Chi si occupa quotidianamente di tecnologia stenta a credere che l'ufficio paperless non sia, ai giorni d’oggi, un concetto ormai universalmente diffuso e adottato. Purtroppo, non è così: la trasformazione digitale delle imprese, peraltro avviata da anni, non è ancora giunta a totale compimento, e questo si traduce in statistiche poco incoraggianti come i (circa) 320 chili di carta usati mediamente da una persona in un anno (fonte: wastefreemail) o, peggio ancora, il fatto che il 45% di quella stampata in ufficio venga poi buttata via nell’arco della giornata (via: formstack).
Ora, senza entrare in questioni - peraltro importantissime - di sostenibilità ambientale, è palese il fatto che la sopravvivenza della carta e delle procedure manuali rappresenti una vera e propria spina nel fianco nei confronti delle aziende. Queste, avendo a che fare con mercati sempre più competitivi, l’ultima cosa che possono permettersi di fare è mantenere in vita una fonte di costi e sprechi assolutamente evitabile. E non parliamo solo del costo della carta, peraltro non trascurabile, o dello spazio degli archivi, delle stampanti, dei toner e del personale che, inevitabilmente, si trova a lavorare su certi documenti come faceva 30 anni fa, ma anche tutta una serie di limiti e di colli di bottiglia che un sano ufficio paperless, fondato sulla digitalizzazione dei documenti e dei processi, ha superato da tempo.
È peraltro vero che alcune aziende non concretizzano completamente il concetto di ufficio paperless per una serie di motivi che vanno da timori legati alla sicurezza e alla compliance, ma senza dimenticare una generica - temibilissima - resistenza al cambiamento. A loro discolpa va detto che le imprese non sono “isole indipendenti”, ma hanno a che fare con clienti, partner e fornitori che, soprattutto nelle supply chain estese, hanno ognuno un “proprio” livello di digitalizzazione, il che rende ancor più complesso ragionare in termini di dematerializzazione al 100%. Resta il fatto che i vantaggi, in termini di risparmio (immediato), produttività ed efficienza, sono tali da convincere qualsiasi struttura, mentre gli strumenti a disposizione dell’azienda, sintetizzati dalle piattaforme di Enterprise Content Management, non si limitano a fornire un toolset completo di strumenti per la digitalizzazione, la gestione dei workflow e l’archiviazione, ma sono anche semplici da usare.
Ecco i principali benefici specifici che un paperless office può fornire alle imprese di qualsiasi dimensione.
Sia i documenti di carta sia i file possono essere protetti, ma ovviamente non è la stessa cosa. Nel primo caso, protezione significa inaccessibilità pressoché totale, nel secondo la definizione di criteri di sicurezza che lo rendano accessibile (con un click) solo alle persone e in contesti autorizzati. Inoltre, il documento originale cartaceo è uno solo, quello digitale può essere (anzi, dovrebbe essere) soggetto a backup e replica, al fine di garantire business continuity e disaster recovery.
La dematerializzazione documentale, elemento cardine dell'ufficio paperless, fa sì che l’accesso autorizzato ai dati sia immediato, mentre (ovviamente) non lo è nel caso di archivi cartacei. I migliori sistemi di Enterprise Content Management comprendono, infatti, strumenti di indicizzazione e ricerca tali da acquisire il contenuto richiesto in una manciata di secondi. Anche questo rappresenta un risparmio enorme per l’azienda.
In un ufficio paperless, i documenti diventano dati. E come tali possono essere elaborati e trasformati in valore tangibile tramite le più recenti tecniche di data science (Big Data, AI, ecc.). Il tema è enorme e gli use case pressoché infiniti, potendo riguardare ogni funzione aziendale, settore e mercato di riferimento. Il concetto di base, però, è lo stesso: oggi, le aziende migliori fondano il proprio vantaggio competitivo sull’acquisizione e l’elaborazione di enormi volumi di dati, rivolgendosi a loro sia come supporto decisionale nell’immediato, sia per gestire al meglio il futuro prossimo.
Le aziende sono tenute a conservare molti documenti per una certa quantità di anni. Questo ha comportato, nel tempo, l’aumento di volume degli archivi cartacei, che si “traducono” in spese da sostenere. Un ufficio paperless digitalizza i documenti portandoli in conservazione sostitutiva, cioè rimanendo (qualora i requisiti siano rispettati, s’intente) aderente alla normativa di riferimento. Ma, questa volta, senza sprecare spazio.