Ridurre i costi aziendali nell'Industria 4.0 non significa tagliare le risorse, ma investire nella Digital Transformation per la digitalizzazione dei processi. Nel panorama delle attività che più interessano la Trasformazione Digitale c'è la dematerializzazione dei documenti, di cui fa parte anche l'introduzione in azienda della Firma Digitale. Tra i settori che beneficiano maggiormente dell'archiviazione elettronica dei documenti e della Firma Digitale c'è, forse non troppo a sorpresa, la Logistica, che più di altri è in relazione con il mercato, i fornitori e i clienti.
I benefici dell'archiviazione elettronica e dell'utilizzo della Firma Digitale in azienda sono ormai noti, ma vale la pena di riassumerli brevemente. Riduzione dei costi di gestione della documentazione cartacea.
Reperibilità immediata di documenti da parte di tutte le persone autorizzate e possibilità di visualizzazione in remoto e da mobile. Riduzione dei costi di stampa. Compliance con le Normative nazionali e internazionali. Garanzia di sicurezza con la Firma Digitale e semplificazione delle operazioni con la Firma Digitale Massiva. Senza contare che l'Archiviazione Digitale dei documenti consente di poter mappare l'intero archivio al fine di effettuare ricerche specifiche su determinati settori di mercato, oppure su singoli fornitori o clienti. Operazione che permette di pianificare le attività anche di aree diverse dell'azienda.
Non solo le società che operano nella Logistica e Trasporti devono considerare l'archiviazione digitale dei documenti come un asset fondamentale (così come deve esserlo per chi opera all'interno di una Supply Chain). Anche la Logistica interna all'azienda genera documentazione che deve essere digitalizzata al fine di diventare una preziosa fonte di informazioni: i Documenti diventano Dati che entrano nei flussi di analisi degli andamenti aziendali (anche previsionali) a disposizione del Management.
Nello specifico dei benefici dell'Archiviazione Elettronica dei Documenti per la Logistica bisogna considerare la possibilità di tracking e il monitoring di ciascun documento, ma soprattutto l'accesso alla Conservazione Sostitutiva, che garantisce la valenza legale nel tempo. La Conservazione Sostitutiva, introdotta per Decreto nel gennaio 2004 dal Ministero delle Finanze, consente con la digitalizzazione dei documenti, utilizzando la Firma Elettronica e la Marcatura Temporale, di poter eliminare il cartaceo in modo definitivo.
L'adozione della Firma Digitale in azienda è indispensabile alla Logistica. La validazione di ordini verso i fornitori o l'autorizzazione all'ingresso di materiali e merci passa attraverso l'utilizzo di processi informatici che garantiscano in modo assoluto l'azienda da possibili anomalie. I dipendenti autorizzati a firmare documenti hanno nella Firma Digitale aziendale lo strumento che garantisce la correttezza delle procedure.
Con la Firma Digitale Massiva, introdotta da una normativa nel 2013, il personale ha la possibilità di sottoscrivere, con la Firma Digitale, un gran numero di documenti in una sola volta. Nell'ambito della Logistica questo permette, per esempio, di apporre la firma su tutti i documenti emessi o ricevuti in un giorno, di firmare la chiusura di interi fascicoli destinati al workflow aziendale e di attivare le procedure per la Conservazione Sostitutiva. La Firma Digitale in azienda è in sostanza garanzia di sicurezza, integrità, autenticità e non modificabilità della documentazione in entrata e in uscita.
Il Responsabile della Logistica nell'ambito delle sue attività giornaliere deve presidiare la gestione di una grosse mole di documenti che, spesso, sono difficili da organizzare e sistematizzare. La necessità di un approccio Full Digital della gestione documentale è quindi prioritario al fine di ridurre l'effort richiesto per i task operativi standard, ma anche per aumentare la collaborazione tra tutti gli attori del processo logistico. Diventa quindi fondamentale per l'azienda trovare un fornitore di soluzioni di archiviazione elettronica e digitalizzazione dei documenti che sappia capire le specifiche esigenze del cliente accompagnandolo in un percorso strategico.
L'Enterprise Document Management ha tutto da guadagnare dall'utilizzo dell'Archiviazione con Firma Digitale dei documenti. L'accessibilità, il tracking e la ricerca delle informazioni sui processi di workflow diventano un vero e proprio strumento di Collaboration che coinvolge tutte le aree aziendali e tutto il personale. I documenti prodotti dalla Logistica interna o esterna all'azienda sono il primo step di questa Collaboration: a patto che siano disponibili subito, all'occorrenza, con un click.