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La fatturazione elettronica è un pilastro del percorso evolutivo delle imprese e dell’intero sistema economico. Sebbene essa sia, in Italia come in altri Paesi, un’imposizione normativa, è in realtà un’opportunità unica per innovare ed efficientare i processi aziendali, realizzando benefici in termini di tempi e costi, nonché di riduzione degli errori e ottimizzazione delle procedure.
Le aziende che interpretano il fenomeno in modo corretto partono dalla digitalizzazione delle fatture per sviluppare un percorso di iperautomazione dei processi core su cui si basa il business, sia in ambito di ciclo attivo che di ciclo passivo.
Il tema dalla fattura elettronica va affrontato sotto molteplici punti di vista. Al di là di una definizione, utile a sgomberare il campo da possibili fraintendimenti (il concetto di fattura elettronica non riguarda unicamente l’eliminazione della carta), è fondamentale definire al meglio i confini e i benefici della fattura elettronica, andando oltre i tipici effetti sull’efficienza e sull’automazione dei processi. Fondamentale è poi approfondire la tematica degli strumenti digitali a supporto della fattura elettronica, interpretando ovviamente il fenomeno dal punto di vista delle aziende. Le soluzioni di fatturazione elettronica, usate ormai obbligatoriamente da tutti i soggetti economici operanti in Italia (liberi professionisti inclusi, anche in regime forfettario) hanno un effetto significativo sulla velocità e l’efficienza del processo solo se correttamente integrati con l’ecosistema informativo aziendale, partendo dai sistemi ERP per estendersi a diverse soluzioni dipartimentali.
La fattura elettronica è un documento digitale con la stessa validità legale e fiscale del tradizionale documento cartaceo. L’espressione fatturazione elettronica identifica invece il processo con cui il documento elettronico viene creato e trasmesso tra le parti (B2B, B2G o B2C) attraverso sistemi informatici come gli ERP o soluzioni ad hoc di fatturazione elettronica, fino alla conservazione a norma.
Non tutti i documenti elettronici sono valide fatture elettroniche. Il tema è disciplinato in modo differente da uno Stato all’altro, è connesso al Digital Reporting e, talvolta, viene imposto (come in Italia) a tutti i soggetti economici al fine di ridurre il Tax Gap e di aumentare trasparenza e tracciabilità.
Affinché sia valida, la fattura elettronica deve quindi soddisfare requisiti imposti dalla normativa vigente in termini di contenuto, sintassi, formato, processo e canali di comunicazione.
È possibile misurare l'impatto della fatturazione elettronica solo quando un sistema nazionale ne impone l’adozione, come avvenuto in Italia nel 2019. Nel periodo immediatamente successivo, l'Osservatorio del Politecnico di Milano registrò una serie di impatti significativi, tra cui nel ciclo passivo:
A questi si affiancano i vantaggi della fatturazione elettronica nel ciclo attivo:
Alzando il livello di osservazione, i benefici della fatturazione elettronica sono connessi alla trasformazione digitale, e quindi:
La digitalizzazione delle fatture (e-invoicing) va contestualizzata in un percorso di trasformazione digitale più ampio, che coinvolge diversi processi aziendali aventi una relazione diretta con la fattura. Si pensi, a titolo d’esempio, alla registrazione contabile delle stesse oppure alla riconciliazione con ordini e pagamenti.
Le aziende possono quindi potenziare l’e-invoicing puntando ad automatizzare la maggior parte dei processi a cui essa è collegata, ottenendo il massimo dal digitale nonché una vera e propria fatturazione elettronica automatica. L’approccio di iperautomazione presuppone l’impiego di tecnologie avanzate come IA, RPA e il Process Mining per abbattere le procedure manuali, creare efficienza, trasparenza e produttività, andando oltre ai benefici comunemente riconducibili all’e-invoicing.
