--- description: Scopri come l’archiviazione digitale dei documenti renda l’azienda più efficiente e compliant con la normativa in essere title: "Archiviazione digitale documenti: come farlo in modo legale e sicuro" image: https://blog.digtechs.com/hubfs/shutterstock_2248746709.jpg --- [![Digital Technologies Namirial](https://blog.digtechs.com/hubfs/raw_assets/public/digtechs-theme/images/logo-digtechs.png)](https://digtechs.com/) - Ai Solutions [Order To Cash Overview](https://digtechs.com/order-to-cash/) [Procure To Pay Overview](https://digtechs.com/procure-to-pay/) [Supply Chain Compliance Overview](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/) [Agentic AI](https://digtechs.com/agentic-ai/) [Gestione Ordini di Vendita](https://digtechs.com/order-to-cash/gestione-ordini-vendita/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/order-to-cash/electronic-data-interchange/) [E-Delivery](https://digtechs.com/order-to-cash/e-delivery/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/order-to-cash/transportation-management-system/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Document Distribution Service](https://digtechs.com/order-to-cash/document-distribution-service/) [Credit Management](https://digtechs.com/order-to-cash/credit-management/) [Bill Payment](https://digtechs.com/order-to-cash/bill-payment/) [Matching & Reconciliation](https://digtechs.com/order-to-cash/matching-reconciliation/) [Portale Clienti](https://digtechs.com/order-to-cash/portale-clienti/) [Gestione Ordini di acquisto](https://digtechs.com/procure-to-pay/gestione-ordini-di-acquisto/) [Electronic Data Interchange](https://digtechs.com/procure-to-pay/electronic-data-interchange/) [E-Collection](https://digtechs.com/procure-to-pay/e-collection/) [Raccolta e registrazione fatture](https://digtechs.com/procure-to-pay/raccolta-e-registrazione-fatture/) [E-Invoicing](https://digtechs.com/e-invoicing/) [Portale Fornitori](https://digtechs.com/procure-to-pay/portale-fornitori/) [Invoice Trading](https://digtechs.com/procure-to-pay/invoice-trading/) [Automazione processi doganali e di spedizione](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/automazione-processi-doganali-e-di-spedizione/) [Transportation Management System](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/transportation-management-system/) [IoT & Tracciabilità](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/iot-tracciabilita/) [ESG Compliance & Reporting](https://digtechs.com/supply-chain-compliance/esg-compliance-reporting/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) ![efti\_e-crm](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/efti_e-crm.png) Webinar eFTI, e-CMR e dogane digitali Orientarsi nel futuro della logistica digitale [Scopri di più](https://digtechs.com/efti-e-cmr-e-dogane-digitali-orientarsi-nel-futuro-della-logistica-digitale/) ![whitepaper\_ai](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/whitepaper_ai.png) White Paper Agenti Ai Come automatizzare i processi finance e supportare le decisioni del CFO [Scopri di più](https://content.digtechs.com/white-paper-agenti-ai-come-automatizzare-i-processi-finance) ![ai\_agents](https://blog.digtechs.com/hubfs/tpl_resource/ai_agents.png) Webinar AI Agents in P2P, O2C e Supply Chain Dalla strategia ai risultati concreti [Scopri di più](https://digtechs.com/ai-agents-in-p2p-o2c-e-supply-chain-dalla-strategia-ai-risultati-concreti/) - 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[1.0 Archiviazione e conservazione digitale: la normativa](https://blog.digtechs.com/archiviazione-digitale-documenti-come-farlo-in-modo-legale-e-sicuro#section-1) 2. [2.0 Archiviazione digitale dei documenti: firma e marca temporale](https://blog.digtechs.com/archiviazione-digitale-documenti-come-farlo-in-modo-legale-e-sicuro#section-2) 3. [3.0 Conservazione digitale e soluzioni di legal archiving](https://blog.digtechs.com/archiviazione-digitale-documenti-come-farlo-in-modo-legale-e-sicuro#section-3) In questo articolo 1. [1.0 Archiviazione e conservazione digitale: la normativa](https://blog.digtechs.com/archiviazione-digitale-documenti-come-farlo-in-modo-legale-e-sicuro#section-1) 2. [2.0 Archiviazione digitale dei documenti: firma e marca temporale](https://blog.digtechs.com/archiviazione-digitale-documenti-come-farlo-in-modo-legale-e-sicuro#section-2) 3. [3.0 Conservazione digitale e soluzioni di legal archiving](https://blog.digtechs.com/archiviazione-digitale-documenti-come-farlo-in-modo-legale-e-sicuro#section-3) Articolo pubblicato il 8 aprile 2025 Tempo di lettura 4 minuti Topic [Archiviazione](https://blog.digtechs.com/tag/archiviazione) Share post L’espressione ***archiviazione digitale dei documenti***farebbe pensare a un processo di memorizzazione di contenuti digitali su supporti idonei, in grado cioè di assicurarne l’integrità nel corso del tempo. In realtà, risulta più frequente **l’espressione *conservazione digitale dei documenti***, che si riferisce a **un processo regolato da normativa locale e internazionale**, il cui fine è garantire la validità dei documenti (anche quelli originariamente cartacei) nel tempo. Vediamo come fare.   ## Archiviazione e conservazione digitale: la normativa Partiamo dunque dalla normativa. Secondo [l’AgID](https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione), un sistema di conservazione è quello che garantisce “*autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici*”. Le regole tecniche sono definite nelle [Linee Guida sulla formazione](https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-05/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf), gestione e conservazione dei documenti informatici dell’AgID. Le linee guida definiscono un *sistema di conservazione* disciplinandone tutte le componenti, tra cui: - i **contenuti** (documenti informatici, documenti amministrativi informatici e aggregazioni documentali informatiche); - i **formati, gli standard e le specifiche tecniche**; - il **processo** di conservazione; - le misure di **sicurezza**; - i **modelli organizzativi**; - i **ruoli e le responsabilità**, tra cui quelle specifiche del *responsabile della conservazione.