La firma digitale in logistica rientra nel macrocosmo della digitalizzazione dei processi aziendali, un percorso finalizzato a massimizzare l’efficienza, ad abbattere gli errori, a ridurre i costi e i tempi dei processi. In particolare, la logistica sta vivendo un’era di vera e propria accelerazione digitale, alimentata da supply chain sempre più estese e interconnesse, dall’escalation dell’e-commerce e, con un ulteriore livello di astrazione, dalla necessità di garantire customer experience di alto profilo verso clienti sempre più esigenti.
La necessità di sfruttare al massimo la firma digitale in logistica deriva dalla straordinaria complessità di questo ecosistema, che lega svariati player, funzioni aziendali e tipologie documentali: il DDT, che attesta il trasferimento della merce da un cedente a un cessionario, così come le Proof of Delivery, le bolle doganali, le fatture, gli ordini d’acquisto e altre fattispecie documentali che attraversano workflow approvativi anche piuttosto lunghi e acquisiscono valore legale con uno dei tre tipi di firma elettronica (semplice, avanzata e qualificata, o digitale). Fatte salve alcune tipologie per cui è richiesta una specifica firma, la scelta dipende dal documento, dal processo e dalle policy, ma anche dalle probabilità che possa essere disconosciuta in un secondo momento e portare a controversie legali. Inoltre, a seconda del tipo di processo la firma può essere apposta da una ma anche da più persone, e diventa così necessaria una piattaforma che gestisca al meglio il processo, in modalità end to end.
Da anni si parla di logistica paperless come soluzione alle complessità dell’ecosistema logistico. Si tratta di una visione in cui il documento non è semplicemente dematerializzato ma viene integrato in processi completamente digitali e trasparenti, così da renderne più semplice la condivisione, azzerare le possibilità di errore e semplificare i vari workflow che coinvolgono persone, funzioni e anche aziende diverse.
Da sempre, Digital Technologies supporta le imprese nel percorso di trasformazione digitale, che comprende trasversalmente i processi di firma. L’azienda supporta tutti i tipi di firma elettronica e li integra in maniera personalizzata all’interno di processi e workflow aziendali: da soluzioni ad hoc che consentono di firmare i documenti da remoto e massivamente fino al supporto delle firme grafometriche (semplici) tramite dispositivi mobile. Quest’ultima, tra l’altro, è una fattispecie (nonché una firma) che si usa spesso in logistica con i DDT.
In questo scenario si colloca inoltre DigiSignBook, la soluzione di Digital Technologies che contribuisce alla digitalizzazione dei processi e permette di firmare i documenti da remoto, supportando tutte le tipologie documentali e le firme elettroniche, compresa la firma digitale massiva. Questa totale indipendenza dalla tipologia documentale e di firma rappresenta il principale punto di forza della soluzione, che in questo modo riesce a semplificare i processi e portare un contestuale risparmio di tempo e di risorse.
Tra i suoi benefici, anche la facile accessibilità ai documenti e alle informazioni, la capacità di firma dei documenti in qualsiasi momento e da tutti i dispositivi e una gestione completamente paperless, con tutti i vantaggi di cui sopra.
Per quanto concerne il funzionamento della piattaforma, DigiSignBook permette ai soggetti autorizzati di effettuare l’upload manuale dei documenti, ma può essere anche integrato con soluzioni gestionali e documentali per un ulteriore incremento di velocità e affidabilità. Digisignbook notifica i firmatari, che possono essere anche soggetti esterni alla piattaforma e all’organizzazione, e permette di definire correttamente i vari punti firma del documento, così da evitare il fenomeno, a dire il vero piuttosto comune, dei documenti firmati in modo parziale. Inoltre, la piattaforma permette di apporre un’eventuale marca temporale e, cosa particolarmente interessante, di gestire veri e propri workflow di firma, che si rendono necessari tutte le volte in cui i firmatari previsti sono più di uno. In quest’ultimo caso, inoltre, un sistema di notifiche allinea tutti le persone coinvolte sull’andamento del processo.