La firma digitale dei documenti risponde a tre principi fondamentali: autenticità, integrità e sicurezza.
Il servizio certifica l'identità del soggetto (professionista, privato o impresa) che autografa il documento. La firma digitale dei documenti garantisce l'inalterabilità del file, assicurandone la “non ripudiabilità” da parte dell'autore. Con la firma digitale dei documenti è possibile realizzare il proprio business anche “in movimento”, riducendo costi e tempistiche, ottimizzando i rapporti con i clienti.
La digitalizzazione del proprio business d'impresa porta con sé numerosi benefici, molti dei quali dipendono proprio dalla firma digitale dei documenti. I vantaggi del servizio - coincidente nella gestione a distanza dei documenti di lavoro - sono riassumibili in quattro macro-aree: semplificazione, velocizzazione, efficienza e risparmio. Il servizio di firma digitale dei documenti consente di disporre in ogni momento e in qualunque luogo del proprio business d'impresa. Tale requisito si traduce nella formula “i tuoi documenti, everywhere e always”.
La firma digitale dei documenti è il miglior alleato nella semplificazione dei processi di gestione aziendale. Essa consente di apporre la propria firma ad un documento in modo semplice e versatile, utilizzando soluzioni diversificate e modulate alle esigenze di ciascun cliente. Gli effetti sono immediati e comportano lo “snellimento” dell'iter procedurale tra aziende che interagiscono tra loro e maggiore efficienza nella trasmissione di pratiche verso terzi. Con la firma digitale dei documenti, imprese e privati possono autenticare da remoto file digitali che hanno il medesimo valore legale del formato cartaceo. La firma digitale dei documenti offre maggiori garanzie anche in termini di affidabilità e di rispetto della privacy.
Eseguire operazioni di business a distanza consente di velocizzare i passaggi burocratici. Con la firma digitale dei documenti è possibile interagire senza doversi necessariamente recare negli uffici. In questo modo si possono evitare numerosi spostamenti, code e lunghi tempi di risposta. La firma digitale dei documenti consente di inviare e di condividere documenti di lavoro attraverso strumenti (computer, smartphone e altri dispositivi mobili) che utilizziamo quotidianamente.
Alla riduzione delle tempistiche procedurali, si affianca la comodità di poter svolgere numerose operazioni di business in qualunque momento. Con la firma digitale dei documenti diventa possibile eseguire, anche in viaggio, numerose operazioni aziendali. Si potranno inviare a distanza pratiche e contratti, oppure eseguire fatturazioni (o dichiarazioni), effettuare modifiche e richiedere documenti specifici anche lontano dall'ufficio. Lo strumento digitale evita interruzioni e rallentamenti causati dai numerosi passaggi burocratici che possono presentarsi lungo il percorso, garantendo continuità e fluidità operativa. La firma digitale dei documenti rappresenta l'unica soluzione possibile quando dobbiamo consegnare documenti urgenti e non possiamo raggiungere in tempi brevi la scrivania dell'ufficio.
Sono sufficienti una connessione internet e un dispositivo mobile: in poco tempo aumenteranno produttività ed efficienza. La firma digitale dei documenti consente di disporre liberamente del proprio tempo lavorativo, concentrandosi maggiormente sugli aspetti produttivi e sul soddisfacimento delle richieste dei clienti. In questo modo sarà possibile ridurre notevolmente i costi aziendali. Agendo da remoto, la firma digitale dei documenti, permette di azzerare le spese legate agli spostamenti presso gli sportelli. Il servizio comporta notevoli risparmi in termini di costi di stampa, di archiviazione e di spese di spedizione. Dotarsi di firma digitale dei documenti rappresenta una scelta etica, che limita l'impatto ambientale e riduce lo spreco di risorse.
La firma digitale dei documenti migliora il rapporto con il cliente, rendendolo più duraturo ed efficace. Le soluzioni vengono scelte sulla base delle esigenze del cliente e sono adattate alle singole specificità aziendali. Con la firma digitale dei documenti, lo scambio della documentazione avviene in modalità sicura, azzerando ogni rischio di compiere errori. Affinché il processo sia completato nella sua interezza, è necessario infatti rispettare rigorosi requisiti di sicurezza. La firma digitale dei documenti consente, in questo modo, di costruire un rapporto di fiducia con le aziende clienti, ottimizzando le relazioni tra partner d'impresa.