I processi digitali di firma caratterizzano le imprese più agili e moderne. La digitalizzazione dei processi, che le aziende indirizzano alla massima efficienza, alla riduzione dei costi di gestione, all’agilità e al miglioramento dell’employee experience, non si può dire completa se ciò che dà validità legale ai documenti viene ancora gestito in forma tradizionale. Per questo, i processi digitali di firma vanno integrati in tutti i workflow documentali, avendo cura di utilizzare strumenti adeguati nonché procedure smart e veloci, che tengano conto dei nuovi modelli di lavoro (da remoto) e dell’utilizzo pervasivo di dispositivi mobile ai fini lavorativi.
Processi digitali di firma: una necessità per le imprese moderne
L’adozione della firma digitale è fondamentale per donare efficienza all’esecuzione dei processi, risparmiando tempo e risorse. Eppure, a livello aziendale non è così scontata la sua adozione: alcune imprese non hanno una conoscenza approfondita del tema; alcune temono che le soluzioni disponibili non siano sufficientemente sicure; altre non hanno certezze circa l’efficacia probatoria della firma digitale o non sanno come implementarla a livello tecnologico.
Nel contesto descritto precedentemente, Digital Technologies non si limita a fornire tecnologia e a integrarla nell’ecosistema aziendale, ma abilita i processi digitali di firma attraverso attività di consulenza, mappatura dell’ecosistema tecnologico, abilitazione e adozione delle soluzioni. D’altronde, abilitare processi digitali di firma all’interno di ecosistemi aziendali di una certa dimensione è tutt’altro che semplice:
- L’azienda deve avere un unico punto di accesso ai workflow di firma, perfettamente integrato con soluzioni gestionali e documentali già esistenti.
- La soluzione deve supportare processi digitali di firma anche complessi, che riguardino una moltitudine di firmatari interni ed esterni.
- Il workflow di firma deve essere automatizzato dalla piattaforma, con notifiche e segnalazioni.
- La piattaforma deve poter gestire diversi tipi di firma, tra cui quelle digitali/qualificate, con apposizione anche da remoto e massiva.
- La soluzione deve abilitare la firma digitale anche all’ecosistema di clienti, partner, fornitori e professionisti con cui l’azienda collabora quotidianamente.
La soluzione di Digital Technologies, scalabile, smart e sicura
DigiSignBook, la soluzione di Digital Technologies per i processi digitali di firma, nasce con l’obiettivo di semplificare tutta la complessità legata alle firme digitali e di essere uno strumento flessibile e scalabile con cui accelerare i workflow di firma.
DigiSignBook è una piattaforma web che consente ai soggetti autorizzati (azienda, dipendenti, fornitori…) di firmare da remoto i documenti in modo rapido e smart. È inoltre una soluzione gestita da Digital Technologies, che si fa carico dell’attivazione delle utenze e, soprattutto, dell’emissione dei certificati di firma, eliminando di fatto la complessità sottostante e permettendo alle imprese di concentrarsi sul loro business. Questo vale anche quando ad apporre la firma è un soggetto esterno all’azienda: usando DigiSignBook, l’impresa può fornirgli (tramite Digital Technologies, che espleta le procedure previste dalla normativa) certificati temporanei di firma, così da accelerare tutte le procedure e renderle trasparenti. Dato il suo stretto legame con la compliance, la trasparenza dei processi di firma è uno dei principali benefici della soluzione.
Un altro punto di forza di DigiSignBook è l’automazione. DigiSignBook gestisce in forma automatica tutto l’avanzamento del processo, anche (e soprattutto) quando i firmatari sono più di uno: una volta caricato il documento e definiti i destinatari, li ingaggia direttamente, segue l’andamento della procedura e ne notifica il completamento o eventuali criticità, così da permettere un intervento tempestivo. Questo vale, a maggior ragione, per tutte le attività relative alla sicurezza: DigiSignBook gestisce le credenziali di accesso e l’invio delle One Time Password (OTP) richieste dalla normativa per l’apposizione di firme digitali remote.
Quanto sopra si aggiunge alla competenza di dominio di Digital Technologies, che sull’ottimizzazione e l’automazione dei processi aziendali ha il proprio core business e può quindi accompagnare le imprese verso una corposa riduzione dei tempi di gestione e verso processi totalmente paperless, trasparenti, sicuri e smart.
