Nel mare magnum della trasformazione digitale si parla spesso di software e tool di RPA (Robotic Process Automation). Soprattutto in era di pandemia e di smart working, la digitalizzazione e l’ottimizzazione dei processi sono diventate esigenze irrinunciabili di ogni organizzazione: le aziende stanno accelerando i percorsi di trasformazione digitale, e in molti casi questo non significa solo eliminare la carta e remotizzare procedure e workflow, ma anche ricorrere il più possibile all’automazione.
Il software e i tool RPA sono ideali per supportare il percorso di modernizzazione intrapreso nell’ultimo anno dalle aziende. Diversi i motivi: in primis, perché promettono ROI estremamente rapidi, ma anche perché automatizzando le attività ripetitive è possibile rifocalizzare il personale su task a maggior valore aggiunto, per non parlare del fatto che sono (relativamente) semplici da implementare. Su questo punto, occorre però una precisazione: a differenza delle tradizionali integrazioni tra sistemi, infatti, RPA interagisce con le applicazioni e i sistemi esattamente come farebbe un essere umano. Ciò significa poter acquisire dati da un’applicazione e inserirli in un’altra, fare data entry, ricerche, estrazioni di dati, modifiche di file e copia di informazioni: i software e i tool RPA replicano precisamente il comportamento di un essere umano di fronte a una o più applicazioni aziendali, automatizzando tutto ciò che è ripetitivo e basato su regole. In molti casi, questo permette di evitare i tempi lunghi e i costi tutt’altro che irrisori dei tradizionali progetti di integrazione tra sistemi, fornendo una soluzione smart alle attuali esigenze di massima efficienza.
Per ottenere questi risultati è fondamentale affidarsi ad un partner che possa vantare strumenti di qualità, competenze tecniche specialistiche e, soprattutto, un’esperienza tale da poter accompagnare l’azienda in un ampio percorso di modernizzazione dei processi. Infatti, RPA è una tecnologia stand alone, ma deve essere integrata in un percorso di digitalizzazione molto più ampio. Se anche il driver che spinge le aziende verso il suo impiego è la soluzione di un problema specifico, per ottenere i risultati migliori bisogna adottare un approccio olistico, cioè approfittare dell’esigenza di modernizzazione per guardare l’azienda dall’alto, osservare i suoi processi, vedere come le persone lavorano ogni giorno, interrogarle sulle difficoltà che affrontano e, di conseguenza, capire come cambiare il processo, la divisone o l’azienda a 360 gradi. Tutto questo per dire che ‘introdurre automazione’ senza cambiare le dinamiche esistenti non è l’approccio migliore: piuttosto, bisognerebbe approfittare delle esigenze di oggi per rinnovare, ripensare, riprogettare i processi e automatizzarli ovunque possibile.
Quanto appena descritto risponde al ruolo di Digital Technologies. L’azienda adotta infatti un approccio consulenziale a tutto tondo, potendo contare non solo su strumenti e tool RPA di altissima qualità, ma anche su una grande esperienza in ambito di digitalizzazione dei processi aziendali core. Digital Technologies può intervenire con soluzioni RPA in tutte le divisioni aziendali, delle quali conosce perfettamente ogni procedura: amministrazione, finance, supply chain, operations, HR, IT ecc.
Al fine di realizzare soluzioni utili e di successo, l’azienda parte sempre da un Assessment approfondito e adotta un approccio di tipo ibrido, che si compone di una prima fase basata sui principi top-down cui ne segue una speculare, questa volta di tipo bottom-up. Inizialmente, viene identificato e formato un team interno all’organizzazione (un centro d’eccellenza, dotato di governance centralizzata) incaricato di definire – di concerto con il partner – le aree candidate per l’automazione, ma anche le priorità, l’allocazione delle risorse e delle tecnologie che verranno impiegate a tal fine. Successivamente, si giunge alla fase bottom-up, che è quella della democratizzazione, dell’estensione del progetto di automazione a tutta l’azienda: tramite crowd sourcing il team ottiene nuove idee su processi automatizzabili, identifica ulteriori aree di intervento, analizza il ROI di ogni singola applicazione, effettuata una selezione e intraprende l’iter di implementazione. La logica bottom-up, componente essenziale dell’approccio ibrido adottato da Digital Technologies, serve per comprendere le reali esigenze di chi tutti i giorni pone in essere attività ripetitive di cui farebbe volentieri a meno: visto che RPA simula le attività degli esseri umani, conoscere come questi lavorano, che processi pongono in essere, al limite di comprendere quali tasti premono e operazioni eseguono, è fondamentale per la riuscita del progetto.
A questa fase segue la riprogettazione del processo e l’implementazione della soluzione: qui Digital Technologies può fare perno sulle sue competenze specialistiche, su soluzioni proprietarie, sulla partnership con UiPath e sulle competenze interne in materia di tecnologie esponenziali come l’Intelligenza Artificiale, che permette al robot di coprire un numero molto maggiore di processi rispetto alla semplice replica delle attività degli operatori. A questa fase segue poi la realizzazione di un proof-of-concept funzionante, che può essere testato e anche utilizzato parallelamente al metodo tradizionale. Infine, dopo una fase di progressivo aggiornamento necessaria per allineare la soluzione alle specifiche richieste, il robot entra in produzione e solleva gli operatori umani da tante attività ripetitive e noiose, permettendo loro di creare valore per la propria azienda e di contribuire ad un futuro migliore.