Difficile ipotizzare l’esistenza di un’azienda che non desideri, tra le sue priorità, l’ottimizzazione dei processi. Cosa significhi questa espressione è presto detto: adottando un punto di vista piuttosto alto, ottimizzare significa migliorare la qualità ed eliminare le inefficienze, che molto spesso arrivano a noi da un passato fatto di procedure manuali e sinergie ben poco sfruttate. Infatti, è palese il fatto che l’ottimizzazione dei processi è un concetto molto vicino all’automazione, che parte ovviamente dalle procedure e dalle operazioni più ripetitive e giunge, sfruttando i benefici della data science (AI), ad attività più complesse e articolate.
All’interno del grande capitolo dell’ottimizzazione dei processi, la Robotic Process Automation (RPA) ha ormai assunto un ruolo centrale. Volendo fornire una definizione, potremmo dire che si tratti di un insieme di tool e software di automazione capaci di eseguire – in forma rigorosamente automatica – una serie di attività ripetitive tradizionalmente eseguite a mano da una persona. Pensiamo a un ambito molto complesso e stracolmo di processi, come la gestione della Supply Chain: se in quest’ambito andassimo a introdurre automazione dei workflow, della gestione documentale, degli ordini ecc., potremmo immediatamente capire quanto una tecnologia come RPA, o meglio un insieme di tecnologie, possa avere un impatto straordinario sull’efficienza dei processi e sull’ottimizzazione degli stessi, portando contemporaneamente velocità, produttività, eliminazione degli errori e abbattimento dei costi.
Digital Technologies può vantare quella giusta miscela di competenze, esperienza e disponibilità di strumenti che le ha permesso di implementare, presso numerose aziende con livelli di maturità digitale differenti, soluzioni efficaci di automazione RPA: come per esempio quelle legate all'automazione della gestione degli ordini, dei workflow aziendali, della riconciliazione dei pagamenti, i tool OCR avanzati per la data extraction e l’automazione nella gestione delle caselle PEC.
Non parliamo quindi soltanto di attività schematiche e rule-based: Digital Technologies è infatti in grado di realizzare, facendo perno su tecnologie avanzate, veri e propri potenziamenti, ‘amplificazioni’ delle potenzialità tradizionali della Robotic Process Automation. Parlando di casi concreti, l’azienda ha integrato Machine Learning e Intelligenza Artificiale nella piattaforma di Document Management realizzata per il cliente, che nella fattispecie era una nota azienda del settore automobilistico. Questo le ha permesso non solo di gestire la multicanalità in entrata legata al reperimento dei documenti da parte di fornitori, ma soprattutto di implementare una procedura avanzata di OCR capace di estrarre dai documenti le informazioni necessarie nelle successive fasi del processo, che vanno dall’alimentazione dei DB dei sistemi gestionali alla registrazione dei documenti. L’utilizzo di tecniche di apprendimento automatico ha permesso (e permette) al sistema di migliorare progressivamente le proprie performance, massimizzando l’efficienza di tutte le attività.
In questi casi, l’ottimizzazione dei processi è dunque palese, così come l’incremento di efficienza, ma non solo: sono emersi altri benefici importanti come la possibilità di sollevare gli operatori da attività ripetitive e routinarie, nonché una forte accelerazione di tutte le procedure e un abbattimento di costi ed errori legati alle varie attività.
Concludendo, è quindi possibile affermare che l’impiego di tool RPA per la gestione di attività ripetitive, con contestuale rifocalizzazione delle risorse su attività a valore aggiunto, comporti senz’altro un incremento importante nella qualità dei processi, una notevole riduzione dei tipici errori umani, l’abbattimento dei costi e, cosa tutt’altro che secondaria, anche l’incremento della soddisfazione dei dipendenti, che ha un impatto sulla produttività nel suo complesso. A tutto ciò va aggiunto che questi strumenti sono anche fortemente replicabili e scalabili nelle diverse aree aziendali e nei diversi processi, fornendo così un rapido ritorno sull’investimento.