La firma dei documenti da remoto è una modalità di apposizione della firma elettronica che non richiede la presenza fisica del firmatario e neppure l’utilizzo di dispositivi ad hoc, che vengono sostituiti da un’applicazione di firma e una password OTP. Non tutti sanno, però, che la firma remota non è associabile solo agli scenari che richiedono una firma digitale (in tal caso si parla di firma digitale remota), ma anche ai documenti e alle fattispecie in cui viene usata una firma meno forte, come quella Elettronica Avanzata (FEA) o la Firma Elettronica Semplice (FES). In altri termini, la firma dei documenti da remoto è indipendente dal tipo di firma da apporre, per quanto sia spesso associata a quella digitale.
Limitando per ora l’osservazione alla firma digitale, la sua apposizione remota ha la stessa efficacia di quella tradizionale e garantisce l’autenticità della firma, il non ripudio e l’integrità del documento, di fatto bloccandone il contenuto da possibili manipolazioni successive. La firma digitale, che ricordiamo essere l’equivalente della Firma Elettronica Qualificata prevista dall’eIDAS, richiede non solo un ovvio processo di identificazione del firmatario e l’emissione dei certificati, ma anche l’impiego di sistemi di smart card e di device USB dedicati contenenti il certificato, cosa che rende il processo sicuro ma anche abbastanza laborioso.
Per rendere tutto più fluido ci sono due possibilità: passare a un altro tipo di firma elettronica come la FES o la FEA, qualora ciò sia possibile, o mantenere la stessa sicurezza, forza e opponibilità ai terzi della firma digitale ma usando la sua declinazione remota. A livello tecnico e operativo, questo significa che il certificato di firma risiede sul server del certificatore HSM (Hardware Security Module) e quindi non è più necessario usare dispositivi dedicati (USB, smart card): a patto di disporre dell’apposito certificato - in assenza del quale, si deve ripiegare su un altro tipo di firma - è sufficiente un PC o uno smartphone, un’applicazione e un codice OTP. In un momento come l’attuale, con dipendenti, fornitori e clienti che lavorano in smart working, firmare documenti da remoto è un vantaggio enorme sia per la continuità del business, sia a livello di efficienza.
Per qualsiasi azienda, accelerare i workflow di firma significa ottenere in un solo istante buona parte dei benefici della digital transformation: ridurre i costi delle attività manuali, dei documenti cartacei e gli errori (accade spesso che i documenti vengano firmati parzialmente, per esempio), ma soprattutto accelerare i processi che vengono alimentati o dei quali fanno parte i documenti da firmare. Per risolvere tutte le limitazioni dei processi di firma tradizionali, Digital Technologies ha messo a disposizione delle aziende la sua soluzione proprietaria: DigiSignBook.
La soluzione permette di gestire in forma remota qualsiasi tipo di firma elettronica, da quella Semplice e quella Qualificata (o Digitale, che dir si voglia). La user experience è orientata alla semplificazione: viene caricato un documento, si identificano tutti i punti firma e si permette al firmatario, mediante un sistema di notifiche e con l’eventuale ausilio di applicazioni mobile (basilari, ad esempio, nel caso di firme grafometriche), di apporre la sua firma con nulla di più complesso della pressione di un tasto e dell’inserimento di un codice OTP. Anche dal punto di vista dell’azienda, la semplificazione è enorme: tramite DigiSignBook è possibile ricercare i documenti, inviare notifiche automatiche, selezionare i punti firma, valutare se inserire o meno i watermark e tracciare istante per istante il workflow di firma, cosa fondamentale in contesti nei quali i documenti da firmare sono centinaia se non migliaia. Infine, il sistema procede con l’archiviazione a norma del documento. Cosa tutt’altro che secondaria, DigiSignBook può gestire tutta la fase di onboarding del firmatario, con tanto di processo di identificazione precedente all’apposizione della firma elettronica da remoto.
DigiSignBook non nasce per essere un sistema isolato. O meglio, pur funzionando in modalità stand alone e quindi con alimentazione manuale dei documenti da firmare, dà il meglio di sé quando viene integrata con i sistemi documentali in uso, che possono essere forniti da Digital Technologies o da qualsiasi altro vendor. Il sistema espone le proprie API e quindi è possibile collegarvi qualsiasi sistema di terze parti, di modo tale che l’acquisizione dei documenti sia automatica e DigiSignBook possa gestire in modo efficiente e automatizzato tutti i workflow di firma elettronica, a prescindere dal tipo.