L’Agenzia delle Entrate è molto chiara in proposito: fatte salve eccezioni (come i professionisti in regime forfettario) l’archiviazione digitale delle fatture elettroniche, o meglio la conservazione sostitutiva, è obbligatoria sia per l’emittente che per il destinatario. Com’è noto, con l’espressione archiviazione digitale delle fatture non si intende la mera memorizzazione di un file, bensì una procedura regolata in modo puntuale dalla legge per permettere loro di mantenere valore legale e opponibilità a terzi nel corso del tempo. L’archiviazione digitale di una fattura elettronica è quindi parte integrante del valore del documento.
Quasi superfluo parlare di benefici della conservazione sostitutiva, soprattutto in un contesto aziendale: le fatture elettroniche, se conservate a norma, non si possono perdere, si trovano in pochi istanti, non impongono costi di carta e stampa e, soprattutto, di mantenimento degli archivi cartacei. Quindi, al di là dell’obbligo di conservare in forma digitale le fatture elettroniche (per 5 anni a fini fiscali e 10 a fini amministrativi), la conservazione sostitutiva è di fatto un importante fattore di digitalizzazione delle aziende, e quindi un’opportunità a tutti gli effetti.
Archiviazione digitale delle fatture: diverse strade percorribili
A livello pratico, aziende e professionisti sono soliti percorrere due strade alternative: quella dell’utilizzo di software dedicato, che automatizza tutti i passaggi richiesti dalla legge per l’archiviazione a norma, oppure l’impiego dell’apposita funzionalità gratuita messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Le due possibilità non sono forzatamente alternative: un’azienda può decidere di sfruttarle entrambe senza particolari vincoli. Inoltre, l’azienda può gestire l’archiviazione all’interno della struttura (archiviazione in-house), oppure affidare il processo in outsourcing a soggetti terzi qualificati.
Posto che le imprese delegano al software la procedura di archiviazione digitale delle fatture, che di conseguenza per loro è trasparente, ci si può interrogare su quali siano i requisiti richiesti affinché il sistema, e quindi la conservazione, si possa definire "a norma". A tal proposito, il sistema di archiviazione deve permettere l’identificazione certa del soggetto che ha firmato il documento, ma soprattutto deve assicurare l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità della fattura stessa. In altri termini, la procedura di conservazione deve garantire che il documento archiviato sia quello originale, senza alcuna alterazione successiva.
Archiviazione digitale delle fatture: la procedura
A livello procedurale, i soggetti che non si affidano al servizio dell’Agenzia delle Entrate devono sincerarsi che il sistema adottato rispetti alcuni principi e requisiti di base:
- È preferibile conservare il documento in formato XML, ovvero quello originale secondo le norme della fattura elettronica italiana. L’Agenzia delle Entrate ha poi esteso i requisiti della conservazione a norma ai file PDF, JPEG e TXT, definendone i requisiti. In ogni caso, il documento originale resta l’XML trasmesso al Sistema d’Interscambio.
- Alla fattura va apposta una firma digitale o una firma elettronica qualificata, che è essenziale per dare valore al documento stesso, a prescindere dall’archiviazione.
- La singola fattura deve essere indicizzata, un’attività che risulta fondamentale per semplificarne il reperimento successivo e ha, oltretutto, un impatto enorme su risparmio di tempo.
- I documenti devono essere ordinati a livello cronologico e raggruppati in lotti di documenti.
- I lotti vanno chiusi e portati in conservazione, il che significa che vanno archiviati in modo definitivo mediante l’apposizione di una firma digitale (o firma elettronica qualificata) e una marca temporale da parte del soggetto responsabile della conservazione.
Qualora il sistema adottato soddisfi tali requisiti, si parla effettivamente di conservazione sostitutiva o di archiviazione digitale delle fatture, espressione che dà valore al documento digitale e accelera il processo di maturità digitale delle aziende.