Come compilare, dunque, una fattura elettronica? I soggetti coinvolti dalla fatturazione elettronica richiedono strumenti adeguati. Ad esempio, un libero professionista che deve gestire un numero ridotto di fatture può optare per i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate. Per le imprese, invece, la digitalizzazione delle fatture si gestisce in modo diverso, e in particolare con un sistema gestionale ERP e un modulo dedicato al processo di e-invoicing, il cui compito è gestire tutto il ciclo di vita della fattura: invio, ricezione, trasmissione a SdI, gestione delle ricevute e archiviazione/conservazione a norma.
Il tema è molto più complesso quando l'azienda è coinvolta in rapporti internazionali con PA o aziende estere, poiché questo conduce al fenomeno – approfondito in seguito - della multicanalità in ingresso e in uscita. L'azienda, in questo caso, deve dotarsi di piattaforme in grado di gestire correttamente l’iter di fatturazione (attivo e passivo) tenendo conto della frammentazione esistente tra un Paese e l’altro.
La fattura elettronica è un tema che ci vede protagonisti da un decennio e merita di essere approfondito a dovere. Per prima cosa, occorre ripercorrere brevemente un cammino che ci ha visto essere i pionieri e il punto di riferimento per molti Stati che, al fine di arginare il fenomeno dell’evasione (tax gap) o per altre motivazioni, hanno successivamente intrapreso la strada dell’obbligatorietà. Come si vedrà meglio nell’area della fatturazione internazionale, questo non ha significato però adottare lo stesso modello di fatturazione italiano, da cui la notevole complessità che circonda l’argomento.
Per fornire un quadro completo, occorre quindi spiegare cosa intenda il nostro legislatore per fattura elettronica, quali sono il formato e il processo legalmente validi e come funziona l’iter di conservazione, anch’esso centrale per conferire valore legale alla fattura nel tempo. Inoltre, trattandosi di un tema in continua evoluzione, è possibile fornire qualche indicazione sugli scenari futuri che coinvolgeranno direttamente l’Italia. Particolarmente importante, a tal fine, è e sarà il progetto ViDA (VAT in the Digital Age).
In materia di e-invoice, l’Italia è da diverso tempo un punto di riferimento internazionale. Dopo l’introduzione, nel 2014 e 2015, dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione (B2G), il 1° gennaio 2019 la fatturazione obbligatoria è stata estesa anche ai rapporti B2B e B2C, in netto anticipo rispetto alla stragrande maggioranza degli Stati europei ed extra-europei.
Oggi, tutti i possessori di partita IVA italiana sono tenuti ad adottare l’e-invoice. Al momento in cui si scrive, I soggetti esclusi sono:
Nel 2022 si sono registrate novità molto importanti in Italia: l’abolizione dell’esterometro e l’obbligo di fatturazione elettronica per i professionisti in regime forfettario (>25mila euro). La prima novità riguarda le imprese che hanno rapporti commerciali con l’estero e che, per questo motivo, dovevano presentare trimestralmente una dichiarazione che attestasse le operazioni transfrontaliere. Dal 1° luglio 2022, viene invece adottato il Sistema d’Interscambio sia per le fatture attive che passive.
Tra i vari modelli di fatturazione elettronica e Digital Reporting, l’Italia ha scelto il cosiddetto Centralised Exchange Model, ovvero un modello che prevede il passaggio di tutte le fatture attraverso un sistema centralizzato di validazione e registrazione delle stesse, che in Italia è il Sistema di Interscambio (SdI). Ciò che distingue il nostro sistema da molti altri è l’assenza di relazione diretta tra il fornitore e il cliente: la fattura è inoltrata a quest’ultimo direttamente da SdI.
In azienda, la fatturazione elettronica è gestita dai moduli di Invoice Management dell’ERP, che produce l’XML della fattura e trasmette il flusso dati a SdI per la validazione e la consegna al cliente in funzione del suo Codice Destinatario, che il sistema attribuisce non al singolo soggetto IVA ma al provider del servizio di fatturazione (clienti diversi possono avere lo stesso Codice). Il sistema di Invoice Management gestisce tutto l’iter di fatturazione, comprese le ricevute di SdI; in caso di esito positivo, procede con la conservazione a norma.
