Il concetto di firma digitale dei documenti è uno degli elementi cardine della digitalizzazione aziendale e della semplificazione dei rapporti tra cittadini, imprese e PA. Il suo successo è sotto gli occhi di tutti: AgID, che ospita un Osservatorio dedicato, afferma che a fine 2020 le utenze attive in Italia erano poco meno di 25 milioni e che la declinazione "remota" della firma digitale, cioè quella che non richiede smart card o token, è impiegata addirittura nell’80% dei casi.
Semplificando, la firma digitale dei documenti è ciò che dà valore legale, al pari della firma autografa utilizzata da sempre sui contratti cartacei. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è molto chiaro in proposito, affermando all’Art.20 che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata […]”. La sostanziale equiparazione del documento elettronico a quello cartaceo è alla base di tutto il percorso di dematerializzazione e digitalizzazione documentale intrapreso delle aziende di ogni settore. Dal canto suo, la gestione del ciclo di vita del documento di carta, con cui tante aziende hanno ancora a che fare ogni giorno (si pensi alle fatture estere, ai DDT…) non è semplicemente costosa, soggetta ad errori e a tempi di ricerca elevati, ma anche lacunosa sotto il profilo della trasparenza.
La trasparenza amministrativa, unita alla possibilità di realizzare procedure telematiche sicure e giuridicamente inoppugnabili, è uno dei principali benefici della dematerializzazione documentale e dell’impiego delle firme elettroniche e digitali. La firma autografa e il documento cartaceo, infatti, non sono in grado di garantire quegli stessi requisiti che il legislatore ha considerato fondamentali per le loro declinazioni digitali, cioè autenticità, non ripudio e integrità: il documento di carta può essere alterato dopo la firma, così da modificarne il contenuto in modo significativo, ma lo stesso non si può fare con uno elettronico firmato digitalmente. Tutto ciò ha importanti ripercussioni sul fronte probatorio, in particolare sull’onere della prova.
La firma digitale è di per sé un fattore di trasparenza: le sue proprietà sono facilmente accessibili, permettono di risalire al firmatario e alla validità del certificato, oltre al fatto che il documento non sia stato alterato dopo la sua apposizione. Come stabilito in modo chiaro dal CAD (Art.20), “L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria “. In altri termini, in caso di contestazione ricade sul richiedente l’onere di dimostrare che la firma non è stata apposta da lui. L’attribuzione di un preciso riferimento temporale al documento è invece data dalla marca temporale, un altro elemento che contribuisce alla trasparenza del documento elettronico e rende la datazione dello stesso opponibile a terzi.
La trasparenza è una dote intrinseca della firma digitale e pervade tutti i processi documentali. Molto importante, a tal proposito, è quindi la maturità digitale dell’azienda e la qualità delle soluzioni adottate per la gestione dei processi di firma, che chiaramente vanno integrate con tutto l’ecosistema di gestione documentale. Non bisogna dimenticare, infatti, che i processi di firma possono essere molto complessi e coinvolgere anche diversi firmatari, interni ed esterni all’azienda, dipendenti, fornitori, collaboratori e clienti: una soluzione capace di semplificare, al punto da ricorrere all’automazione, tutto il workflow delle firme digitali, modellandosi in modo agile alle procedure e alle esigenze dell’azienda, è un passo avanti enorme in termini di efficienza. Al tempo stesso, garantire la tracciabilità del processo, poter risalire immediatamente ai documenti, al loro stato, alle firme e all’avanzamento dei processi determina un’ottimizzazione a 360 gradi, con conseguenze importanti – e positive – proprio a livello di trasparenza.