Secondo i dati forniti dai certificatori accreditati AgID, a dicembre 2022 risultavano emessi in Italia circa 30 milioni di certificati di firma digitale, dei quali l’81,56% con firma remota, ovvero firma digitale online.
Tutta l’evoluzione del tema è finalizzata ad accelerare il più possibile non soltanto l’apposizione della firma digitale, ma tutti I processi aziendali che la richiedono. Anzi, tutti i processi che richiedono diverse firme per poter procedere in modo fluido, spedito e senza intoppi.
A differenza di quanto accade nel mondo privato, in cui la firma digitale è utilizzata, in azienda le firme digitali non possono essere considerate come un “tool” a sé, ma vanno integrate in workflow e processi da cui dipendono l’efficienza operativa e i relativi tempi e costi dei processi.
Non stupisce in alcun modo, quindi, che l’81% delle firme siano “remote”, o firme digitali online: non richiedendo dispositivi ad hoc se non un’applicazione, possono essere apposte in modalità one-click, in modo massivo e con qualsiasi device abilitato, senza perdere in alcun modo efficacia e validità in termini legali. In un mondo che vira sempre di più verso modelli di lavoro smart e ibridi, la firma digitale online deve rientrare di diritto nel toolbox di ogni professionista.
Sulla base di quanto appena affermato, la firma digitale online è un primario strumento di efficienza aziendale.
Le fattispecie concrete che richiedono l’apposizione di una firma digitale, o di un’altra forma di firma elettronica, sono svariate. A titolo d’esempio, si pensi a:
In tutti questi casi, e molti altri, l’assenza di firme elettroniche o digitali determinerebbe il ritorno (o la sopravvivenza) della carta, e inoltre l’azienda dovrebbe mettere in conto inefficienze, errori e sprechi di notevole impatto. Senza contare il tema della sostenibilità, che comunque non è mai secondario.
Per un’azienda, rendere la firma digitale un abilitatore d’efficienza significa essere in grado di integrarla in modo fluido all’interno dei processi su cui essa basa la propria operatività. Così facendo, l’azienda potrebbe attuare anche il passaggio successivo, ovvero automatizzare svariate procedure ripetitive, creare workflow efficienti e, soprattutto, integrare la firma elettronica online in un approccio sistemico di hyperautomation, ovvero di automazione intelligente del maggior numero di processi aziendali.
Potremmo affermare, in tal senso, che la firma digitale sia un abilitatore di hyperautomation, poiché senza di essa tutto l’articolato percorso di mappatura, identificazione delle aree automatizzabili e delle tecnologie da adottare in modo sinergico, come RPA, AI, Process Mining, Machine Learning, non potrebbe che portare a risultati sub-ottimali.
Adottando la firma digitale online e, soprattutto, piattaforme dedicate che si fanno carico di automatizzare i workflow, le notifiche, gli esiti, gli alert, la reportistica, la ricerca, ecc., l’azienda può realmente progettare un’automazione molto più estesa, che dal singolo documento o iter approvativo finisce per interessare anche processi core come l’intero ciclo attivo e/o passivo oppure un’infinità di altri processi che coinvolgono tutte le divisioni aziendali, come finance, amministrazione, IT e operations.
In questo modo, uno strumento cardine dell’era 2.0 come la firma digitale diventa un tool essenziale di efficienza, a beneficio di tempi, costi e innovazione.