Allo stesso modo, nel ciclo passivo, i sistemi gestionali creano un ordine di acquisto, che viene invitato al fornitore, e successivamente ricevono la fattura già validata da SdI. La riconciliazione tra la fattura e l'ordine di acquisto accelera l'esecuzione dei pagamenti.
Il processo di invio o ricezione si conclude con la conservazione digitale della fattura elettronica, che deve rispettare determinati requisiti se vuole mantenere valore giuridico nel tempo.
In particolare, il sistema di archiviazione deve farsi garante di integrità, leggibilità, affidabilità, autenticità dei documenti informatici. Le fatture, sia quelle emesse che quelle ricevute, vanno conservate per 10 anni.
Il tema della fatturazione elettronica italiana è dinamico ed evolve di continuo, tra modifiche ai tracciati e aggiornamenti normativi che devono essere tradotti in cambiamenti tecnici.
Nel 2023 non sono previste in Italia novità di spessore, ma guardando più in là nel tempo vale la pena monitorare la tendenza europea alla standardizzazione della fattura elettronica, che ha già messo a segno un risultato importante nel 2020 (nel B2G) e potrebbe aggiungerne altri nel prossimo futuro.
In particolare, l’8 dicembre 2022 la Commissione Europea ha proposto una revisione al regolamento IVA fondata sul ruolo centrale del digitale (VAT in the Digital Age). Non si parla esplicitamente di un obbligo di fattura elettronica europea nel B2B, ma verrà introdotto entro il 2028 un sistema di notificazione obbligatoria per le transazioni all’interno dell’UE (digital reporting) e che sarà, appunto, basato sull’e-invoicing.
Il tema della fattura da e verso l’estero merita la massima considerazione, essendo in assoluto l’ambito più complesso da affrontare nell’ambito dell’e-invoice.
In primis, occorre comprendere i motivi di tale complessità, così da poter apprezzare il percorso di semplificazione intrapreso dagli organi comunitari, le iniziative in corso in diversi Stati, quelle future (tra cui la già citata VAT in the Digital Age, o ViDA) e, mantenendo un approccio il più possibile pratico e concreto, capire quale sia oggi la soluzione migliore per le aziende, che in ogni caso prevede il coinvolgimento di un partner con esperienza dedicata.
Nell’ambito della fatturazione elettronica internazionale, il partner funge da esperto di dominio, sia in chiave legale (per via della normativa dei diversi Stati con cui le aziende hanno rapporti commerciali) che di dominio tecnico. Il partner ideale è infatti colui che sviluppa una soluzione ad hoc e la integra nell’ecosistema aziendale, permettendo all’azienda di non cadere vittima della complessità e dell’inefficienza, ma permettendole (al contrario) di ottimizzare i processi e sfruttare l’automazione.
Accelerare i processi di emissione e di ricezione delle fatture internazionali è una priorità per qualsiasi azienda che abbia rapporti con partner esteri, e per tutte quelle che puntano alla crescita internazionale del business. Questo vale sia nei rapporti tra aziende, quindi nell’universo B2B, sia nei confronti di pubbliche amministrazioni estere, ovvero nel territorio B2G.
Rispetto alla fatturazione nazionale, l’estensione internazionale crea sfide di difficile soluzione. Come anticipato, infatti, ogni Paese può definire in modo autonomo i propri processi di fatturazione elettronica e di Digital Reporting: può decidere che la loro adozione sia obbligatoria o meno, le sue esenzioni e, in ambito di e-fattura, i processi, procedure, formati, sintassi e canali di comunicazione ammessi, che saranno inevitabilmente diversi da quelli degli altri Stati.
Per un’azienda che commercia con l’estero, la situazione può essere molto complessa poiché, oltre a doversi adeguare alla normativa locale, essa deve anche tenere in considerazione le esigenze dei propri partner, ognuno dei quali è vincolato ai propri sistemi giuridici e fiscali.
In assenza di uniformità e interoperabilità, la fatturazione elettronica estera può essere un vero problema per le aziende. Non solo i sistemi esteri possono essere molto diversi tra di loro, ma sono anche soggetti ad evoluzioni repentine. Dovendo adeguarsi a numerose normative locali, le imprese dovrebbero monitorare tutte le evoluzioni sotto questo profilo e tradurle in adeguamenti di processo, contenuti, sintassi e canali di comunicazione.