* È piuttosto complesso elencare le tipologie che rientrano nell’ambito dell’archiviazione digitale dei documenti, vista l’estensione della materia e la quantità di documenti che vengono gestiti quotidianamente dalle imprese. Vi rientrano certamente **documenti fiscali** chiave come le fatture, i libri contabili e le note di credito, ma anche contratti, **dichiarazioni fiscali** (F24, modello IVA…) e, più in generale, i **documenti utili per l’opposizione a terzi**, come i preventivi, le PEC, DDT, documenti di riconoscimento e molto altro.   ## Archiviazione digitale dei documenti: firma e marca temporale Nel macrocosmo dell’archiviazione digitale dei documenti, due temi chiave sono la firma digitale e la marca temporale, *strumenti* essenziali per una conservazione documentale conforme alle normative vigenti. - **La firma digitale**, equiparata alla firma autografa, certifica l’identità del firmatario e garantisce che il contenuto del documento **non sia stato alterato dopo la sottoscrizione**. Questo è essenziale non solo per proteggere la validità giuridica del documento, ma anche per prevenire eventuali tentativi di manipolazione o falsificazione. - **La marca temporale** attribuisce al documento una data e un orario certificati da un’autorità qualificata. Si tratta di un elemento fondamentale per **provare l’esistenza del documento in una forma specifica in un determinato momento**, rendendolo incontestabile a livello legale. La combinazione di firma digitale e marca temporale assicura che **i documenti siano autentici, immodificabili e pienamente opponibili a terzi** in caso di dispute legali. La firma digitale, come tipologia di firma elettronica qualificata, garantisce il massimo livello di sicurezza e validità giuridica. Anche altre forme di firme elettroniche, come quella semplice e quella avanzata, attribuiscono valore legale ai documenti, ma hanno una **forza probatoria meno robusta** in situazioni di contestazione.   ## Conservazione digitale e soluzioni di legal archiving La conservazione digitale dei documenti richiede strumenti avanzati e affidabili, che garantiscano conformità normativa, sicurezza e accessibilità. Questi strumenti possono essere sviluppati e gestiti internamente o affidati a un outsourcer di fiducia, capace di governare interi processi con competenze specializzate e tool dedicati. Una soluzione di legal archiving è un sistema IT progettato per garantire che i documenti digitali siano archiviati nel pieno rispetto delle normative vigenti. Tra le caratteristiche vincenti spiccano: - **Acquisizione multiformato**, per accogliere documenti di diverse tipologie e formati. - **Apposizione di firme digitali e marche temporali**, che, come visto, certificano l’autenticità e la data dei documenti. - **Funzionalità avanzate di ricerca, visualizzazione e monitoraggio**, per una gestione rapida ed efficiente di svariate tipologie documentali. Per massimizzare l’efficacia, queste soluzioni dovrebbero integrarsi perfettamente con i sistemi di gestione documentale già in uso, **creando un flusso operativo continuo e senza interruzioni.** Adottare una soluzione di legal archiving porta molteplici benefici. Il principale è certamente la conformità normativa, che consente all’azienda di opporre i documenti in modo efficace durante audit, verifiche o dispute legali, con conseguente riduzione dei rischi. 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Le linee guida definiscono un sistema di conservazione disciplinandone tutte le componenti, tra cui: i contenuti (documenti informatici, documenti amministrativi informatici e aggregazioni documentali informatiche); i formati, gli standard e le specifiche tecniche; il processo di conservazione; le misure di sicurezza; i modelli organizzativi; i ruoli e le responsabilità, tra cui quelle specifiche del responsabile della conservazione. È piuttosto complesso elencare le tipologie che rientrano nell’ambito dell’archiviazione digitale dei documenti, vista l’estensione della materia e la quantità di documenti che vengono gestiti quotidianamente dalle imprese. Vi rientrano certamente documenti fiscali chiave come le fatture, i libri contabili e le note di credito, ma anche contratti, dichiarazioni fiscali (F24, modello IVA…) e, più in generale, i documenti utili per l’opposizione a terzi, come i preventivi, le PEC, DDT, documenti di riconoscimento e molto altro. Archiviazione digitale dei documenti: firma e marca temporale Nel macrocosmo dell’archiviazione digitale dei documenti, due temi chiave sono la firma digitale e la marca temporale, strumenti essenziali per una conservazione documentale conforme alle normative vigenti. La firma digitale, equiparata alla firma autografa, certifica l’identità del firmatario e garantisce che il contenuto del documento non sia stato alterato dopo la sottoscrizione. Questo è essenziale non solo per proteggere la validità giuridica del documento, ma anche per prevenire eventuali tentativi di manipolazione o falsificazione. La marca temporale attribuisce al documento una data e un orario certificati da un’autorità qualificata. Si tratta di un elemento fondamentale per provare l’esistenza del documento in una forma specifica in un determinato momento, rendendolo incontestabile a livello legale. 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