Nell’espressione Robotic Process Automation, o RPA, rientra una delle grandi speranze e ambizioni di molte aziende: quella di automatizzare i processi ripetitivi. Quasi superfluo, quindi, spiegare i motivi per cui il mercato delle soluzioni software RPA sia in crescita esponenziale, con un CAGR addirittura del 29% fino al 2023 (fonte: market research future): qualsiasi attività aziendale, infatti, ha inevitabilmente a che fare con processi che potrebbero essere automatizzati e che vanno dall’amministrazione al marketing, dalle vendite alla produzione. Questi, una volta liberati da ogni segno di attività manuale, potrebbero svincolare risorse da destinare ad attività a valore aggiunto, cosa resa possibile dell’eliminazione degli errori e dalla pressoché immediata riduzione dei costi.
Nonostante il concetto originario di RPA fosse associato all’automazione dei processi più rigidi e strettamente rule-based, le recenti evoluzioni in materia di data science, in particolare nel macrocosmo dell’Intelligenza Artificiale e del Cognitive Computing, li rende estremamente smart e versatili, capaci di comprendere il contesto operativo e, soprattutto, di affinare progressivamente rapidità ed efficienza.
Pur in piena era di trasformazione digitale, è indubbio che una parte dei processi aziendali sia ancora gestita in modo “tradizionale”, cioè manuale. Le aziende che quotidianamente gestiscono Supply Chain molto estese e che, di conseguenza, hanno a che fare con moltissime attività diverse e anche attori differenti nella stessa filiera, possono trovare in RPA un alleato formidabile proprio ai fini dell’accelerazione e semplificazione del Supply Chain Management, con processi che riguardano l’approvvigionamento, la produzione, la logistica, lo stoccaggio, la distribuzione e l’inventario nonché, come anticipato, i rapporti con le terze parti. Le aziende sono assolutamente consapevoli dei benefici di RPA in questo contesto specifico: secondo una ricerca di Teknowlogi, tra i tre principali driver di investimento nel manifatturiero c’è proprio l’Automazione della Supply Chain, che come livello di spesa è addirittura superiore rispetto a quella da sostenere per l’ingresso in nuovi mercati.
Ciò premesso, ci si può domandare quali siano le fattispecie principali di impiego di RPA nel contesto del Supply Chain Management. Posto che l’elenco non può essere esaustivo, poiché fa parte della ricerca sperimentare continuamente nuovi ambiti applicativi, ecco alcuni chiari esempi, e benefici, dell'automazione nel contesto delle Supply Chain.
Nell’ottica del Supply Chain Management, la pianificazione della domanda è un’attività centrale poiché da essa dipendono la gestione dei materiali, della produzione, dell’inventario e delle attività logistiche. Le aziende che riescono a prevedere la domanda in maniera affidabile possono poi contare su una gestione delle scorte ottimizzata, che a sua volta si traduce in costi calanti e livelli di servizio in rapida ascesa.
L'RPA può intervenire nel processo di pianificazione in due modi: automatizzando le procedure ripetitive che sono gestite ancora in modalità manuale e, grazie ad AI e Machine Learning, fornendo ai manager una serie di indicatori utilissimi ai fini della previsione della domanda, così da prepararsi per tempo ad eventuali picchi o flessioni più o meno fisiologiche.
La scelta dei migliori fornitori è un elemento cardine per il successo dell’azienda, motivo per cui i passaggi che regolano questa fase sono diversi e vanno dall’analisi dell’offerta e dei suoi prodotti alla solidità dell’azienda stessa, un paramento fondamentale se si intende instaurare un rapporto a lungo termine. Tutto questo si traduce non solo in attività che vanno gestite da individui in carne ed ossa, ma anche in preventivi, quotazioni, documenti vari, contratti ecc.: nonostante l’esperienza continui a giocare un ruolo di primissimo piano, parte di queste attività può essere automatizzata, compresa la richiesta di preventivi e l’acquisizione di informazioni utili per valutare la solidità del fornitore.
La gestione delle scorte è fondamentale per la redditività di un’azienda, che infatti è perennemente alla ricerca di quel giusto equilibrio tra l’eccesso di stoccaggio e la rottura di stock. In che modo RPA può intervenire nella gestione delle scorte? Della previsione della domanda si è già detto, ma qui si potrebbe ipotizzare un’integrazione all’interno di un gestionale di magazzino (WMS) che, oltre al costante monitoraggio dei livelli di inventario (via barcode o RFID), emetta ordini di acquisto per nuove merci quando queste scendono al di sotto di una certa soglia critica.
La gestione della Supply Chain significa anche gestire le comunicazioni con fornitori, produttori, vendor, agenzie di trasporto e con i clienti stessi. Tutti gli stakeholder hanno diritto a un’efficiente circolazione delle informazioni che riguardano: stato delle consegne, avanzamento delle pratiche, eventuali criticità riscontrate ecc. Moltissime di queste attività possono essere automatizzate, con in più la variante - molto di moda negli ultimi anni - dell’assistente virtuale, del chatbot, che fornisce informazioni in tempo reale tramite una vera e propria conversazione. Se a questo aggiungiamo attività di automazione nella gestione delle e-mail e un servizio, rigorosamente automatico, di invio di notifiche e aggiornamenti, buona parte delle comunicazioni diventa subito efficiente e i rapporti migliorano, sia con i clienti sia con i fornitori.