L’estrema complessità dello scenario conduce al fenomeno della multicanalità in ingresso e in uscita. In altri termini, le imprese si trovano a gestire fatture elettroniche in svariati formati, con sintassi diverse, inviate e gestite attraverso canali disparati. Oltre al fatto che, in una situazione di questa complessità, il cartaceo è ancora vivo, con tutti i limiti del caso. Le conseguenze sono procedure manuali, tempi lunghi di gestione e di pagamento, tanti lavori ripetitivi, errori e inefficienze.
All’interno dell’Unione Europea si assiste a un percorso di progressiva digitalizzazione delle fatture nei sistemi nazionali. Mentre i singoli Paesi evolvono in modo indipendente, le autorità continentali puntano alla standardizzazione e all’interoperabilità, ovvero ad evitare che un’eccessiva frammentazione tra i sistemi nazionali si ripercuota sull’inefficienza delle imprese e, soprattutto, sull’incapacità degli Stati di ridurre i fenomeni di evasione dell’IVA sulle operazioni transfrontaliere.
Esiste dunque una relazione stretta tra UE e fatturazione elettronica. In particolare, in Europa esiste uno standard di fatturazione elettronica (Direttiva 55/2014), definito in termini di sintassi, formati (UBL e CII) e canali di trasmissione (Peppol). Tuttavia, le imprese non sono obbligate ad usarla nei rapporti B2B: l’unico obbligo esistente è in capo alle pubbliche amministrazioni, che dal 2020 sono tenute a “elaborare” fatture elettroniche in formato EU. Considerando che la e-fattura è obbligatoria in molti paesi europei nel B2G, si può affermare che il modello europeo sia sostanzialmente lo standard nei rapporti B2G, ma anche che il grosso delle transazioni (B2B) necessiti ancora di standardizzazione. Come anticipato (VAT in the Digital Age), il 2028 potrebbe essere l’anno giusto.
Per vincere le sfide legate alla fatturazione elettronica internazionale, le aziende possono delegare a strumenti dedicati e partner competenti tutta la complessità dei processi sottostanti.
Il partner ideale è in grado di miscelare competenze tecniche, asset proprietari e un aggiornamento costante sulla tematica trattata. Soprattutto, deve essere in grado di assecondare le esigenze delle aziende a prescindere dai Paesi con cui si devono interfacciare.
Digital Technologies può accompagnare le imprese in questo percorso: ha competenze specialistiche, è costantemente aggiornata sulle novità di ogni sistema nazionale e dispone di una piattaforma dedicata che solleva le aziende dalla complessità della fatturazione internazionale, puntando fortemente sull’approccio di hyperautomation. A tal fine, occorre ricordare che la fatturazione elettronica non è una procedura a sé, ma è parte integrante del ciclo dell’ordine (attivo e passivo) e che il vero valore si ottiene dall’ottimizzazione del processo in modalità end-to-end. A tal fine, Digital Technologies propone moduli di hyperautomation che consentono, appunto, l’automazione di processi collegati alla fatturazione elettronica.
In termini pratici, nel ciclo attivo la piattaforma riceve le fatture dall’ERP, la traduce nei formati nazionali e, soprattutto, ne gestisce tutto il processo successivo, compresa la comunicazione con il cliente, la trasmissione a norma con le autorità nazionali ed eventuali intermediari, nonché il processo di conservazione. Tutto ciò, a prescindere dal Paese di destinazione.
Specularmente, la soluzione Digital Technologies riceve tutte le fatture indirizzate verso l’azienda da fornitori esteri, a prescindere dal formato e dal canale (XML, EDI, PDF, eventualmente anche carta), le elabora e le trasmette in un unico flusso verso i sistemi gestionali aziendali. In questo modo, l’azienda non deve modificare il proprio modo di lavorare ed è totalmente sollevata dalla complessità insita in un sistema nativamente frammentato.