Le imprese italiane credono nella Paperless Factory e in un futuro full digital delle operations. Lo indicano molte analisi di mercato tra cui una recente dell'Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano. L'Osservatorio rileva ad esempio, come l'utilizzo di sistemi EDI, Electronic Data Interchange, per lo scambio elettronico di documenti, negli ultimi anni cresca anno su anno di circa il 10%. La spinta alla digitalizzazione documentale ha avuto un forte impulso dalle normative sulla Fatturazione Elettronica. Ma non solo, perché le soluzioni di eCommerce, quindi le relazioni commerciali digitali, sono sempre più utilizzate in ambito B2B. L'Osservatorio ad esempio ha rilevato che ormai oltre 4 aziende su dieci ha implementato “soluzioni collaborative digitali per gestire la relazione con clienti e fornitori”.
L'obbligo della Fatturazione Elettronica si sta trasformando anche in una grossa opportunità per le aziende per rivedere i processi. Secondo Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2b, “solo così sarà possibile sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una 'gestione per documenti' a una gestione per 'flussi di dati' e dalla dematerializzazione di un documento alla digitalizzazione dell’intero ciclo ordine-pagamento”. Secondo le rilevazioni dell'Osservatorio del Politecnico, i benefici di una prospettiva di una Paperless Factory full digital sono più che tangibili: “Con l’introduzione della sola fattura elettronica strutturata si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo”.
La situazione in prospettiva è decisamente favorevole, ma sicuramente la strada da fare è ancora lunga. Della Paperless Manufacturing si parla ormai da quasi vent'anni, ma soprattutto nelle PMI la digitalizzazione, a partire da quella documentale, deve ancora assumere quell'importanza vitale che le spetta. Sono molte le imprese di piccole e medie dimensioni in cui i documenti cartacei hanno ancora un ruolo di primo piano nei processi produttivi. Secondo molti analisti questo è dovuto principalmente a resistenze di tipo culturale di un management spesso avanti con l'età che ha difficoltà a 'immaginare' un futuro paperless e full digital. La Digital Transformation è però un processo strettamente legato alla produttività e alla redditività e grazie alle generazioni ormai 'digital native' vedrà la sua progressiva affermazione.
Le resistenze culturali alla digitalizzazione documentali sono legate al fatto che per abitudine, la carta può passare di mano in mano, può essere copiata e posizionata in un faldone. In produzione la carta serve ancora a trasmettere istruzioni per l'esecuzione di processi manuali o automatizzati, oppure per compilare resoconti relativi ad incidenti o manutenzioni. Il problema è che un documento cartaceo può essere perso e non è aggiornabile. Inoltre il suo reperimento è ristretto ad un numero di persone (che sa dove trovarlo), ma soprattutto le informazioni contenute al suo interno non sono facilmente individuabili. Certo un documento cartaceo si può scannerizzare, ma questo non porta alla Paperless Factory full digital, perché si digitalizza solo il modo in cui le informazioni e i documenti vengono trasmessi.
Il percorso che porta alla Paperless Factory implica quindi una profonda revisione dei processi interni all'azienda. Le normative fiscali e clienti/fornitori/partner digital-driven non possono essere motivi sufficienti per implementare soluzioni di digitalizzazione documentale. Solo un atteggiamento veramente costruttivo e propositivo che trasformi la maggior parte delle attività con un approccio digitale può portare benefici e risultati.
La Paperless Factory orientata al full digital deve attivare in modalità digitale tutti i canali di comunicazione verso l'interno e verso l'esterno. Solo questo permette all'organizzazione una fruizione delle informazioni e dei Dati in modo sicuro, veloce, tracciabile e selettivo. La digitalizzazione documentale e la Paperless Factory sono il primo passo per poter disporre di Dati sotto forma di bit&byte utilizzabili da tutti gli attori coinvolti nei processi e nei progetti di produzione, distribuzione, vendita e acquisto di prodotti e servizi. Una 'fabbrica senza carta', una Smart Factory semplifica le attività del personale, permette di utilizzare strumenti innovativi come dispositivi indossabili (Wearable technology) o display visivi per la trasmissione di informazioni. Il tutto per una migliore efficienza operativa, una migliore gestione delle risorse e quindi produttività e redditività maggiori.