La gestione digitale del DDT (documento di trasporto) rientra nel macrocosmo della digitalizzazione dei processi aziendali core. Il DDT, successore dell’ormai storica bolla di accompagnamento, è infatti un documento essenziale nel cosiddetto ciclo dell’ordine, che comprende tutte le interazioni tra partner di business, ovvero clienti e fornitori. In particolare, il DDT attesta il trasferimento delle merci tra i due soggetti, che prendono il nome di cedente e cessionario e che, spesso, si avvalgono di una terza parte: il vettore.
La gestione digitale del DDT è un tema ben più ampio rispetto alla sola dematerializzazione di un documento, per quanto centrale sia. Essa rientra infatti nella digitalizzazione del ciclo dell’ordine, del quale fanno parte anche l’Ordine d’Acquisto e la Fattura. Nell’ambito della trasformazione digitale, la differenza più rilevante tra questi documenti è proprio il tasso di digitalizzazione: mentre la fattura è obbligatoriamente elettronica (salvo eccezioni e fattispecie legate all’estero) e per gli Ordini d’Acquisto vige un’obbligatorietà limitata agli enti afferenti al Sistema Sanitario Nazionale e ai loro fornitori, il DDT digitale non è obbligatorio se non in ambiti specifici come il trasporto di prodotti vitivinicoli (MVV, Movimenti dei prodotti Vitivinicoli).
Nell’ambito della gestione digitale del DDT, si constata anche una certa disinformazione: alcune aziende ritengono che il Documento di Trasporto debba obbligatoriamente accompagnare la merce, altre ritengono che sia necessaria la firma del ricevente, altre ancora interpretano restrittivamente il concetto di digitalizzazione, considerandolo sinonimo di dematerializzazione. Mentre le prime due affermazioni sono false, occorre segnalare che la dematerializzazione non è che il primo passo verso la gestione digitale dei processi, che di fatto sostituisce il documento cartaceo tradizionale con flussi di dati interoperabili e permette l’impiego dell’automazione. Tra i risultati si segnalano importanti risparmi di tempi e costi, l’abbattimento degli errori e la possibile rifocalizzazione delle risorse verso attività a valore aggiunto.
Per quanto non diffusissima, la gestione digitale del DDT è certamente una realtà per le aziende che ne colgono il potenziale. Ma quali sono le sue regole? In realtà, non sono molte: il DDT può essere cartaceo o elettronico, e quest’ultimo caso va trasmesso entro e non oltre la mezzanotte del giorno della spedizione, senza particolari vincoli a livello di formato e canale di trasmissione. Il DDT digitale è un documento rilevante ai fini fiscali e va conservato a norma per 10 anni.
In quanto parte del ciclo dell’ordine, i dati del DDT devono trovare riscontro nell’Ordine e nella Fattura. Ecco perché diventano fondamentali i concetti di digitalizzazione e interoperabilità: il vero efficientamento si ottiene quando tutti i documenti sono dematerializzati e i sistemi sono in grado di associare i dati in forma automatica. L’adozione di tecnologie come la Robotic Process Automation può essere determinante in tal senso. Il lavoro di standardizzazione è in atto da tempo e già oggi sono disponibili un Avviso di Spedizione (Despatch Advice, o DesAdv) basato su formati standard internazionali come l’UBL di Peppol, e un Receipt Advice (ResAdv) che funge da prova di consegna (o avviso di ricevimento) ed è anch’esso basato su standard internazionali come l’UBL 2.1.
Un po’ come accade nell’ambito della fatturazione elettronica internazionale, il quadro è complicato dall’assenza di obbligatorietà relativa al formato e al canale di trasmissione. Ferma restando l’osservanza dei requisiti di legge, il DDT digitale può avere diversi formati ed essere trasmesso su qualsiasi canale, tra cui l’e-mail, la PEC, un flusso dati strutturato, portali e anche l’invio del documento cartaceo. In modo analogo alla fattura da e verso l’estero, tutto ciò determina il complesso (e costoso) fenomeno della multicanalità: a seconda della maturità digitale dei partner di business, le aziende acquisiscono e inviano DDT in diversi formati, dovendo gestire iter differenti che vanno dalla scansione del documento cartaceo in ingresso fino a trasmissioni dirette di flussi di dati che alimentano i sistemi gestionali.
Gli strumenti per ottimizzare i processi sono disponibili, ma è fondamentale che le aziende – memori dell’esperienza con la fattura elettronica – ragionino in termini di opportunità e non attendano l’imposizione di un obbligo: qualche anno fa, l’Osservatorio del Politecnico di Milano aveva quantificato in un range tra 25 e 65 euro (a ciclo) il risparmio derivante dalla digitalizzazione dell’intero ciclo dell’Ordine. Non approfittarne fin da subito sarebbe miope.