processi interni, offrendo funzionalità di automazione che rendono la gestione documentale più veloce ed efficiente. La possibilità di accedere rapidamente ai documenti necessari, grazie a funzionalità avanzate di ricerca, migliora l’accessibilità e semplifica le attività quotidiane, riducendo i tempi di lavoro.