La firma digitale per le imprese rappresenta uno strumento essenziale per fronteggiare le sfide imposte da un mercato in continua evoluzione, dove il fenomeno della digitalizzazione è sempre più radicato e diffuso.
La competitività delle aziende dipende dalla loro capacità di abbracciare la trasformazione digitale, che rappresenta l’elemento determinante per il successo di un’impresa. Diviene fondamentale, quindi, in uno scenario dove la dematerializzazione dei processi è ormai propedeutica ad un incremento significativo delle performance del business, procedere ad un ridisegno delle procedure in chiave digitale, ricorrendo anche all’implementazione di strumenti e tecnologie di automazione.
L'automazione dei workflow di firma digitale per le imprese si traduce, infatti, in una significativa semplificazione e velocizzazione delle procedure, con una drastica riduzione delle inefficienze legate alla tradizionale gestione manuale del processo.
Vediamo, allora, come è possibile implementare la firma digitale per le imprese perseguendo obiettivi di efficienza e ottimizzazione.
È essenziale per le aziende che vogliono digitalizzare i propri processi di firma affidarsi a un partner qualificato come Digital Technologies (DT), società specializzata nei campi dell’automazione e della digitalizzazione dei processi aziendali.
Grazie a un approccio personalizzato, che parte dalla mappatura dei processi in essere, DT supporta le aziende nell’implementazione di un ecosistema modulare per trasformare e automatizzare i processi di qualsiasi area aziendale, definendo insieme al cliente il percorso più idoneo al raggiungimento di obiettivi di breve e lungo termine per la crescita del business.
In particolare, la piattaforma Digital Technologies per la firma elettronica dei documenti, accessibile da remoto e da qualsiasi dispositivo, è uno strumento flessibile, scalabile e totalmente integrabile con i sistemi presenti in azienda.
Consente di automatizzare qualsiasi workflow documentale, integrandolo con procedure di firma per incrementarne le performance e raggiungere risultati concreti e misurabili in termini di ottimizzazione e riduzione delle inefficienze.
In conformità alle normative vigenti in materia (Codice dell’Amministrazione Digitale, Regolamento eIDAS, GDPR e normative di settore), la soluzione DT prevede che la sicurezza e l’integrità delle procedure condotte siano garantite dall’impiego di processi normati e dall’utilizzo di tecnologie consolidate e certificate. Non solo, tramite la piattaforma è possibile gestire diverse tipologie di firma (semplice, avanzata, qualificata/digitale) a seconda del livello probatorio richiesto dalle esigenze del cliente. Inoltre, una volta concluso l’iter di firma, che può prevedere uno o più firmatari, i documenti possono essere conservati digitalmente secondo le leggi in materia.
Se da un lato l’automazione dei processi di firma digitale per le imprese determina risultati concreti in termini di sicurezza ed efficienza delle procedure, l’aspetto forse più rilevante è che la soluzione DT consente di portare avanti attività aziendali anche da remoto garantendo la business continuity dell’impresa, che può quindi rimanere operativa in qualsiasi condizione, senza la necessità che i due firmatari siano presenti fisicamente all’atto della firma. Inoltre, soluzioni di questo tipo facilitano la creazione di ecosistema integrato che vede incrementata la collaborazione fra clienti, partner, fornitori e professionisti con cui l’azienda collabora quotidianamente.
In sintesi, appare evidente come l’introduzione di soluzioni per l’automazione dei processi di firma (e relativi workflow) rappresenti un elemento imprescindibile, attualmente, per la strategia digitale di un’azienda. Sono innegabili, infatti, i numerosi benefici in termini di accessibilità, visibilità, semplificazione e velocizzazione delle procedure, che risultano concluse con tempistiche notevolmente ridotte.
Altro elemento non trascurabile è la riduzione dei costi legati alla gestione tradizionale del processo di firma, dovuti principalmente alla stampa e alla spedizione dei documenti cartacei.