Le aziende sentono forte l’esigenza di gestire al meglio i workflow di firma digitale. L’efficacia di molti documenti, infatti, è soggetta a complessi iter autorizzativi, nei quali l’approvazione dei soggetti coinvolti si basa proprio sull’apposizione di una firma digitale o di un altro tipo (ammesso) di firma elettronica.
La firma digitale ha semplificato, accelerato e modernizzato i processi aziendali. La digitalizzazione documentale, infatti, si completa con uno strumento in grado di fornire validità giuridica al documento senza richiedere una stampa e una firma autografa. Così facendo, le aziende accelerano i processi, abbattono i costi, i potenziali errori legati alle attività manuali e possono anche avvalersi della conservazione digitale a norma.
Resta il fatto che la firma, come anticipato, non è uno strumento a sé ma va calato nel contesto di workflow di firma digitale che, in molti casi, coinvolgono divisioni e soggetti diversi e, oltretutto, devono seguire un iter ben definito. Capita spesso che ogni soggetto coinvolto abbia responsabilità diretta su una certa parte del documento e debba firmarlo più volte in punti diversi proprio per l’assunzione della responsabilità. In questi casi, a dire il vero piuttosto frequenti, il metodo tradizionale cartaceo incontra diverse criticità: oltre a tutte quelle citate, possono verificarsi errori nel posizionamento delle firme e dimenticanze che impongono continue revisioni, correzioni e sovrascritture.
La digitalizzazione della firma è un passo fondamentale verso la soluzione di tutte le criticità dei processi tradizionali, ma solo nel caso in cui l’azienda possa mettere in campo strumenti documentali che supportino i workflow di firma digitale e abbiano tutte le funzionalità necessarie per accelerare i processi e impedire tassativamente gli errori. L’obiettivo è quello di coinvolgere gradualmente tutti i soggetti all’interno di un percorso ben definito e sfruttare il più possibile l’automazione all’interno del processo, producendo un documento finale di valore legale e rispettoso di tutti i requisiti richiesti da chi ha progettato il workflow stesso.
I migliori strumenti al servizio dei workflow documentali supportano diversi tipi di firma, la cui scelta dipende - com’è noto – proprio dal tipo di documento che va gestito e approvato. Il workflow di firma digitale deve essere semplice da progettare e si deve avvalere di strumenti sicuri, ovvero basati su diversi livelli di autorizzazione che dipendono dal ruolo ricoperto in azienda.
Un altro aspetto molto importante delle soluzioni di workflow di firma digitale è la possibilità di contrassegnare tutte le aree in cui vanno apposte le firme assegnandole ai singoli partecipanti al workflow: grazie a una serie di controlli, diventa così impossibile giungere al termine dell’iter con qualche firma mancante. L’automazione, dal canto suo, si manifesta nella capacità del tool di far avanzare il processo in forma progressiva e continua, a seconda delle specificità del documento: in alcuni casi tutti i soggetti possono essere coinvolti contemporaneamente, in altri – quando magari il testo non è ancora definitivo – è necessario seguire un iter predefinito.
Molto importante, infine, la user experience: quando possibile, la gestione del ciclo di vita del documento e la relativa apposizione di tutte le firme dovrebbe essere possibile anche da remoto, avvalendosi di un dispositivo mobile come uno smartphone o un tablet. In questo modo, oltre a tutti i benefici di sicurezza, automazione ed efficienza (con contestuale riduzione dei costi) tipici del digitale, l’intero processo subisce una forte accelerazione, rendendo l’azienda sempre più agile e reattiva nei confronti del mercato.