Il processo Procure to Pay (P2P) identifica il cosiddetto ciclo passivo, ovvero il flusso operativo che collega l'approvvigionamento di beni e servizi al pagamento dei fornitori. Si tratta di un percorso fondamentale per qualsiasi impresa che voglia operare in modo efficiente, mantenendo buone relazioni con i partner commerciali e rispettando gli impegni contrattuali.
In un contesto competitivo sempre più digitalizzato, è inevitabile chiedersi quale sia l’impatto dell'innovazione, e in particolare dell'AI generativa, su un processo chiave come il procure to pay.
L'espressione Procure to Pay racchiude tutte le attività che collegano la richiesta di beni o servizi all'avvenuto pagamento del fornitore. Il processo consta di diversi passaggi interconnessi che, se non gestiti con cura, possono diventare una fonte di inefficienza per l'intera azienda.
Riassumendo brevemente, tutto inizia con la definizione del bisogno, per poi passare alla richiesta di acquisto/approvvigionamento che viene trasformata, previo workflow approvativo, in un ordine d'acquisto ufficiale. Il fornitore procede alla consegna dei beni o all'erogazione dei servizi, cui segue la verifica di conformità, il controllo delle fatture ricevute e, infine, il pagamento sulla base dei termini pattuiti. Ogni fase del ciclo deve rispettare le policy aziendali e la normativa in essere, cosa che spesso implica l'impiego di diverse tipologie documentali, come richieste di acquisto, ordini di acquisto, bolle di consegna, note di credito e fatture.
Procure to pay è dunque un percorso complesso e, per quanto digitalizzato in buona parte delle imprese, risulta spesso frammentato tra più reparti e supportato da sistemi informatici non sempre integrati, cosa che aumenta il rischio di errori e di duplicazioni. La digitalizzazione va quindi affrontata con un approccio end-to-end e deve puntare al massimo grado di automazione per evitare errori e procedure manuali, ma anche per garantire il rispetto di policy e regolamenti. È qui che generative AI può dare il meglio di sé.
Da molti anni, le aziende sfruttano le tecniche di intelligenza artificiale per ottimizzare i loro processi chiave, tra cui proprio il procure to pay. L’obiettivo è sempre stato quello di sfruttare l'innovazione per prendere decisioni migliori, per ottenere informazioni in tempo reale e per automatizzare in modo smart passaggi complessi e non integrati.
Ciò che rende unica la Generative AI è la sua capacità di generare contenuti, analisi, documenti e soluzioni in modo autonomo e contestualizzato. Questo significa che ogni fase del processo P2P può essere non solo supportata, ma anche migliorata grazie a GenAI, che si somma al toolbox tecnologico a disposizione delle aziende e alimenta il concetto di hyperautomation. Come vedremo meglio successivamente, GenAI può essere integrata in ogni fase del processo P2P, dal sourcing dei fornitori alla gestione dei contratti e degli ordini, ma senza dimenticare la gestione della relazione con i fornitori e il cosiddetto accounts payable, ossia l’insieme delle attività amministrative che conducono al pagamento, come la verifica delle fatture passive, la conciliazione con gli ordini e l’elaborazione dei pagamenti stessi.
Nonostante i modelli generativi siano in continuo divenire e le applicazioni attuali rappresentino soltanto la punta dell’iceberg, in poco più di due anni sono già stati identificati e implementati decine di casi d'uso nel contesto del P2P. Vediamo quindi alcune tra le applicazioni più promettenti e significative.
Tramite Generative AI, l’azienda può automatizzare la creazione di questionari altamente personalizzati per valutare i fornitori, e può anche ricevere e analizzare automaticamente le risposte per ottenere un quadro dettagliato sulle competenze e conformità.
L'introduzione e la rimozione dei fornitori possono essere automatizzate con la Generative AI, che consente di creare automaticamente anagrafiche dettagliate, verificare documentazione come certificati di conformità e contratti, e configurare flussi di approvazione conformi alle policy aziendali.
Grazie all’analisi di dati storici e in tempo reale, la Generative AI non solo consente di valutare le prestazioni dei fornitori, ma anche di generare report altamente personalizzati e ricchi di insight. Questi report possono includere analisi predittive, visualizzazioni avanzate e suggerimenti pratici per migliorare la collaborazione con i fornitori.
La capacità generativa permette di produrre documenti contrattuali e ordini di acquisto in modo rapido, accurato e compliant, riducendo errori e accelerando i tempi di esecuzione.
Utilizzando la Generative AI, è possibile estrarre informazioni chiave da documenti come fatture e ricevute, semplificando il processo di verifica e registrazione.