Le soluzioni di firma digitale sono uno strumento essenziale a cui le aziende devono tendere per essere maggiormente competitive sul mercato: ridisegnare i processi interni in chiave digitale, puntando alla velocità ed alla snellezza delle procedure, rappresenta ormai una leva imprescindibile per ottenere un vantaggio significativo. Il tutto generando valore per l’organizzazione e introducendo - al contempo - innovazione.
Nell’ambito della trasformazione digitale, dunque, assume un ruolo chiave il concetto di innovazione, intesa come un percorso di revisione dei tradizionali processi aziendali: innovare non significa solo investire nelle tecnologie digitali attualmente disponibili sul mercato, ma comporta necessariamente un intervento per l’ammodernamento dei processi.
È questa la certezza che orienta l’operato di Digital Technologies (DT): grazie alle esperienze accumulate con l’implementazione di numerose soluzioni presso aziende tra loro eterogenee, rappresenta un partner chiave per la digitalizzazione delle imprese.
Digital Technologies, dunque, opera nella convinzione che la vera innovazione passi dai processi ed è proprio questo che determina il successo di un progetto di innovazione digitale.
Per supportare e guidare le aziende nel processo di ammodernamento e revisione dei loro processi interni, DT propone una serie di servizi, che spaziano dall’Hyperautomation (RPA, AI, process mining, chatbot, etc.) alla fatturazione elettronica internazionale.
Tra i più significativi è possibile annoverare le soluzioni di firma digitale ed elettronica per la semplificazione dello scambio di documenti in diversi processi (Sales e Customer Service, HR & contrattualistica, Acquisti e Amministrazione, Reti di vendita, etc.).
In particolare, queste, hanno come scopo principale quello di modernizzare, snellire e velocizzare i tradizionali processi di firma. Questi, infatti, sono spesso caratterizzati da significative ed impattanti inefficienze, dovute principalmente alla gestione cartacea e alla generale mancanza di visibilità sull’intero processo.
Numerose sono le soluzioni di firma digitale introdotte da DT in contesti diversificati per dimensioni, settore e maturità digitale: un caso virtuoso è rappresentato dall’implementazione di una piattaforma presso una nota azienda del settore logistico, leader nazionale nella media e grande distribuzione.
Lo strumento è rivolto alla forza vendita dell’organizzazione per la semplificazione delle procedure contrattuali, tradizionalmente gestite in presenza ed in modalità cartacea.
In linea con quanto emerso fin qui, il successo della soluzione è stato determinato proprio dalla volontà di ridisegnare l’intero processo in chiave digitale: il contratto, infatti, viene gestito in modalità paperless e trasmesso direttamente al cliente che può firmarlo digitalmente da remoto, senza dover essere presente fisicamente.
Questo rappresenta un passo enorme nel processo di semplificazione dello scambio di documentazione, perché le soluzioni di firma digitale sono in grado di garantire valore legale ai documenti e di ridurre i tempi complessivi del processo.
La soluzione è stata implementata in soli 60 giorni, dal kick-off al go-live, e vede la gestione complessiva di più di 12.000 documenti all’anno.
I tempi legati alla conclusione dell’iter di firma per un singolo contratto sono stati drasticamente abbattuti. Basti pensare che, totalmente integrato con i sistemi legacy in essere presso l’azienda, lo strumento consente di ridurre notevolmente il periodo intercorso tra la firma del documento e la sua registrazione sull’ERP aziendale: da un una media di circa tre giorni, si passa ad un intervallo massimo di tempo circa un’ora.
Tra i principali benefici introdotti, alcuni sono sicuramente tipici delle soluzioni di firma digitale: l’incremento della velocità di gestione delle procedure, la compliance normativa, il risparmio di tempo e quello economico. Quest’ultimo elemento si è tradotto in una significativa riduzione dei costi legati alla stampa, con risultati rilevanti in termini di sostenibilità. L’implementazione dello strumento, infatti, ha consentito di ridurre notevolmente l’impatto ambientale, in linea con le politiche e gli obiettivi aziendali prefissati: si stima una riduzione nelle emissioni di anidride carbonica pari a circa 30.000 kg, grazie principalmente all’eliminazione della carta e alla diminuzione degli spostamenti.
La soluzione è stata favorevolmente accolta anche dagli utilizzatori, che ne hanno constatato con mano tutte le suddette potenzialità, avendo anche modo di sperimentare direttamente la semplicità e l’intuitività di utilizzo dello strumento.